Hướng dẫn Lập bảng kê các khoản thanh toán tạm ứng và ghi thu, ghi chi

[TRINH NGUYỄN]

Vấn đề:
Hướng dẫn Lập bảng kê các khoản thanh toán tạm ứng và ghi thu, ghi chi để đảm bảo các khoản đã được Kho bạc duyệt đều được lập bảng kê, thanh toán và lên báo cáo.
Giải pháp:
Mục đích: Kiểm tra lập bảng kê tạm ứng, bảng kê ghi thu ghi chi và thanh toán để đảm bảo không bỏ sót chứng từ chi tạm ứng, chứng từ ghi thu ghi chi chưa được lập lên bảng kê, hoặc đã được lập bảng kê, được kho bạc duyệt nhưng trên phần mềm chưa thực hiện thanh toán.

1. Hướng dẫn lập bảng kê tạm ứng và thanh toán tạm ứng xem tài liệu tại đây.

• Để lập được bảng kê Lập bảng kê chứng từ thanh toán đã cấp dự toán phải
  • Chọn khoảng thời gian cần lập bảng kê.
  • Chọn các chứng từ hạch toán Nợ TK 661/Có TK liên quan với cột Nghiệp vụ trên chứng từ là: Tạm ứng đã cấp dự toán.

2. Hướng dẫn Lập bảng kê chứng từ thanh toán ghi thu - ghi chi và thanh toán xem tài liệu tại đây.

• Để lập được bảng kê ghi thu ghi chi phải:
  • Chọn khoảng thời gian cần lập bảng kê chứng từ thanh toán ghi thu - ghi chi.
  • Chọn các chứng từ hạch toán Nợ TK 661/Có TK liên quan,
    • Nguồn kinh phí thuộc: phí, lệ phí để lại.
    • Nghiệp vụ và cấp phát: Ghi thu ghi chi.
    • Bút toán chi phải chọn hoạt động sự nghiệp.

Một số vấn đề thường gặp khi không lập được bảng kê ghi thu ghi chi:
Biểu hiện 1: Lập bảng kê ghi thu ghi chi không thấy chứng từ để lập?

• Nguyên nhân 1: Hạch toán khoản chi phí chưa đúng tài khoản chi phí 661
• Khắc phục: Kiểm tra chứng từ chi phải được hạch toán Nợ TK 661/Có TK liên quan

• Nguyên nhân 2: Chứng từ hạch toán chi Nợ TK661/Có TK liên quan cột nghiệp vụ và cấp phát chọn chưa đúng là Ghi thu, Ghi chi
• Khắc phục: Mở chứng từ hạch toán Nợ TK661/Có TK liên quan chọn lại Nghiệp vụ, cấp phát là Ghi thu - Ghi chi.
• Nguyên nhân 3: Nguồn hạch toán trên chứng từ chi không phải là nguồn phí, lệ phí hoặc là nguồn phí, lệ phí nhưng chưa thiết lập tài khoản kết chuyển ghi thu, ghi chi
• Khắc phục: Kiểm tra lại chứng từ chi hạch toán Nợ TK661/Có TK liên quan xem đã đúng nguồn phí, lệ phí chưa? Nếu đúng nguồn phí, lệ phí rồi thì kiểm tra thêm trong Danh mục/Tài khoản/Tài khoản kết chuyển/Kết chuyển TT Ghi thu - Ghi chi :Nếu chưa có cặp tài khoản kết chuyển tương ứng với nguồn phí, lệ phí đang hạch toán thì thực hiện nhấn Thêm để tạo cặp tài khoản kết chuyển cho nguồn phí, lệ phí đang hạch toán này.

Biểu hiện 2: Lập bảng kê ghi thu ghi chi khi cất báo thiếu hoạt động sự nghiệp, sinh chứng từ kết chuyển không thành công.

• Nguyên nhân: Do chứng từ chi Nợ TK 661/Có TK liên quan khộng chọn Hoạt động sự nghiệp
• Khắc phục: Tại giao diện bảng kê, kéo thanh cuốn ngang đến cột Hoạt động SN, tại các dòng có hoạt động sự nghiệp để trống, kích double chuột để mở chứng từ và sửa chọn lại Hoạt động sự nghiệp bên trang Thống kê => Sau khi chọn xong tất cả các dòng thiếu, nhấn hoãn và lập lại bảng kê.