Số dư tạm ứng kỳ trước bị âm trên các báo cáo đối chiếu với Kho bạc

[Bùi Thị Ngọc Bích]

Biểu hiện

• Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng với Kho bạc - Cột số dư tạm ứng/ứng trước bị âm
• S72-H: Sổ theo dõi tạm ứng kinh phí của Kho bạc - Cột Tạm ứng đã rút âm
• Mẫu số 02-SDKP/ĐVDT: Bảng đối chiếu tình hình sử dụng kinh phí ngân sách tại kho bạc nhà nước - Cột số 2 - Số dư đến kỳ báo cáo bị âm

Nguyên nhân

• Cách lấy số liệu trên các cột này = Số tạm ứng kỳ trước - Số thanh toán kỳ trước
• Do vậy, số liệu cột này bị âm khi kỳ trước Nhóm mục/Mục/Tiểu mục đó không được rút tạm ứng nghĩa là không có bút toán phát sinh Có TK 461/336 với nghiệp vụ Tạm ứng mà lại có bút toán thanh toán Nợ TK 661 với cột nghiệp vụ Tạm ứng đã cấp dự toán hoặc tạm ứng chưa cấp dự toán và nghiệp vụ đó được lập bảng kê và thanh toán

Giải pháp:

• Phát sinh 2 trường hợp
  • TH1: Người sử dụng sửa lại nghiệp vụ cho đúng nghĩa là phải có tạm ứng thì mới có thanh toán thì số liệu sẽ không bị âm
  • TH 2: Thực tế nghiệp vụ của đơn vị là như vậy, nghĩa là khi rút thì chỉ rút tạm ứng cho một vài Nhóm mục/Mục/Tiểu mục nhưng khi chi và làm thanh toán thì sẽ thanh toán ở các Nhóm mục/Mục/Tiểu mục theo đúng nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Khi đó phải hướng dẫn khách hàng làm điều chỉnh kinh phí Rút và Chi, bản chất là chỉ ra khoản chi ở các mục bị âm là chi từ mục nào được tạm ứng
    • Vào Nghiệp vụ\Kho bạc\Điều chỉnh kinh phí tự chủ\ Kinh phí rút và chi thực hiện điều chỉnh các mục bị âm để chỉ ra mục âm đó chi từ Nhóm mục/Mục/Tiểu mục rút nào

Lưu ý: Sau khi thực hiện điều chỉnh khi in phải nhấn chọn mục Mẫu tự chủ trên hộp hội thoại tham số báo cáo và Nghiệp vụ điều chỉnh này KHÔNG sinh bút toán hạch toán
Với Mẫu số 02-SDKP/ĐVDT từ phiên bản R6 trở về trước phải thiết lập trong phần Thiết lập Báo cáo Tài chính nhưng từ bản R7 trở đi là ngầm định không phải thiết lập nữa.