Số liệu trên Báo cáo tài sản cố định và sổ cái tài khoản 211 không khớp nhau

[Trần Mai Nhung]

Để kiểm tra nguyên nhân, vào Báo cáo\ Báo cáo đối chiếu\ Báo cáo đối chiếu Sổ tài sản và Sổ cái, chọn TK Nguyên giá (TK 211,212...), TK hao mòn TSCĐ (TK 214). Kiểm tra lệch chứng từ nào để có thể tìm nguyên nhân nhanh chóng hơn. Có thể xảy ra các nguyên nhân sau:
Biểu hiện 1. Cột Nguyên giá trên Báo cáo Sổ tài sản cố định lệch với Số dư trên Sổ cái TK nguyên giá (VD: 211, 212...)

• Nguyên nhân 1: Đầu kỳ lệch số dư TK nguyên giá TSCĐ với tổng nguyên giá TSCĐ khai báo trên danh mục
• Hướng dẫn:
  • Bước 1: Mở Sổ cái TK nguyên giá TSCĐ (211,212...) xem số dư đầu kỳ là bao nhiêu
  • Bước 2: Vào trang Ghi Tăng. Cột Số chứng từ, lọc OPN, Xem số tổng cột Giá trị tính KH.
• Cách khắc phục: Kiểm tra lại số dư đúng là số nào (thường số dư đúng là số trên Sổ cái), sau đó kiểm tra lại khai báo TSCĐ đầu kỳ, sửa lại nguyên giá TSCĐ và Giá trị tính Khấu hao của TSCĐ đang bị sai
  • Bước 1: Xóa toàn bộ phát sinh liên quan đến TSCĐ đang bị sai nguyên giá (khấu hao, điều chỉnh, ghi tăng, ghi giảm, điều chuyển ...)
  • Bước 2: Vào Trang Ghi tăng . Chọn TSCĐ bị sai, thực hiện Sửa lại nguyên giá TSCĐ
  • Bước 3: Làm lại các chứng từ phát sinh liên quan đến TSCĐ.

• Nguyên nhân 2: Nguyên giá khi ghi tăng TSCĐ và trên chứng từ hạch toán nguyên giá (Nợ TK 211,212...) không bằng nhau
• Hướng dẫn:
  • Vào Trang Ghi tăng TSCĐ, lọc cột Số chứng từ khác OPN. Xem tổng Giá trị tính khấu hao.
  • Vào Tìm kiếm, tìm theo khoảng thời gian đối chiếu. Bỏ tích Nhóm theo chứng từ. Lọc TK nguyên giá TSCĐ, loại Chứng từ khác với Đánh giá lại TSCĐ. Xem tổng số tiền hạch toán Nợ TK nguyên giá.
• Cách khắc phục: Nếu số tiền ở danh sách Ghi tăng và hạch toán Nợ 211 lệch nhau thì mở từng chứng từ ghi tăng TSCĐ, sang Trang Nguồn gốc hình thành, mở chứng từ hạch toán Nợ TK nguyên giá để kiểm tra xem số tiền hạch toán và số tiền ghi tăng có bằng nhau không. Tài sản nào không khớp thì thực hiện sửa lại cho đúng.
• Nguyên nhân 3: Ghi giảm TSCĐ, đánh giá lại nguyên giá TSCĐ trên các phân hệ ngoài phân hệ TSCĐ nên các chứng từ này chỉ lên sổ cái mà không lên báo cáo TSCĐ
• Hướng dẫn: Vào Tìm kiếm, không tích chọn Nhóm theo chứng từ. Lọc TK Nợ, TK Có là TK nguyên giá TSCĐ kiểm tra có phát sinh chứng từ liên quan ở ngoài phân hệ TSCĐ không.
• Cách khắc phục: Nếu các phát sinh liên quan đến tài khoản TSCĐ cần hạch toán đúng phân hệ TSCĐ
• Nguyên nhân 4: Trong tháng đối chiếu có chứng từ ghi giảm TSCĐ thì trên Sổ cái TK nguyên giá đã hạch toán giảm nguyên giá nhưng trên báo cáo TSCĐ của tháng đó vẫn lên mã TSCĐ đã ghi giảm, khi xem báo cáo tháng sau thì mã này sẽ mất.
• Hướng dẫn: Trừ số tiền trên Cột Nguyên giá của Danh sách TSCĐ và số dư trên Sổ cái TK nguyên giá. Nếu số chênh lệch đúng bằng giá trị nguyên giá đã ghi giảm (bằng Phát sinh Có TK nguyên giá) thì 2 báo cáo đúng. Sang tháng sau thì 2 báo cáo này sẽ bằng nhau.

Biểu hiện 2. Cột Hao mòn lũy kế trên Báo cáo danh sách tài sản cố định lệch với Số dư trên Sổ cái TK Hao mòn TSCĐ (TK 214)

• Nguyên nhân 1: Đầu kỳ lệch Số dư TK 214 và Hao mòn lũy kế
• Hướng dẫn:
  • Bước 1: Mở Sổ cái TK 214, xem số dư đầu kỳ là bao nhiêu
  • Bước 2: Vào Trang Ghi Tăng. Cột Số chứng từ lọc OPN. Xem số tổng cột Hao mòn lũy kế.
• Cách khắc phục: Thực hiện sửa như trường hợp sửa nguyên giá TSCĐ (Nguyên nhân 1)

• Nguyên nhân 2: Hạch toán khấu hao TSCĐ ngoài phân hệ TSCĐ khi đó số khấu hao chỉ lên Sổ cái TK 214, không lên báo cáo TSCĐ
• Hướng dẫn: Vào Tìm kiếm, không tích chọn Nhóm theo chứng từ. Lọc TK Nợ, TK Có là TK Hao mòn TSCĐ (214) kiểm tra có phát sinh chứng từ liên quan ở ngoài phân hệ TSCĐ không.
• Cách khắc phục: Nếu các phát sinh liên quan đến tài khoản TSCĐ cần hạch toán đúng phân hệ TSCĐ

• Nguyên nhân 4: Trong tháng đối chiếu có chứng từ ghi giảm TSCĐ thì trên Sổ cái TK hao mòn lũy kế đã hạch toán giảm nguyên giá nhưng trên báo cáo TSCĐ của tháng đó vẫn lên mã TSCĐ đã ghi giảm, khi xem báo cáo tháng sau thì mã này sẽ mất.
• Hướng dẫn: Trừ số tiền trên Cột Hao mòn lũy kế của Danh sách TSCĐ và số dư trên Sổ cái TK Hao mòn lũy kế (214)
  • Nếu số chênh lệch đúng bằng giá trị Hao mòn lũy kế đã ghi giảm (bằng Phát sinh Nợ TK 214) thì 2 báo cáo đúng. Sang tháng sau thì 2 báo cáo này sẽ bằng nhau.