Hướng dẫn kiểm tra phần Thu hộ, Chi hộ, Quỹ công chuyên dùng trên Bảng cân đối tài khoản

[Lê Văn Cát Tường]

Biểu hiện: Bảng cân đối tài khoản bị âm dương ở TK3361, 3362, 431
Nguyên nhân: Hạch toán nhầm khi Thu thì hạch toán vào 3361 nhưng chi lại hạch toán vào 3362 hoặc hạch toán nhầm vào TK 431
Giải pháp:

• Trường hợp sai số dư TK 3361, 3362: Nếu có thể nhập lại số dư thì giải thích lý do gây sai cho khách hàng và yêu cầu đơn vị xác định đúng số dư thực tế của thu hộ, chi hộ để nhập liệu lại số dư trong Nghiệp vụ\Nhập số dư ban đầu.
• Trường hợp sai phát sinh:

• Vào Tệp\Báo cáo\Phải thu, phải trả: Xem, đối chiếu và kiểm tra từng khoản thu hộ, chi hộ trên sổ S10-X: Sổ theo dõi các khoản thu hộ, chi hộ.
• Đối với TK 431 thì vào Tệp\Báo cáo\Sổ chuyên dùng cho các hoạt động của xã và xem S07-X: Sổ theo dõi các quỹ công chuyên dùng của xã

Cần lưu ý nguyên tắc hạch toán:

• TK 3361- Thu hộ: Phản ánh các khoản thu hộ như thu hộ thuế, thu đóng góp của dân theo quy định của Chính phủ và quy định của UBND tỉnh, thành phố và việc thanh toán nộp các khoản thu đó cho cấp trên.==> Xã thu từ dân, từ các hộ kinh doanh, doanh nghiệp tại địa bàn rồi nộp khoản thu này cho cấp trên. Tùy từng địa phương, các khoản thu hộ có thể là:
  • Các khoản thuế, phí lệ phí thu bằng biên lai thuê cho CQ thuế ủy nhiệm cho xã thu hộ và quản lý qua quỹ tiền mặt của xã
  • Thu đóng góp nghĩa vụ lao động công ích
  • Thu phòng chống thiên tai, bão lụt..
  • Thu các khoản đóng góp ủng hộ..
  • Khi thu hộ tiền từ dân, doanh nghiệp trên địa bàn thì hạch toán Nợ TK 111, 1128/Có TK 3361; Khi nộp lại cho cấp trên thì hạch toán Nợ TK 3361/Có TK 111, 1128
• TK 3362 - Chi hộ: Phản ánh các khoản UBND xã đứng ra nhận tiền chi hộ cho các cơ quan cấp trên và việc thanh toán các khoản chi đó với cơ quan cấp trên==> Xã nhận tiền từ cấp trên chuyển đến rồi dùng tiền đó để chi xuống cho dân, cho các đối tượng được hưởng.Tùy từng địa phương, các khoản chi hộ có thể là:
  • Chi tiền đền bù giải phóng mặt bằng để thi công công trình của Nhà nước
  • Chi cho đối tượng hưởng chính sách xã hội, người có công
  • Chi thực hiện các chương trình mục tiêu của Nhà nước tại xã...
  • Khi nhận tiền cấp trên chuyển xuống nhờ chi hộ thì hạch toán Nợ TK 111, 1128/Có TK 3362; Khi chi trả cho đối tượng được hưởng thì hạch toán Nợ TK 3362/Có TK 111, 1128
• TK 431 - Quỹ công chuyên dùng: Phản ánh số hiện có, tình hình tăng giảm các quỹ công chuyên dùng của Xã do UBND xã quản lý và sử dụng. Quỹ này phải được đóng góp trên nguyên tắc tự nguyện của nhân dân đã được HĐND xã quyết định không đưa vào Ngân sách xã
  • Khi thu tiền quỹ công chuyên của xã dùng thì hạch toán Nợ TK 111, 1128/Có TK 431; Khi chi tiền từ quỹ công chuyên dùng của xã thì hạch toán Nợ TK 431/có TK 111, 1128

Biểu hiện: Bảng cân đối tài khoản bị âm dương ở TK3361, 3362, 431
Nguyên nhân: Hạch toán nhầm khi Thu thì hạch toán vào 3361 nhưng chi lại hạch toán vào 3362 hoặc hạch toán nhầm vào TK 431
Giải pháp:

• Trường hợp sai số dư TK 3361, 3362: Nếu có thể nhập lại số dư thì giải thích lý do gây sai cho khách hàng và yêu cầu đơn vị xác định đúng số dư thực tế của thu hộ, chi hộ để nhập liệu lại số dư trong Nghiệp vụ\Nhập số dư ban đầu.
• Trường hợp sai phát sinh:

• Vào Tệp\Báo cáo\Phải thu, phải trả: Xem, đối chiếu và kiểm tra từng khoản thu hộ, chi hộ trên sổ S10-X: Sổ theo dõi các khoản thu hộ, chi hộ.
• Đối với TK 431 thì vào Tệp\Báo cáo\Sổ chuyên dùng cho các hoạt động của xã và xem S07-X: Sổ theo dõi các quỹ công chuyên dùng của xã

Cần lưu ý nguyên tắc hạch toán:

• TK 3361- Thu hộ: Phản ánh các khoản thu hộ như thu hộ thuế, thu đóng góp của dân theo quy định của Chính phủ và quy định của UBND tỉnh, thành phố và việc thanh toán nộp các khoản thu đó cho cấp trên.==> Xã thu từ dân, từ các hộ kinh doanh, doanh nghiệp tại địa bàn rồi nộp khoản thu này cho cấp trên. Tùy từng địa phương, các khoản thu hộ có thể là:
  • Các khoản thuế, phí lệ phí thu bằng biên lai thuê cho CQ thuế ủy nhiệm cho xã thu hộ và quản lý qua quỹ tiền mặt của xã
  • Thu đóng góp nghĩa vụ lao động công ích
  • Thu phòng chống thiên tai, bão lụt..
  • Thu các khoản đóng góp ủng hộ..
  • Khi thu hộ tiền từ dân, doanh nghiệp trên địa bàn thì hạch toán Nợ TK 111, 1128/Có TK 3361; Khi nộp lại cho cấp trên thì hạch toán Nợ TK 3361/Có TK 111, 1128
• TK 3362 - Chi hộ: Phản ánh các khoản UBND xã đứng ra nhận tiền chi hộ cho các cơ quan cấp trên và việc thanh toán các khoản chi đó với cơ quan cấp trên==> Xã nhận tiền từ cấp trên chuyển đến rồi dùng tiền đó để chi xuống cho dân, cho các đối tượng được hưởng.Tùy từng địa phương, các khoản chi hộ có thể là:
  • Chi tiền đền bù giải phóng mặt bằng để thi công công trình của Nhà nước
  • Chi cho đối tượng hưởng chính sách xã hội, người có công
  • Chi thực hiện các chương trình mục tiêu của Nhà nước tại xã...
  • Khi nhận tiền cấp trên chuyển xuống nhờ chi hộ thì hạch toán Nợ TK 111, 1128/Có TK 3362; Khi chi trả cho đối tượng được hưởng thì hạch toán Nợ TK 3362/Có TK 111, 1128
• TK 431 - Quỹ công chuyên dùng: Phản ánh số hiện có, tình hình tăng giảm các quỹ công chuyên dùng của Xã do UBND xã quản lý và sử dụng. Quỹ này phải được đóng góp trên nguyên tắc tự nguyện của nhân dân đã được HĐND xã quyết định không đưa vào Ngân sách xã
  • Khi thu tiền quỹ công chuyên của xã dùng thì hạch toán Nợ TK 111, 1128/Có TK 431; Khi chi tiền từ quỹ công chuyên dùng của xã thì hạch toán Nợ TK 431/có TK 111, 1128