Số liệu trên Sổ theo dõi CCDC, chi phí trả trước và sổ cái tài khoản 242 không khớp nhau

[Trần Mai Nhung]

Để kiểm tra nguyên nhân, vào Báo cáo\ Báo cáo đối chiếu\ Báo cáo đối chiếu Sổ theo dõi CCDC, chi phí trả trước và Sổ cái, chọn chọn TK 242. Kiểm tra lệch chứng từ nào để có thể tìm nguyên nhân nhanh chóng hơn. Có thể xảy ra các nguyên nhân sau:

• Nguyên nhân 1: Đầu kỳ lệch số dư TK 242 với Giá trị còn lại đầu kỳ trên Sổ theo dõi CCDC, tình hình phân bổ chi phí trả trước.
• Hướng dẫn:
  • Bước 1: Mở Sổ cái TK chi phí trả trước 242 xem số dư Nợ đầu kỳ là bao nhiêu
  • Bước 2:
    • Với Công cụ dụng cụ: Vào Báo cáo\ Công cụ dụng cụ\ Sổ theo dõi Công cụ dụng cụ. Chọn kỳ là ngày 31/12 năm trước. Kiểm tra cột Giá trị còn lại
    • Với Chi phí trả trước: Vào Báo cáo\ Tổng hợp\ Tình hình phân bổ chi phí trả trước. Chọn kỳ là ngày 31/12 năm trước. Kiểm tra cột Số tiền còn lại
      
    • Tổng Giá trị còn lại trên Sổ theo dõi CCDC và Số tiền còn lại trên báo cáo Tình hình phân bổ chi phí trả trước phải bằng số dư Nợ TK 242 đầu kỳ.
• Cách khắc phục: Kiểm tra lại số dư đúng là số nào (thường số dư đúng là số trên Sổ cái), sau đó kiểm tra lại khai báo CCDC. chi phí trả trước đầu kỳ,sửa lại Giá trị còn lại đầu kỳ cho đúng.
  • Bước 1: Xóa toàn bộ phát sinh liên quan đến CCDC, chi phí trả trước bị sai(phân bổ, điều chỉnh, ghi tăng, ghi giảm, điều chuyển ...)
  • Bước 2: Vào Trang Ghi tăng CCDC, danh sách chi phí trả trước. Chọn CCDC, chi phí trả trước bị sai, thực hiện Sửa lại để Giá trị còn lại đúng.
    
  • Bước 3: Làm lại các chứng từ phát sinh liên quan đến CCDC, chi phí trả trước

• Nguyên nhân 2: Giá trị khi ghi tăng CCDC, chi phí trả trước và trên chứng từ hạch toán Chi phí trả trước (Nợ TK 242.) không bằng nhau
• Hướng dẫn: Báo cáo\ Báo cáo đối chiếu\ Báo cáo đối chiếu Sổ theo dõi CCDC, chi phí trả trước và Sổ cái, chọn chọn TK 242. Kiểm tra các chứng từ đã hạch toán Nợ TK 242 nhưng chưa thực hiện ghi tăng CCDC, hoặc khai báo chi phí trả trước và ngược lại.
  
• Cách khắc phục:
  • Nếu đã hạch toán Nợ TK 242 nhưng chưa làm chứng từ ghi tăng CCDC, khai báo chi phí trả trước thì vào Ghi tăng CCDC, khai báo chi phí trả trước chọn chứng từ Nguồn gốc hình thành là chứng từ đã hạch toán Nợ TK 242
  • Nếu đã thực hiện ghi tăng CCDC, khai báo chi phí trả trước thì làm chứng từ hạch toán Nợ TK 242.

• Nguyên nhân 3: Có chứng từ ghi tăng CCDC số kỳ phân bổ là 1 nhưng trên chứng từ hạch toán CCDC lại hạch toán Nợ TK 242 dẫn đến Giá trị còn lại trên sổ CCDC và số dư TK 242 trên sổ cái lệch nhau

• Hướng dẫn: Đối với CCDC phân bổ 1 lần, trên chứng từ hạch toán CCDC sẽ đưa thẳng vào TK chi phí nên Bỏ ghi\Sửa chứng từ hạch toán, sửa TK Nợ về TK Chi phí.