Các nghiệp vụ đặc biệt trong chế độ kế toán hành chính sự nghiệp

[TRINH NGUYỄN]

I. Đầu năm:
1. Xuất toán: là nghiệp vụ làm giảm chi các khoản chi năm trước đã chi ra nhưng không hợp lệ.

• Nghiệp vụ: Nợ TK3118/Có TK6611 - cột nghiệp vụ chọn Xuất toán.
• Báo cáo ảnh hưởng: Bút toán này sẽ làm thay đổi số liệu trên các báo cáo B02-H-Phần I và F02-1H chỉ tiêu Kinh phí chưa sử dụng kỳ trước chuyển sang (khi in quý 1/Năm N hoặc Năm N) sẽ thay đổi. Cụ thể sẽ tăng tiền lên đúng bằng số xuất toán.

2. Bổ sung nguồn kinh phí còn dư năm trước:

• Nghiệp vụ: Nợ TK4611/Có TK4612.
• Báo cáo ảnh hưởng: Bút toán này chỉ ảnh hưởng số liệu trên bảng cân đối TK, các báo cáo khác không ảnh hưởng.

Lưu ý: báo cáo B02-H-Phần I và F02-1H Chỉ tiêu Kinh phí thực nhận kỳ này không lấy số liệu của bút toán này, vì vậy có số liệu lên sẽ khác với số liệu ở tìm kiếm có TK4612.
3. Nộp trả kinh phí năm trước: Là trường hợp nộp lại những khoản đã rút năm trước chi không hết, hoặc những khoản thu được do xuất toán, theo quy định phải nộp trả vào kho bạc và không được sử dụng tiếp.

• Nghiệp vụ: Nợ TK4611/Có TK111,112, cột nghiệp vụ để là Nộp trả thực chi (hoặc nộp trả tạm ứng).
• Báo cáo ảnh hưởng: Bút toán này sẽ làm thay đổi số liệu báo cáo B02-H-Phần I và F02-1H chỉ tiêu Kinh phí giảm kỳ này trên các báo cáo.

4. Thanh toán tạm ứng, ghi thu ghi chi với các khoản năm trước đã chi nhưng chưa được thanh toán (KB chưa duyệt)

• Phần mềm MISA Mimosa.NET 2012 Chưa đáp ứng nghiệp vụ này.
  Để khắc phục tạm thời người sử dụng làm như sau:
  A. Thanh toán tạm ứng

Bước 1: Vào nghiệp vụ\ Nhập số dư ban đầu. Nhấp đôi vào TK 6611 và tích vào ô KB duyệt của các khoản chi chưa được duyệt
Bước 2: Hạch toán Nợ 3118/Có 6611 nghiệp vụ xuất toán (phải hạch toán trong quý I)
Bước 3: Hạch toán Nợ 6612/Có 3118 nghiệp vụ tạm ứng đã cấp dự toán
Bước 4: Lập bảng kê chứng từ thanh toán tạm ứng và thanh toán tạm ứng
B. Thanh toán ghi thu - ghi chi: Xem tài liệu đính kèm

• Phần mềm MISA Mimosa.NET 2014

Điều kiện áp dụng:

• Chỉ đáp ứng cho trường hợp thực hiện duyệt ngay trên số chi năm trước (không chuyển số chi sang số chi năm nay, tức không Nợ TK6612\Có TK6611)
• Lập bảng kê chứng từ thanh toán, Giấy đề nghị thanh toán ngoài phần mềm.
• Sau khi được kho bạc duyệt, Vào Nghiệp vụ\Nhập số dư đầu kỳ: nhập ngày kho bạc duyệt (trường hợp được duyệt nhiều lần thì thực hiện tách dòng số dư đầu kỳ). Số kho bạc duyệt này về bản chất là số kho bạc duyệt trong kỳ in báo cáo.

Báo cáo ảnh hưởng:

• Nếu ở giao diện Nghiệp vụ\Nhập số dư đầu kỳ tích vào kho bạc duyệt, không nhập ngày KB duyệt, số liệu lấy lên số chi ở chỉ tiêu KP chưa sử dụng kỳ trước chuyển sang (B02-H-Phần I, F02-1H)
• Nếu ở giao diện Nghiệp vụ\Nhập số dư đầu kỳ tích vào kho bạc duyệt, nhập ngày KB duyệt, số liệu lấy lên số chi ở chỉ tiêu Kinh phí đã sử dụng đề nghị quyết toán kỳ này (B02-H-Phần I, F02-1H)

Chú ý: Đối với dữ liệu liên năm, sang năm sau muốn lập bảng kê cho số chi năm trước chọn khoảng thời gian là năm trước và lập và thanh toán bình thường.

5. Quyết toán số dư đầu năm: Khi báo cáo tài chính năm trước được duyệt, đơn vị nhận được thông báo duyệt quyết toán của đơn vị chủ quản (thời gian nhận được thường là trong quý II).

• Nghiệp vụ: Nợ TK4611/Có TK6611( Sổ cái\Chứng từ NV khác).
• Báo cáo ảnh hưởng: Chỉ ảnh hưởng đến bảng cân đối tài khoản.

 

[TRINH NGUYỄN]

II. Trong năm
1. Khôi phục kinh phí: Do chuyển khoản sai tài khoản, nhầm mục, tiểu mục, được kho bạc trả lại số tiền (tăng dự toán ở kho bạc) và thực hiện chuyển khoản lại.

• Nghiệp vụ: Nợ TK 46121/Có TK 66121 số tiền dương và Có TK 0081: Số tiên âm - Nghiệp vụ Khôi phục thực chi hoặc Khôi phục tạm ứng.
• Báo cáo ảnh hưởng: Bút toán này làm giảm trực tiếp và số kinh phí đã rút, số đã chi trên các báo cáo liên quan (như F02-1H, B02-H phần I và phần II, mẫu số 01, mẫu số 02)

2. Giảm chi: Là những khoản đã chi, nhưng trong năm tài chính phát hiện ra không hợp lệ, KT phải thực hiện giảm chi.

• Nghiệp vụ: Nợ TK111,112,3118/Có TK6612 - Nghiệp vụ chọn là Giảm chi thực chi hoặc giảm chi tạm ứng.
• Báo cáo ảnh hưởng: Nghiệp vụ này giảm trừ trực tiếp vào số đã chi ở chỉ tiêu Kinh phí đã sử dụng đề nghị quyết toán ở báo cáo B02-H-Phần I, II, và F02-1H.

3. Nộp trả kinh phí: Cuối năm 31/12 đơn vị rút dự toán về chi không hết, và không được chuyển sang năm sau, phải nộp trả lại kho bạc. (nghiệp vụ này không làm tăng dự toán ở kho bạc)

• Nghiệp vụ: Nợ 4612/ Có 111, 112 - Nghiệp vụ nộp trả thực chi hoặc nộp trả tạm ứng. (Nếu rút tạm ứng chưa cấp dự toán thì thay Nợ TK4612 thành Nợ TK336, cột nghiệp vụ để là tạm ứng chưa cấp dự toán).
• Báo cáo ảnh hưởng: Lấy số liệu lên báo cáo B02-H-Phần I và F02-1H chỉ tiêu kinh phí giảm kỳ này.

4. Hủy dự toán: Nghiệp vụ này xảy ra vào thời điểm cuối năm, khi không sử dụng hết số dự toán được giao.

• Nghiệp vụ: Nợ 008 để số tiền âm (Kho bạc\Hủy dự toán).
• Báo cáo ảnh hưởng: Lấy số liệu lên báo cáo F02-3aH và B06 cột dự toán hủy.

 

[TRINH NGUYỄN]

III. Cuối năm
1. Khấu hao tài sản cố định: Cuối năm, tính và phản ánh giá trị hao mòn của TSCĐ căn cứ vào bảng tính hao mòn.

• Nghiệp vụ: TK466/Có TK214.
• Báo cáo ảnh hưởng: ảnh hưởng đến bảng cân đối tài khoản và sổ tài sản.

2. Kết chuyển chênh lệch thu chi
Cuối kỳ kết chuyển chênh lệch thu chi phí bán hàng, chi phí quản lý liên quan đến hoạt động SXKD để kết chuyển sang tài khoản 4212 "chênh lệch thu, chi hoạt động sản xuất kinh doanh"

• Nghiệp vụ: Cuối kỳ (Quý, Năm) thực hiện Kết chuyển chênh lệch thu (Sổ cái\NV Khác)
  Nợ TK531/Có TK631.
  Nợ TK531/Có TK4212 (nếu thu lớn hơn chi).
  hoặc Nợ TK4212/Có TK531 (nếu chi lớn hơn thu).
• Báo cáo ảnh hưởng: Báo cáo B03H - Báo cáo thu chi hoạt động sự nghiệp và hoạt động sản xuất kinh doanh.

3. Kết chuyển cuối năm: Cuối năm (31/12) thực hiện bút toán kết chuyển chi năm nay của nguồn ngân sách, phí, lệ phí và nguồn khác sang chi năm trước. (thao tác này thực hiện sau khi gửi cáo nộp cấp trên)

• Nghiệp vụ:
  Nợ TK4612/Có TK4611
  Nợ TK6611/Có TK6612
  Nợ TK5111/Có TK521 (số đã thu, được để lại chi, nhưng chưa có chứng từ ghi thu ghi chi).
• Báo cáo ảnh hưởng: ảnh hưởng đến bảng cân đối tài khoản.