S02c-H: Sổ cái - Hình thức chứng từ ghi sổ sai số liệu

[Bùi Thị Ngọc Bích]

Biểu hiện: In Sổ S02c-H: Sổ cái - Hình thức chứng từ ghi sổ không có số liệu hoặc không khớp với bảng cân đối tài khoản và sổ cái theo hình thức nhật ký chung.
Nguyên nhân: có thể do một số nguyên nhân sau:
Nguyên nhân 1: Do chưa lập chứng từ ghi sổ hoặc chọn thiếu chứng từ khi lập chứng từ ghi sổ.
Cách khắc phục 1:

• Cách 1:
  • Vào phân hệ Sổ cái\ Lập chứng từ ghi sổ\ chọn lập chứng từ ghi sổ.
  • Chọn cách lập : Lập từ chứng từ gốc hoặc chọn Lập từ bảng tổng hợp chứng từ cùng loại
  • Nhấn nút " Chọn chứng từ" => chọn khoảng thời gian => tích chọn các chứng từ => Đồng ý
  • Nhấn Cất
• Cách 2:
  • Vào phần tìm kiếm, lọc các chứng từ trong khoảng thời gian cần in sổ và kiểm tra cột "Số CT ghi sổ" để biết được các chứng từ đã được lập chứng từ ghi sổ chưa và nằm trong chứng từ ghi sổ nào.

Nguyên nhân 2:

• Do ngày lập của chứng từ ghi sổ nằm ngoài khoảng thời gian in báo cáo. (ví dụ: ngày hạch toán của chứng từ là tháng 1, nhưng ngày lập chứng từ ghi sổ là tháng 2, in sổ cái trong tháng 1)
• Do chứng từ gốc nằm ngoài khoảng thời gian in báo cáo nhưng lại nằm trong chứng từ ghi sổ trong khoảng thời gian in báo cáo (ví dụ: Ngày chứng từ gốc tháng 10, ngày lập chứng từ ghi sổ tháng 11, in sổ cái trong tháng 11)

Cách khắc phục 2:

• Kiểm tra lại ngày lập chứng từ ghi sổ (hoặc ngày chứng từ gốc trong chứng từ ghi sổ) có nằm trong khoảng thời gian in báo cáo hay không? Nếu sai thì sửa lại.
  • Có thể kiểm tra bằng cách Vào Báo cáo \ Sổ kế toán\ Chứng từ ghi sổ. Để in các chứng từ xem ngày lập chứng từ gốc và ngày lập chứng từ ghi sổ có nằm trong khoảng thời gian in báo cáo không?

Lưu ý: Để thuận tiện trong quá trình đối chiếu và kiểm tra việc lập chứng từ ghi sổ thì người dùng nên lưu ý 1 số thông tin như sau:

• Nên lập chứng từ ghi sổ theo từng tháng (hoặc quý) và ngày lập chứng từ ghi sổ là ngày cuối tháng (hoặc cuối Quý)
• Nếu khách hàng lập chứng từ ghi sổ từ bảng tổng hợp chứng từ cùng loại, thì khi lập bảng tổng hợp chứng từ cùng loại cũng nên lập theo tháng (hoặc Quý) và ngày của bảng tổng hợp chứng từ cùng loại là ngày cuối tháng (hoặc cuối Quý)