Hướng dẫn xử lý một số trường hợp khi tạo dữ liệu mới từ năm trước

[admin]

Hiện nay, MISA đã xây dựng tài liệu Hướng dẫn tạo mới dữ liệu từ năm trước, chi tiết Quý khách hàng có thể xem Tại đây.
Khi tạo mới dữ liệu từ năm trước có thể xảy ra một số vấn đề, MISA xin nêu một số tình huống và cách xử lý như sau:
Biểu hiện 1: Dữ liệu mới tách có số dư đầu kỳ của các tài khoản doanh thu, chi phí
Nguyên nhân 1: Dữ liệu năm cũ chưa kết chuyển lãi lỗ, chưa kết chuyển chi phí giá thành. Nếu xem bảng cân đối tài khoản đến thời điểm cuối năm cũ (31/12) sẽ thấy vẫn còn số dư tài khoản loại 5, 6, 7, 8

Giải pháp: thực hiện trên dữ liệu gốc,

• Kiểm tra lại quy trình tính giá thành xem chưa hoàn thành công đoạn nào, thực hiện xong công đoạn đó. Nếu đến thời điểm 31/12/201n mà vẫn còn chi phí dở dang, phải kết chuyển hết vào 154 trước khi tách dữ liệu
  
  
• Vào Nghiệp vụ > Tổng hợp > Kết chuyển lãi lỗ > Chọn ngày hạch toán là 31/12/201n > Cất
  

Trong trường hợp đã kết chuyển lãi lỗ nhưng các tài khoản loại 5xx, 6xx, 7xx, 8xx vẫn còn số dư cuối kỳ, có thể do danh sách tài khoản kết chuyển đã bị thay đổi do người dùng. Trường hợp này có thể thực hiện theo 2 hướng:

• Tạo thêm cặp tài khoản kết chuyển cho tài khoản kết chuyển thiếu: Danh mục > Tài khoản > Tài khoản kết chuyển
  
  
• Xóa các cặp tài khoản kết chuyển của các tiết khoản đi, chỉ để lại cặp tài khoản kết chuyển của tài khoản tổng hợp
  

Trong một số trường hợp, có thể do người dùng tự thay đổi lại thứ tự kết chuyển của danh mục Tài khoản kết chuyển. Khi này phải sửa lại cho đúng theo thứ tự chuẩn của phần mềm đã lập. Người dùng có thể tạo một dữ liệu mới hoàn toàn, và xem danh sách tài khoản kết chuyển để biết được thứ tự đúng, sau đó sửa lại cho dữ liệu hiện tại đang dùng

Biểu hiện 2: Không thể khóa sổ dữ liệu kế toán được.

Nguyên nhân 1: Đang có nhiều người đang đăng nhập vào dữ liệu, nên phần mềm không cho khóa sổ. Người dùng có thể giải quyết bằng 2 cách sau:

Giải pháp:

• Vào Tệp\ Thông tin dữ liệu\ số người đang truy cập loại số hết người dùng đang truy cập, sau đó tiến hành khóa sổ kỳ kế toán
• Trường hợp loại bỏ hết số người đang truy cập mà vẫn không khóa số được thì vào Data xóa bảng UserInfo (chỉ có nhân viên tư vấn làm)

Nguyên nhân 2: Do tổng công ty đã khóa chức năng khóa sổ của các chi nhánh, nên người dùng ở các chi nhánh không thể khóa sổ dữ liệu các chi nhánh được

Giải pháp: Đăng nhập dữ liệu tổng công ty, vào Nghiệp vụ\ khóa sổ dữ liệu\ bỏ tích khóa sổ các chi nhánh. Sau đó mới đăng nhập vào các chi nhánh để khóa sổ

Biểu hiện 3: Bảng cân đối tài khoản, cân đối kế toán đầu năm của dữ liệu mới không bằng với số cuối kỳ của dữ liệu cũ

Với biểu hiện này có rất nhiều nguyên nhân, nhưng trước tiên chúng ta phải tìm xem sự sai lệch này do tài khoản nào.

Người dùng sẽ xuất excel bảng cân đối tài khoản của 2 dữ liệu: dữ liệu cũ xuất ngày 31/12 năm cũ, dữ liệu mới xuất ngày 01/01 năm mới. Sau đó mang ra so sánh sẽ thấy được tài khoản nào sai lệch.

• Nếu sai một số tài khoản chỉ hạch toán tổng hợp như tiền mặt, nguồn vốn … thì vào sửa trực tiếp số dư trên dữ liệu mới
  
  
• Nếu sai ở những tài khoản theo dõi chi tiết theo đối tượng như hàng tồn kho, tài sản cố định, công nợ … thì tham khảo các trường hợp bên dưới
  

Trường hợp 1: Trên dữ liệu cũ, số liệu sổ cái tài khoản kho không bằng số liệu giá trị tồn kho đến thời điểm cuối năm.

Giải pháp: Tham khảo tại đây
Trường hợp 2: giá trị tài sản cố định năm cũ không bằng năm mới.

Giải pháp: Đối chiếu báo cáo Bảng đăng ký mức trích khấu hao và sổ TSCĐ của năm cũ tìm ra TSCĐ bị sai. Sau đó sửa lại số liệu trong dữ liệu năm mới

Biểu hiện 4: Khi tạo dữ liệu năm mới từ năm trước, chương trình chạy rất lâu và báo lỗi timeout, hoặc nhấn thực hiện nhưng sau một khoảng thời gian thì bị ngưng lại và lại báo thực hiện tiếp nhưng không thành công
Giải pháp: Trường hợp này do dữ liệu của đơn vị lớn hơn 2G. Quý khách hàng cần cài SQL 2008, đăng ký lại dữ liệu trên SQL 2008 sau đó tạo lại dữ liệu mới trên SQL 2008.