Báo cáo về giá thành sai số liệu

[Trần Mai Nhung]

Biểu hiện 1: Bảng cân đối tài khoản vẫn còn số dư của các TK 621, 622, 627 khi đã tính giá thành xong
Nguyên nhân: Do sau khi tính giá thành xong có thể người dùng sửa chứng từ phát sinh chi phí liên quan tới TK 621,622,627 hoặc mới cập nhật lại giá xuất kho mà chưa xóa chứng từ kết chuyển chi phí để kết chuyển lại (từ TK 621,622,627 sang TK 154).
Giải pháp: Xóa chứng từ kết chuyển chi phí, kết chuyển lại chi phí và tính lại giá thành

Biểu hiện 2: Tổng giá trị dở dang cuối kỳ trong kỳ tính giá thành nhỏ hơn số dư cuối kỳ trên sổ Cái TK 154
Nguyên nhân 1: Do trong kỳ có tập hợp chi phí vào TK 154 và chọn Đối tượng tập hợp chi phí (ĐTTHCP), nhưng ĐTTHCP này không được khai báo trong kỳ tính giá thành. Vì vậy trong kỳ tính giá thành không hiển thị ĐTTHCP nhưng xem sổ Cái TK 154 vẫn còn số dư Nợ cuối kỳ
Giải pháp 1:

• Cách 1: Nếu trong kỳ có ít ĐTTHCP phát sinh

Vào tìm kiếm chứng từ\lọc tìm những chứng từ hạch toán Nợ TK 154 có chọn ĐTTHCP không thuộc kỳ tính giá thành và sửa lại cho đúng (xóa chứng từ phát sinh nếu thừa, hoặc tính lại giá thành, chọn bổ sung ĐTTHCP đó vào kỳ tính giá thành)

• Cách 2: Nếu trong kỳ có nhiều ĐTTHCP phát sinh không tìm kiếm hết được

• Tại danh sách kỳ tính giá thành, tích chuột phải mở Bảng tổng hợp chi phí theo khoản mục: xuất khẩu báo cáo này ra excel
• Mở báo cáo Tổng hợp chi phí sản xuất kinh doanh của TK 154, lọc tìm những ĐTTHCP có số dư cuối kỳ bên Nợ, xuất khẩu báo cáo đã lọc ra excel
• Copy 2 bảng excel đó vào chung một sheet (chỉ copy cột mã ĐTTHCP), sau đó sẽ tìm xem những mã ĐTTHCP nào có ở cột này mà không có cột kia. (Gợi ý: có thể dùng hàm Vlook up đểm tìm. Công thức của hàm =VLOOKUP(B2;$D$2:$D$400;1;0). Trong đó: B2 thay bằng ô cần tìm, $D$2:$D$400 thay bằng vùng giá trị cần tìm).
• Sau khi tìm được những ĐTTHCP đó rồi thì xóa chứng từ phát sinh nếu thừa, hoặc tính lại giá thành, chọn bổ sung ĐTTHCP đó vào kỳ tính giá thành.

Nguyên nhân 2:

Do tính giá thành theo quyết định 48/2006/QĐ-BTC,Thông tư 133/2016/TT-BTC, khi hạch toán vào TK 154, là chi phí chung nhưng chưa phân bổ hết trong kỳ, vì vậy chi phí này có trên sổ Cái TK 154 nhưng không được tập hợp vào chi phí trong kỳ tính giá thành, nên sẽ không có trong chi phí dở dang cuối kỳ ở kỳ tính giá thành

Giải pháp 2:
Phân bổ hết chi phí chung trong kỳ, nếu chưa tính hết giá thành trong kỳ này thì sẽ đưa vào dở dang cuối kỳ


Nguyên nhân 3: Khi trong kỳ tính giá thành có tính cho nhiều ĐTTHCP, có thể xảy ra có các nguyên nhân:

• Có những ĐTTHCP đang thiếu phiếu nhập kho thành phẩm
• Có phiếu nhập kho rồi nhưng hạch toán không đúng dạng Nợ TK 15x/Có TK 154
• Có phiếu nhập kho rồi nhưng không chọn đúng loại là "nhập kho sản xuất"
• Có phiếu nhập kho rồi nhưng chọn nhầm ĐTTHCP
• Có phiếu nhập kho rồi nhưng không nằm trong thời gian của kỳ tính giá thành.

Sau khi tính giá thành xong, những ĐTTHCP nào đã có đầy đủ phiếu nhập kho thành phẩm rồi thì sẽ được cập nhật giá, còn những phiếu nhập nhầm như những nguyên nhân trên sẽ không được cập nhật giá. Lúc đó, xem trong kỳ tính giá thành giá trị dở dang cuối kỳ sẽ hết, nhưng xem ở Sổ Cái TK 154 vẫn còn số dư Nợ cuối kỳ

Giải pháp 3:

• Vào báo cáo Giá thành\Bảng tổng hợp chi phí sản xuất kinh doanh: xem TK 154 và xem tất cả các ĐTTHCP trong kỳ tính giá thành: lọc xem những ĐTTHCP có số dư Nợ cuối kỳ

• Vào Tìm kiếm, tìm kiếm theo ĐTTHCP trên, tìm trong khoảng thời gian tính giá thành xem có phiếu nhập kho chưa, nếu chưa có thì nhập bổ sung, nếu có rồi nhưng phiếu nhập kho không đúng như các nguyên nhân trên thì sửa lại cho đúng và tính lại giá thành.

 

[Trần Mai Nhung]

Các vấn đề Báo cáo giá thành sai tiếp theo:
Biểu hiện 3: Sổ cái TK 154 thì vẫn còn số dư cuối kỳ khi trong kỳ tính giá thành thì không còn giá trị dở dang cuối kỳ
Nguyên nhân 1: Khi trong kỳ tính giá thành có tính cho nhiều ĐTTHCP, có thể xảy ra các nguyên nhân:

• Có những ĐTTHCP đang thiếu phiếu nhập kho thành phẩm
• Có phiếu nhập kho rồi nhưng hạch toán không đúng dạng Nợ TK 15x/Có TK 154
• Có phiếu nhập kho rồi nhưng không chọn đúng loại là "nhập kho sản xuất"
• Có phiếu nhập kho rồi nhưng chọn nhầm ĐTTHCP
• Có phiếu nhập kho rồi nhưng không nằm trong thời gian của kỳ tính giá thành.

Sau khi tính giá thành xong, những ĐTTHCP nào đã có đầy đủ phiếu nhập kho thành phẩm rồi thì sẽ được cập nhật giá, còn những phiếu nhập nhầm như những nguyên nhân trên sẽ không được cập nhật giá. Lúc đó, xem trong kỳ tính giá thành giá trị dở dang cuối kỳ sẽ hết, nhưng xem ở Sổ Cái TK 154 vẫn còn số dư Nợ cuối kỳ

Giải pháp 1:

• Vào báo cáo Giá thành\Bảng tổng hợp chi phí sản xuất kinh doanh: xem TK 154 và xem tất cả các ĐTTHCP trong kỳ tính giá thành: lọc xem những ĐTTHCP có số dư Nợ cuối kỳ

• Vào Tìm kiếm, tìm kiếm theo ĐTTHCP trên, tìm trong khoảng thời gian tính giá thành xem có phiếu nhập kho chưa, nếu chưa có thì nhập bổ sung, nếu có rồi nhưng phiếu nhập kho không đúng như các nguyên nhân trên thì sửa lại cho đúng và tính lại giá thành.

Nguyên nhân 2: Do tính giá thành xong chưa cập nhật giá nhập kho thành phẩm nên sổ Cái TK 154 thì vẫn còn số dư Nợ cuối kỳ do chưa có phát sinh của bút toán nhập kho thành phẩm (Nợ TK 155/Có TK 154), còn kỳ tính giá thành thì giá trị dở dang cuối kỳ không có.

Giải pháp 2: Cập nhật giá nhập kho thành phẩm
Nguyên nhân 3: Có thể do dữ liệu được tạo nhiều tiết khoản của TK 154 (Ví dụ: 154.1, 154.2, 154.3....), khi kết chuyển chi phí và tính giá thành chương trình sẽ mặc định kết chuyển vào tài khoản đầu tiên (TK 154.1). Vì vậy nếu xem số dở dang cuối kỳ trên kỳ tính giá thành thì không còn, nhưng xem sổ cái của các tiết khoản 154.1, 154.2, 154.3..có thể bị âm, dương không đúng.

Giải pháp 3: Nếu hạch toán theo quyết định 48/2006/QĐ-BTC, Thông tư 133/2016/TT-BTC thì không nên tạo tiết khoản của TK 154, vì tạo thêm tiết khoản như vậy có thể dẫn đến những sai sót không lường trước được do chương trình đã ngầm định tính giá thành theo TK 154 mặc định ban đầu. Còn nếu vẫn muốn tạo tiết khoản của TK 154 thì khi kết chuyển chi phí, nhập kho thành phẩm phải tự sửa lại về tiết khoản tương ứng, phù hợp (vì chương trình đang chỉ mặc định hạch toán vào tiết khoản đầu tiên của TK 154.

Biểu hiện 4: Không có giá trị của TK 154 mặc dù trong kỳ đã tập hợp chi phí vào TK 154 theo QĐ48/2006/QĐ-BTC (QĐ48), thông tư 133/2016/TT-BTC
Nguyên nhân: Có thể do các bút toán hạch toán không được chọn khoản mục chi phí, vì vậy không tập hợp được chi phí để tính giá thành (vì khi tính giá thành có tính chi tiết theo từng khoản mục chi phí)
Giải pháp: Sửa lại các chứng từ phát sinh, chọn khoản mục chi phí và thực hiện tính lại giá thành

Biểu hiện 5: Không thấy hiển thị thành phẩm nào để tính theo phương pháp hệ số, tỷ lệ tại bước xác định tỷ lệ phân bổ
Nguyên nhân 1: Do chưa làm phiếu nhập kho thành phẩm
Giải pháp 1: Làm phiếu nhập kho thành phẩm, sau đó tính lại giá thành

Nguyên nhân 2: Đã làm phiếu nhập kho thành phẩm nhưng chọn nhầm đối tượng tập hợp chi phí
Giải pháp 2: Sửa lại phiếu nhập kho, chọn đúng đối tượng tập hợp chi phí

Nguyên nhân 3: Đã làm phiếu nhập kho thành phẩm, nhưng hạch toán không đúng Nợ TK 15x/Có TK 154
Giải pháp 3: Sửa lại phiếu nhập kho về đúng định khoản Nợ TK 15x/Có TK 154

Nguyên nhân 4: Đã làm phiếu nhập kho nhưng chọn không đúng loại là "Nhập kho thành phẩm sản xuất"
Giải pháp 4: Do các phiếu nhập kho đã làm không đổi được loại, nên nhân bản các phiếu nhập kho đã làm thành chứng từ khác, sửa lại cho đúng loại và xóa phiếu nhập kho cũ làm nhầm đi.

Nguyên nhân 5: Phiếu nhập kho đã làm không nằm trong khoảng thời gian tính giá thành
Giải pháp 5: Sửa lại phiếu nhập kho nằm trong khoảng thời gian tính giá thành
Nguyên nhân 6: Do đã tính giá thành kỳ trước rồi, sau đó đến kỳ này sửa lại ĐTHCP khai báo thêm thành phẩm, khi đó nếu quay lại tính giá thành của kỳ trước thì thấy không hiển thị đủ thành phẩm ở bước tính tỷ lệ phân bổ
Giải pháp 6: Nếu kỳ trước đã tính giá thành xong rồi thì khi sửa ĐTTHCP để thêm thành phẩm thì không được tính lại giá thành của kỳ trước, vì nếu tính lại số liệu sẽ không đúng. Còn nếu không thì nên tạo thêm mới ĐTTHCP cho các kỳ sau chứ không nên sửa ĐTHCP của kỳ trước thêm thành phẩm như vậy.
Biểu hiện 6: Chi phí nguyên vật liệu sai (chưa đủ các chi phí đã tổng hợp trong kỳ)
Nguyên nhân: Do chưa cập nhật giá xuất kho trước khi tính giá thành
Giải pháp: Cập nhật giá xuất kho và tính lại giá thành

Biểu hiện 7: Tổng phát sinh Có của TK 154 trên Bảng cân đối tài khoản lớn hơn tổng phát sinh Có trên Bảng tổng hợp chi phí sản xuất
Nguyên nhân: Do có những chứng từ hạch toán Có TK 154 mà không chọn ĐTTHCP
Giải pháp: Vào tìm kiếm, lọc tìm theo thời gian đối chiếu, tìm những chứng từ hạch toán Có TK 154 mà không chọn ĐTTHCP, sau đó kiểm tra những chứng từ đó thực tế phát sinh như nào và hạch toán cho đúng.

Biểu hiện 8: Phân bổ chi phí chung có những ĐTTHCP trong kỳ bị số tiền phân bổ =0
Nguyên nhân 1: Khi phân bổ chi phí chung có các tiêu thức phân bổ: NVL trực tiếp, NC trực tiếp, chi phí trực tiếp (NVL trực tiếp + NC trực tiếp), định mức. Mà khi phân bổ chi phí thì ĐTTHCP đó không có phát sinh chi phí theo tiêu thức đang phân bổ, vì vậy tỷ lệ phân bổ cho ĐTTHCP đó đang được hiểu là 0%.
Giải pháp 1: Kiểm tra lại xem có đúng là trong kỳ không có phát sinh chi phí theo tiêu thức phân bổ không. Nếu chưa đúng thì sửa lại cho đúng
Nguyên nhân 2: Do ĐTHCP đang có chi phí phát sinh rất nhỏ, nên khi phân bổ chi phí thì tỷ lệ phân bổ cho ĐTTHCP này rất nhỏ (Nhỏ hơn 1%) khi được làm tròn sẽ hiển thị là 0
Giải pháp 2: Tăng số chữ số sau dấu phẩy của phần Tỷ lệ lên nhiều số nhất có thể. Còn sau khi tăng lên rồi mà số tiền vẫn bằng 0 thì có thể tự sửa tay và nhập số tiền phân bổ cho ĐTTHCP đó theo mong muốn, đảm bảo không vượt quá tổng số tiền cần phân bổ
Biểu hiện 9: Tổng chi phí NVL trực tiếp xem trong Bảng tổng hợp chi phí theo khoản mục nhỏ hơn Tổng phát sinh Nợ của TK 621 cùng kỳ
Nguyên nhân 1: Do trong kỳ có hạch toán vào TK 621 và chọn ĐTTHCP nhưng ĐTTHCP này đang không được khai báo trong kỳ tính giá thành
Giải pháp 1:

• Thực hiện tính giá thành, kết chuyển tạm thời chi phí giá thành (từ TK 621,622,627 sang TK 154). Sau đó xem báo cáo Tổng hợp chi phí sản xuất của TK 621, lọc tìm những ĐTTHCP có số dư cuối kỳ bên Nợ TK 621
• Vào Tìm kiếm\tìm phát sinh Nợ TK 621 của những ĐTTHCP trên, kiểm tra xem những chứng từ này hạch toán đúng chưa, nếu đúng rồi thì phải bổ sung vào kỳ tính giá thành những ĐTTHCP này, còn nếu chứng từ hạch toán nhầm ĐTTHCP thì chọn lại cho đúng.
• Xóa kết chuyển chi phí trước đã làm đi, tính lại giá thành và kết chuyển lại chi phí giá thành

Nguyên nhân 2: Do TK 621 tích vào chi tiết theo ĐTTHCP nhưng chỉ cảnh báo chứ không bắt buộc nhập, trong kỳ có hạch toán vào TK 621 nhưng không chọn ĐTTHCP. Vì vậy xem trong Bảng tổng hợp chi phí theo khoản mục không lên chứng từ nhưng xem trên Sổ Cái TK 621 thì có lên chứng từ

Giải pháp 2: Vào tìm kiếm chứng từ\ tìm kiếm tất cả các chứng từ đã ghi sổ trong kỳ tính giá thành\lọc tìm những chứng từ hạch toán Nợ TK 621 mà cột ĐTTHCP để trống. Sau khi tìm được các chứng từ này thì sửa lại, chọn bổ sung ĐTHCP, rồi tính lại giá thành.
Tham khảo:

• Hướng dẫn tính giá thành trên MISA SME.NET tại đây

• Hướng dẫn một số nghiệp vụ hạch toán giá thành trên MISA SME.NET tại đây