Tồn kho cuối kỳ sai_Cho phép xuất quá số lượng tồn

[Nguyễn Mai Hương]

Trong kỳ, khi số lượng tồn của vật tư hàng hóa không đủ nhưng khách hàng vẫn thực hiện xuất kho (do có tích chọn Cho phép xuất quá số lượng tồn trên Hệ thống\Tùy chọn\Vật tư hàng hóa). Việc này sẽ dẫn đến khi xem sổ chi tiết vật tư hàng hóa, số lượng tồn và giá trị tồn bị âm.

Lưu ý:

- Trường hợp kế toán nhập bổ sung chứng từ xuất phía trước 1 chứng từ xuất đã tồn tại hoặc sửa lại số lượng của chứng từ nhập < số lượng đã xuất, có thể dẫn đến tình trạng xuất quá số lượng tồn mặc dù không thiết lập Cho phép xuất quá số lượng tồn trên Hệ thống\Tùy chọn\Vật tư hàng hóa.
(VD: Ngày 01/01 nhập mặt hàng A, SL 10
Ngày 05/01 xuất mặt hàng A, SL 10 => PM xuất và ghi sổ bình thường
Sau đó anh/chị chèn thêm một phiếu xuất kho ngày 03/01, SL 2 => Phần mềm xuất & ghi sổ
=> xem tồn kho mặt hàng A lên -2)
- Tùy chọn "Cho phép xuất quá số lượng tồn" chỉ được dùng với phương pháp tính giá Bình quân cuối kỳ và phải đảm bảo số lượng tồn kho vật tư đến cuối kỳ tính giá (tháng/ quý) không bị âm
- Không được dùng tùy chọn này cho các phương pháp tính giá còn lại, vì chắc chắn sẽ sai giá xuất kho​

Ví dụ:

Cách khắc phục:
TH1: Tính giá theo PP bình quân cuối kỳ

1.1. Nếu đơn vị có cho phép xuất quá số lượng tồn, anh chị kiểm tra lại cuối mỗi kỳ tính giá (tháng/quý) số lượng tồn có bị âm hay không, sửa lại đảm bảo số lượng tồn cuối mỗi kỳ tính giá không bị âm
VD: Tính giá bình quân theo tháng, cuối mỗi tháng số lượng tồn phải >=0

1.2. Nếu đơn vị không cho phép xuất quá số lượng tồn
B1: Vào phần Hệ thống\Tùy chọn\Vật tư hàng hóa\nếu thấy đang tích chọn thì bỏ tích chọn "Cho phép xuất quá số lượng tồn"
B2: Thực hiện bảo trì cơ sở dữ liệu để kiểm tra chứng từ đang bị xuất âm. Sau đó, sửa lại các chứng từ xuất âm đảm bảo không còn xuất âm. Cụ thể đến cuối kỳ tính giá số lượng >=0.
B3: Tính lại giá xuất kho. Nếu dữ liệu có nhiều chứng từ phát sinh liên quan đến kho thì nên tính giá theo tháng và tính từng tháng một​

TH2: Tính giá theo các PP còn lại (bình quân tức thời, nhập trước xuất trước, đích danh)

Kiểm tra lại dữ liệu & khắc phục tình trạng xuất quá số lương tồn, thực hiện tương tự trường hợp 1.2​