Hướng dẫn Lập bảng kê các khoản thanh toán tạm ứng và ghi thu, ghi chi

[Lê Văn Cát Tường]

Mục đích: Kiểm tra lập bảng kê tạm ứng, bảng kê ghi thu ghi chi và thanh toán để đảm bảo không bỏ sót chứng từ chi tạm ứng, chứng từ ghi thu ghi chi chưa được lập lên bảng kê, hoặc đã được lập bảng kê, được kho bạc duyệt nhưng trên phần mềm chưa thực hiện thanh toán.

1. Hướng dẫn lập bảng kê tạm ứng và thanh toán tạm ứng xem tài liệu tại đây.

• Để lập được bảng kê Lập bảng kê chứng từ thanh toán tạm ứng phải
  • Chọn khoảng thời gian cần lập bảng kê.
  • Chọn các chứng từ hạch toán Nợ TK 8192/Có TK liên quan với cột Nghiệp vụ trên chứng từ là: Chi từ tạm ứng
  • Sau khi lập bảng kê nhấn Thanh toán thì phần mềm sinh bút toán Kết chuyển Nợ TK 8142/Có TK 8192=> Ghi sổ chứng từ==>Một bảng kê đã được thanh toán thì trên bảng kê sẽ hiển thị chữ Xem TT (nếu là chữ Thanh toán thì mới là trạng thái lập bảng kê mà chưa được thanh toán)

2. Hướng dẫn Lập bảng kê chứng từ thanh toán ghi thu - ghi chi và thanh toán xem tài liệu tại đây.

• Để lập được bảng kê ghi thu ghi chi phải:
  • Chọn khoảng thời gian cần lập bảng kê chứng từ thanh toán ghi thu - ghi chi.
  • Đối với phần Ghi chi: Chọn các chứng từ hạch toán Nợ TK 8192/Có TK liên quan, Nghiệp vụ : Ghi thu ghi chi.
  • Đối với phần Ghi thu: Chọn các chứng từ hạch toán Nợ TK liên quan /Có TK 7192, Nghiệp vụ : Ghi thu ghi chi.
  • Sau khi ghi thu thì phần mềm sinh bút toán kết chuyển Nợ TK 7192/Có TK 7142 và góc dưới cùng bên phải chữ ghi thu sẽ được chuyển thành Xem thanh toán thu (tương tự cho bên Chi)=> Nếu bảng kê chưa chuyển sang Xem thanh toán thu thì có nghĩa là mới đang lập bảng kê mà chưa làm ghi thu, ghi chi.

Một số vấn đề thường gặp khi không lập được bảng kê thanh toán tạm ứng, bảng kê ghi thu ghi chi:

Biểu hiện 1 : Lập bảng kê thanh toán tạm ứng không thấy chứng từ để lập?

• Nguyên nhân 1: Hạch toán chưa đúng Nợ TK 8192 với các khoản chi
• Khắc phục: Kiểm tra chứng từ thanh toán tạm ứng phải được hạch toán đúng TK 8192

• Nguyên nhân 2: Chứng từ hạch toán cột nghiệp vụ chưa đúng là Chi từ tạm ứng
• Khắc phục: Mở chứng từ hạch toán TK liên quan chọn lại Nghiệp vụ là Chi từ tạm ứng

Biểu hiện 2: Lập bảng kê ghi thu ghi chi không thấy chứng từ để lập?

• Nguyên nhân 1: Hạch toán chưa đúng Có TK 7192 với các khoản ghi thu hoặc Nợ TK 8192 với các khoản ghi chi
• Khắc phục: Kiểm tra chứng từ ghi thu ghi chi phải được hạch toán đúng TK 7192 hoặc TK 8192

• Nguyên nhân 2: Chứng từ hạch toán cột nghiệp vụ chưa đúng là Ghi thu, Ghi chi
• Khắc phục: Mở chứng từ hạch toán TK liên quan chọn lại Nghiệp vụ là Ghi thu - Ghi chi.