Số liệu trên báo cáo kho không bằng sổ cái tài khoản trên phần mềm MISA SME.NET 2017

[Nguyễn Thị Thanh Nhàn]

Biểu hiện: Số dư cuối kỳ trên báo cáo tổng hợp tồn kho và Sổ cái lệch nhau
Để kiểm tra nguyên nhân vào Báo cáo\ Tổng hợp\ Báo cáo đối chiếu kho và Sổ cái. Chọn kho và TK kho. Chọn kỳ báo cáo cần đối chiếu, phần Kỳ chọn Tùy chọn. Kiểm tra lệch ở cột nào, lệch khoảng thời gian nào để có thể tìm nguyên nhân nhanh chóng hơn. Côt Chi tiết nguyên nhân tích vào Xem chi tiết để kiểm tra nguyên nhân lệch. Có thể xảy ra các nguyên nhân sau:
1. Số dư đầu kỳ lệch:

• Nguyên nhân: Số dư chi tiết Vật tư hàng hóa và Số dư tổng của TK kho không khớp nhau
• Cách khắc phục: Trường hợp số dư 2 trang bị lệch thì kiểm tra lại
  • Nếu 1 TK kho có nhiều kho thì khi đối chiếu phải xem TK kho với các kho có phát sinh
  • Nếu 1 kho có nhiều tài khoản kho thì khi đối chiếu phải xem kho với các tài khoản kho phát sinh.

Biểu hiện 2. Phát sinh trong kỳ lệch
Để kiểm tra các nguyên nhân dẫn đến lệch Kho và Sổ cái trong kỳ có thể làm như sau:
Vào Báo cáo\ Tổng hợp\ Báo cáo đối chiếu kho và Sổ cái. Kỳ báo cáo chọn cả năm, Kỳ đối chiếu: Tùy chọn, chọn Kho và TK kho. Đồng ý. Trên báo cáo tích vào Xem chi tiết chênh lệch sẽ lên danh sách chứng từ có thể dẫn đến lệch. Lọc cột Nguyên nhân lệch để kiểm tra từng nguyên nhân lệch.
a) Phát sinh Nợ TK kho lệch với giá trị nhập kho trên báo cáo kho (Cột Chênh lệch Nợ - Nhập có số liệu)

• Nguyên nhân 1: Có chứng từ chuyển kho, hạch toán Nợ, Có cùng một TK khi đó trên Sổ cái TK kho không lên chứng từ Chuyển kho còn trên báo cáo kho vẫn lên Nhập, Xuất kho
• Hướng dẫn: Khi xem báo cáo đối chiếu Bỏ tích Xem cả chứng từ chuyển kho...thì:
  • Nếu cột Chênh lệch Nợ - Nhập bằng 0 thì dữ liệu đúng, không có sự chênh lệch giữa
    Nợ TK kho và Nhập kho.
  • Nếu cột Chênh lệch Nợ - Nhập vẫn có số liệu thì thực hiện tiếp tục kiểm tra theo những nguyên nhân sau.

• Nguyên nhân 2: Hạch toán Nợ TK kho trên các phân hệ ngoài các giao diện Mua hàng qua kho, Kho khi đó chứng từ chỉ được hạch toán lên Sổ cái mà không lên báo cáo kho
• Hướng dẫn: Vào Tìm kiếm, không tích chọn Nhóm theo chứng từ. Lọc TK Nợ là TK kho kiểm tra có phát sinh ở các giao diện Phiếu thu, Nộp tiền vào TK, Chứng từ nghiệp vụ khác, Mua hàng không qua kho
• Cách khắc phục:Kiểm tra tại sao thực hiện hạch toán trên các phân hệ đó để đưa vào đúng giao diện cần hạch toán

• Nguyên nhân 3: TK kho được hạch toán trên nhiều kho hoặc một kho hạch toán nhiều TK kho tuy nhiên khi thực hiện đối chiếu lại đối chiếu một kho vào môt TK khi dẫn đển lệch nhau
• Hướng dẫn:
  • Cách1: Xem báo cáo giống trường hợp lệch Số dư đầu kỳ
  • Cách 2: Vào Tìm kiếm, không tích Nhóm theo chứng, lọc cột TK Nợ là TK kho, sau đó xem cột mã kho để kiểm tra xem được Phát sinh ở kho nào và ngược lại lọc Mã kho rồi kiểm tra TK Nợ đang được hạch toán vào TK nào.

• Nguyên nhân 5: Có chứng từ chi phí mua hàng nhưng chưa được phân bổ vào chi phí mua hàng hoặc phí tính thuế nhập khẩu trên hóa đơn mua hàng hoặc giá trị đã phân bổ trên hóa đơn mua hàng không bằng giá trị trên chứng từ mua dịch vụ
• Hướng dẫn: Vào Báo cáo\ Mua hàng\ Tình hình phân bổ chi phí mua hàng. Tham số báo cáo tích chọn Hiển thị các dòng phát sinh chênh lệch. Nếu có có sự chênh lệch do phân bổ chi phí thì thực hiện phân bổ lại chi phí mua hàng. nếu có hóa đơn mua dịch vụ nhưng hóa đơn mua hàng chưa về nên chưa phân bổ thì sự chênh lệch là đúng.

• Nguyên nhân 6: Chi phí mua hàng hoặc Phí tính thuế nhập khẩu trên hóa đơn mua hàng lệch với giá trị chi phí đã phân bổ trên chứng từ chi phí
• Hướng dẫn: Vào Báo cáo\ Tổng hợp\ Báo cáo chi phí mua trên hóa đơn mua hàng và chứng từ chi phí. Tích vào Hiển thị các dòng phát sinh chênh lệch. Nếu báo cáo có chứng từ chênh lệch, thì mở hóa đơn mua hàng có chênh lệch thực hiện phân bổ lại chi phí.

• Nguyên nhân 7: Hóa đơn mua dịch vụ được tích Là Chi phí mua hàng nhưng không hạch toán vào TK kho vẫn thực hiện được chọn để phân bổ chi phí trên hóa đơn mua hàng khi đó Báo cáo kho lớn hơn Sổ cái TK kho
• Hướng dẫn: Vào Báo cáo\Tổng hợp\ Đối chiếu tài khoản chi phí mua trên chứng từ chi phí và hóa đơn mua hàng. Xem TK hạch toán có hạch toán vào đúng TK Nợ trên hóa đơn mua hàng không.
• Cách khắc phục: Hỏi khách hàng chứng từ mua dịch vụ này được hạch toán như thế nào.
  • Nếu chứng từ dịch vụ hạch toán luôn vào chi phí, thì Bỏ ghi\Sửa chứng từ mua dịch vụ, bỏ tích Là chi phí mua hàng. Đồng thời hóa đơn mua hàng đã chọn chứng từ mua dịch vụ để phân bổ thực hiện phân bổ lại không chọn chứng từ này.
  • Nếu chứng từ dịch vụ được cộng vào giá trị nhập kho thì Bỏ ghi\Sửa chứng từ mua dịch vụ, sửa lại TK hạch toán là TK kho.

• Nguyên nhân 8: Hóa đơn mua dịch vụ hạch toán vào TK kho nhưng không tích chọn là Chi phí mua hàng nên chứng từ này không được phân bổ trên hóa đơn mua hàng khi đó Sổ cái TK kho lớn hơn Báo cáo kho.
• Hướng dẫn:

• Cách khắc phục: Kiểm tra lại chứng từ mua dịch vụ này được hạch toán như thế nào.
  • Nếu chứng từ dịch vụ không cộng vào giá trị nhập kho thì hướng dẫn KH Bỏ ghi\ Sửa. Sửa lại TK hạch toán là TK chi phí tương ứng
  • Nếu chứng từ dịch vụ được cộng vào giá trị nhập kho của hàng mua về thì Bỏ ghi\ Sửa chứng từ dịch vụ, Tích vào Là chi phí mua hàng. Sau đó mở chứng từ mua hàng cần phân bổ, Bỏ ghi\ Sửa thực hiện phân bổ lại chi phí mua hàng và chọn chứng từ này vào để phân bổ.

• Nguyên nhân 9: Giá trị nhập kho không bằng Thành tiền - Chiết khấu (nếu có) + Thuế nhập khẩu (nếu có) + Thuế TTĐB (nếu có) + Phí tính thuế NK (nếu có) + Chi phí mua hàng. Có thể do khách hàng sửa giá trị nhập kho hoặc chương trình khi làm tròn số cộng vào bị sai.
• Cách khắc phục: Bỏ ghi\ Sửa chứng từ mua hàng bị sai, sửa lại dòng chứng từ bị sai để Giá trị nhập kho = Thành tiền - Chiết khấu (nếu có) + Thuế nhập khẩu (nếu có) + Thuế TTĐB (nếu có) + Phí tính thuế NK (nếu có) + Chi phí mua hàng.

• Nguyên nhân 10: Khi làm các chứng từ như Hóa đơn bán hàng, Hàng bán trả lại...hạch toán chưa đúng
• Hướng dẫn: Vào Tìm kiếm, Lọc TK Nợ (TK Có) là TK kho. Kiểm tra TK đối ứng xem có TK nào đặc biệt không VD TK 131,511
• Cách khắc phục: Bỏ ghi\Sửa chứng từ, hạch toán về TK đúng.

b) Phát sinh Có TK Kho lệch với Giá trị xuất trên báo cáo kho (Cột Chênh lệch Có - Xuất có số liệu)

• Nguyên nhân 1: Có chứng từ chuyển kho, hạch toán Nợ, Có cùng một TK khi đó trên Sổ cái TK kho không lên chứng từ Chuyển kho còn trên báo cáo kho vẫn lên Nhập, Xuất kho
• Hướng dẫn: Khi xem báo cáo đối chiếu Bỏ tích Xem cả chứng từ chuyển kho...thì:
  • Nếu cột Chênh lệch Nợ - Nhập bằng 0 thì dữ liệu đúng, không có sự chênh lệch giữa Nợ TK kho và Nhập kho.
  • Nếu cột Chênh lệch Nợ - Nhập vẫn có số liệu thì thực hiện tiếp tục kiểm tra theo những nguyên nhân sau.

• Nguyên nhân 2: Hạch toán Có TK kho trên các phân hệ ngoài các giao diện Bán hàng, Kho khi đó chứng từ chỉ được hạch toán lên Sổ cái mà không lên báo cáo kho
• Hướng dẫn: Vào Tìm kiếm, không tích chọn Nhóm theo chứng từ. Lọc TK Có là TK kho kiểm tra có phát sinh ở các giao diện Phiếu chi, Séc/UNC, Chứng từ nghiệp vụ khác.
• Cách khắc phục: Kiểm tra tại sao lại thực hiện hạch toán trên các phân hệ đó để đưa vào đúng giao diện cần hạch toán

• Nguyên nhân 3: TK kho được hạch toán trên nhiều kho hoặc một kho hạch toán nhiều TK kho tuy nhiên khi thực hiện đối chiếu lại đối chiếu một kho vào môt TK khi dẫn đển lệch nhau
• Hướng dẫn:
  • Cách1: Xem báo cáo giống trường hợp lệch Số dư đầu kỳ
  • Cách 2: Vào Tìm kiếm, không tích Nhóm theo chứng, lọc cột TK Có là TK kho, sau đó xem cột mã kho để kiểm tra xem được Phát sinh ở kho nào và ngược lại lọc Mã kho rồi kiểm tra TK Có đang được hạch toán vào TK nào.

• Nguyên nhân 4: Ngày chứng từ hóa đơn bán hàng khác với Ngày Xuất kho trên Hóa đơn bán hàng vì Báo cáo kho lên theo ngày phiếu xuất, còn Sổ cái TK Kho lên theo ngày chứng từ bán hàng
• Cách khắc phục: Kiểm tra tại sao lại khai báo như vậy
  • Nếu khai báo nhầm thì khai báo lại để ngày hóa đơn bán hàng và ngày phiếu xuất bằng nhau.
  • Nếu ngày xuất kho và ngày xuất hóa đơn khác nhau thì làm phiếu xuất kho ở Kho\ Xuất kho, khai báo hóa đơn bán hàng không kiêm phiếu xuất kho và chọn phiếu xuất kho.