Số rút (Có TK1121) không bằng số chi 8142 (không bằng số chi ở báo cáo Tổng hợp chi theo NDKT)

[Bùi Thị Ngọc Bích]

Luồng nghiệp vụ thường là:

1. Khi rút tiền ở kho bạc về Nợ 111/Có 1121 Thực chi sau đó chi ra là Nợ 8142/Có 111, hoặc hạch toán chi phí lương, bảo hiểm là Nợ 8142/Có 332, 334 rồi chi ra là Nợ 332, 334/Có 111.
   
   
2. Khi rút tiền ở kho bạc về Nợ 111/Có 1121 Tạm ứng sau đó chi ra là Nợ 8192/Có 111, khi thanh toán với kho bạc Nợ 8142/Có 8192 thanh toán tạm ứng
   
   
3. Khi rút tiền ở kho bạc dưới dạng thực chi chuyển khoản hạch toán Nợ 8142/Có 1121
   
   
4. Khi rút tiền ở kho bạc về dưới dạng tạm ứng chuyển khoản hạch toán Nợ 8192/Có 1121, sau này khi thanh toán sẽ là Nợ 8142/Có 8192 thanh toán tạm ứng.

Do vậy nguyên tắc bất di bất dịch bao giờ cũng so sánh là Có 1121 bao giờ cũng sẽ phải khớp với Nợ 8142 hay nói cách khác số dự toán đã rút của kho bạc phải khớp với số đã chi qua kho bạc. Nên nếu lệch thường là rút về rồi chưa chi ra, hoặc chi thừa dẫn đến lệch. Vậy sau đây xin hướng dẫn cách giải quyết tình huống trên:

Nguyên nhân 1: Thiếu bút toán hạch toán chi phí lương, bảo hiểm
Giải pháp:

1. Vào báo cáo \ báo cáo tài chính \ bảng cân đối tài khoản: xem tài khoản 3321, 3322, 3323, 3324, 334 có còn số dư bên Nợ hay không, nếu có số dư Nợ thì đã rút về và chi lương nhưng chưa hạch toán
   
   
2. Click chọn từng tài khoản đang dư để kiểm tra lại tháng nào đang dư
   
   
3. Xác định được tháng dư, thì mở lại giấy rút lương kiểm tra lại và vào tiện ích \ sinh chứng từ hạch toán lương, bảo hiểm

Nguyên nhân 2: Do hạch toán sai tài khoản chi

Giải pháp:

1. Vào báo cáo \ Báo cáo đặc thù \ Báo cáo kho bạc \ Báo cáo đối chiếu số rút và chi: xem số chênh lệch giữa rút và chi đang ở tiểu mục nào
   
   
2. sau khi xác định được tiểu mục lệch thì có thể dùng chức năng tìm kiếm để kiểm tra lại chứng từ:
   
   Vào tiện ích \ tìm kiếm: chọn khoảng thời gian đang in báo cáo và tích chọn chứng từ đã ghi sổ \ tìm kiếm: lọc tiểu mục đang lệch và kiểm tra lại số rút có 1121 và số đã hạch toán chi Nợ 8142 và đối chiếu lại với chứng từ thực tế
   
   
3. chứng từ chi sẽ hạch toán Nợ 8142 nếu đang chọn sai TK nợ thì sửa lại cho đúng

Nguyên nhân 3: Do hạch toán rút về nhưng chưa chi hết

Giải pháp:

1. Vào báo cáo \ Báo cáo đặc thù \ Báo cáo kho bạc \ Báo cáo đối chiếu số rút và chi: xem số chênh lệch giữa rút và chi đang ở tiểu mục nào
   
   
2. sau khi xác định được tiểu mục lệch thì có thể dùng chức năng tìm kiếm để kiểm tra lại chứng từ:
   
   Vào tiện ích \ tìm kiếm: chọn khoảng thời gian đang in báo cáo và tích chọn chứng từ đã ghi sổ \ tìm kiếm: lọc tiểu mục đang lệch và kiểm tra lại số rút có 1121 và số đã hạch toán chi Nợ 8142 và đối chiếu lại với chứng từ thực tế
   
   
3. Sau khi xác định được số tiền thiếu thì hạch toán chi thêm

Nguyên nhân 4: Do mẫu dự toán chi công thức trùng hoặc thiếu
Giải pháp:

1. Chọn in báo cáo tổng hợp chi theo nội dung kinh tế \ Tại tham số báo cáo , nhấn đối chiếu sẽ hiển thị ra mục lục thừa, thiếu
   
   
2. Sau khi xác định được khoản thừa, thiếu thì vào Nghiệp vụ \ Dự toán ngân sách \ Tạo mẫu dự toán chi theo nội dung kinh tế: chọn mẫu dự toán chi theo NDKT, chọn chỉ tiêu đang thiếu, hoặc thừa để thiết lập lại công thức