Kiểm tra tính đúng đắn của Bảng cân đối tài khoản

[TRINH NGUYỄN]

• Kiểm tra Số dư đầu năm các tài khoản không có chi tiết: như TK111, 112, 421, 511, 461, 661...
  • Nếu Tổng dư Nợ không bằng Tổng dư Có thì người dùng lấy bảng cân đối kế toán năm trước đã in và nộp để đối chiếu số dư chi tiết từng tài khoản cuối năm trước (ví dụ số dư năm 2013) với số dư đầu năm nay (ví dụ đầu năm 2014), xem sai chi tiết ở tài khoản nào? thì nên nhập bổ sung, sửa đổi, hoặc xóa đi và nhập lại.
• Kiểm tra số dư đầu năm các tài khoản có chi tiết (Vấn đề này có thể làm khi làm bước 2): như TK005, 211, 214, 466, 311, 312, 152, 461, 661... Nếu không đúng khi đó nên tiến hành tạo dữ liệu mới năm 2014 dựa vào dữ liệu (DL) năm trước (năm 2013 - Có số dư đúng), để xuất khẩu số dư đúng từ dữ liệu vừa tạo và nhập khẩu vào dữ liệu có số dư đang sai theo các bước sau.
  • Tạo mới từ dữ liệu năm trước để lấy số dư đầu năm 2014 chuẩn.
  • Đăng nhập vào dữ liệu 2014 vừa tạo ở bước 1, vào Tệp/chọn xuất khẩu số dư chọn
    • Số dư Công cụ, dung cụ (Số dư TK005)
    • Số dư khác (Tài sản cố định, công nợ, tài khoản theo mục lục ngân sách...)
    • Số dư vật tư theo dự án
      
    • Số dư vật tư, hàng hóa (Số dư TK152,153,155)
  • Đăng nhập vào dữ liệu 2014 đang có số dư đầu kỳ sai, vào Tệp/ Nhập khẩu dữ liệu từ tệp .xml

Lưu ý:

• Việc nhập khẩu số dư sẽ ghi đè lên toàn bộ số dư cũ (trừ TSCĐ nếu trong danh mục/tài sản cố định ở dữ liệu chuẩn bị nhập khẩu có một số TSCĐ khác với danh sách TSCĐ ở số dư chuẩn, thì khi nhập khẩu TSCĐ đó sẽ ko được xóa đi), nên trước khi thực hiện nhập khẩu cần sao lưu dữ liệu trước.
• Đảm bảo danh mục dữ liệu xuất và nhập khẩu giống nhau, nếu không thì khi xuất khẩu số dư thì xuất cả danh mục.

• Kiểm tra dư cuối năm các tài khoản 334 và 332 - Các đơn vị thường xuyên gặp vấn đề sai ở 2 tài khoản này
  • Với TK 334:
    • Thông thường TK 334 không có số dư, nếu có thường thì người sử dụng kiểm tra xem có trả trước hay nợ lương cán bộ không, nếu không thì số liệu đang chưa đúng, khi đó in Bảng cân đối tài khoản để kiểm tra
      • Xác định số dư không đúng ở tháng nào.
      • Xác nhận lại xem phát sinh Nợ TK334 (là số trả lương) hay Có TK334 (là số xác định chi phí lương) số nào đúng (người sử dụng mở giấy rút dự toán lương và bảng thanh toán lương tháng ra đối chiếu)? thường thì số trả lương đúng vì được hạch toán theo chứng từ rút dự toán và có xác nhận của Kho bạc.
      • Điều chỉnh lại số liệu sai theo số đúng đó bằng cách lập lại chứng từ hạch toán chi phí hoặc chứng từ chuyển khoản trả lương
  • Kiểm tra với tài khoản bảo hiểm TK 332 tương tự tài khoản 334.
• Với số dư các tài khoản khác có thể đối chiếu với các sổ chi tiết của các bộ phận liên quan như
  • Số dư tài khoản 111 đối chiếu với Sổ Quỹ của Thủ quỹ
  • Số dư tài khoản 112 đối chiếu với Sổ phụ của Ngân hàng
  • Số dư các tài khoản 211, 214, 466 thì đối chiếu với Danh sách TCSĐ tại nơi sử dụng (với các đơn vị có theo dõi TSCĐ chi tiết trên phần mềm kế toán) bằng cách
    • Đối chiếu số dư đầu năm
    • Số dư đầu năm TK211 + 213 = Nguyên giá với tùy chọn in là chỉ tích chọn in TSCĐ đầu năm
    • Số dư đầu năm TK214 = Hao mòn lũy kế với tùy chọn in chỉ tích chọn in TSCĐ đầu năm.
    • Số dư đầu năm TK466 = Giá trị còn lại với tùy chọn in chỉ tích chọn in TSCĐ đầu năm).
  • Đối chiếu số dư cuối năm: Kiểm tra xem đơn vị đã hạch toán khấu hao tài sản cố định chưa bằng cách vào phân hệ tài sản cố định\danh sách tính hao mòn xem đã có chứng từ hạch toán, bút toán hao mòn chưa, sau đó đối chiếu như sau
    • Số dư cuối năm TK211 + 213 = Nguyên giá với tùy chọn in tích in TSCĐ đầu năm và TSCĐ tăng trong năm
    • Số dư cuối năm TK214 = Hao mòn lũy kế với tùy chọn tích in TSCĐ đầu năm và TSCĐ tăng trong năm
    • Số dư cuối năm TK466 = Giá trị còn lại (khi in báo cáo Danh sách TSCĐ tại nơi sử dụng chỉ tích chọn in TSCĐ đầu năm và TSCĐ tăng trong năm).