Không tìm thấy Đơn đặt hàng được chuyển từ ứng dụng Bán hàng sang ứng dụng Kế toán

[Lê Thanh Hiền]

Mô tả nghiệp vụ:
Tại đơn vị có cả nhân viên kinh doanh và nhân viên kế toán tham gia vào phần mềm AMIS.VN
Khi nhận được thông tin đặt hàng của khách hàng thì nhân viên kinh doanh sẽ khai báo trên ứng dụng Bán hàng và nhân viên kinh doanh muốn chuyển Đơn đặt hàng này sang bên Kế toán để Kế toán làm căn cứ xuất hóa đơn
Tuy nhiên Kế toán lại không nhìn thấy Đơn đặt hàng được chuyển sang để xuất hóa đơn có thể do những nguyên nhân sau

• Nguyên nhân 1: Do Đơn đặt hàng được tạo bên ứng dụng bán hàng đang để mục Tình trạng là Bản nháp

• Giải pháp: Sửa lại Tình trạng thành Đề nghị ghi

• Nguyên nhân 2: Khi Đơn đặt hàng lấy sang bên ứng dụng Kế toán thì sẽ mặc định có tình trạng là Chưa ghi sổ, có thể bên kế toán đang chỉ lọc danh sách các chứng từ Đơn đặt hàng đã ghi sổ

• Giải pháp: Trên danh sách Đơn đặt hàng bên ứng dụng kế toán lọc danh sách chứng từ với Tình trạng là Tất cả để hiển thị ra cả chứng từ chưa ghi sổ và Đã ghi sổ. Đồng thời chọn khoảng thời gian chứa thời gian Ngày đặt hàng của Đơn đặt hàng cần tìm

• Nguyên nhân 3: Do Đơn đặt hàng được người nhân viên kinh doanh tạo không thuộc cơ cấu tổ chức ( Chi nhánh/Công ty) mà kế toán đang làm việc

• Giải pháp: Chi nhánh/Công ty mà kế toán chọn làm việc với phải đúng với Chi nhánh/Công ty mà nhân viên kinh doanh tạo Đơn đặt hàng đang trực thuộc

Ví dụ:

• Công ty cổ phần ABC có 2 chi nhánh là

Chi nhánh Hà Nội: ABC-HN
Chi nhánh Hồ Chí Minh: ABC-HCM
Trong đó có nhân viên Nguyễn Văn A là nhân viên của chi nhánh ABC-HCM ( thuộc cơ cấu tổ chức của chi nhánh ABC-HCM)

• Tháng 09/2017 nhân viên Nguyễn Văn A ký hợp đồng với khách hàng và có lập 1 Đơn đặt hàng bên ứng dụng Bán hàng, Đơn đặt hàng đã được Đề nghị ghi để chuyển sang bên kế toán xuất hóa đơn

• Như vậy bên ứng dụng Kế toán phải chọn làm việc với chi nhánh ABC-HCM thì mới thấy Đơn đặt hàng này trong danh sách

• Nếu bên ứng dụng Kế toán chọn làm việc với chi nhánh ABC-HN hoặc làm việc với Tổng công ty TCT- ABC và tại Tổng công ty không tick chọn Bao gồm số liệu chi nhánh phụ thuộc thì sẽ không nhìn thấy Đơn đặt hàng này

Một số tình huống thường gặp khác liên quan đến Đơn đặt hàng
1.Vấn đề: Xóa đơn đặt hàng bên ứng dụng bán hàng báo lỗi Đơn đặt hàng không thể xóa vì đã được đề nghị ghi
Giải pháp: Vào ứng dụng Kế toán, loại bỏ hết các phát sinh liên quan đến Đơn đặt hàng này sau đó thực hiện bỏ ghi và xóa bên ứng dụng Kế toán