Hướng dẫn kiểm tra phần hạch toán lương, bảo hiểm trên Bảng cân đối tài khoản

[Lê Văn Cát Tường]

Giải pháp:
TK 3321 tài khoản theo dõi các khoản phải trả là Bảo hiểm xã hội, thai sản, nghỉ điều dưỡng, dưỡng sức.. nên trong 1 số trường hợp có thể có số dư. Còn hầu hết TK 3322, 3323, 3324 và TK 334 thường không có số dư cuối kỳ.

• Trường hợp 1: Đúng phát sinh Nợ, sai phát sinh Có (với trường hợp này thì PS Có TK 1121 đúng, bảng đối chiếu Mẫu số 02-SDKP\ĐVDT đúng nhưng TK 8142 của đơn vị sẽ là sai thiếu hoặc thừa)
  • Nguyên nhân: Do đơn vị khi chuyển khoản lương, phụ cấp, thanh toán bảo hiểm đã hạch toán Nợ TK 332, Nợ TK 334/Có TK 1121 nhưng quên không tính chi phí hoặc tính chi phí nhiều lần Nợ TK 8142/332, 334.
  • Khắc phục:

Bước 1: Sao lưu dữ liệu trước khi sửa (tránh trường hợp xóa sửa nhầm thì cần phục hồi lại)
Bước 2: Đối chiếu số liệu từng tháng, tháng nào sai thì sửa
Bước 3:

• Cách 1: Từ bảng cân đối tháng bị sai/xem sổ cái TK 332 hoặc 334: Đối chiếu số tiền bên Nợ với bên Có chi tiết từng khoản tiền để phát hiện chênh lệch khoản tiền nào=> Nếu sai số tiền thì sửa lại, nếu thiếu thì lập thêm chứng từ tính chi phí lương và bảo hiểm Nợ TK 8142/Có TK 332 hoặc 334, nếu thừa thì xóa bớt chứng từ thừa Nợ TK 8142/332 hoặc 334
• Cách 2: Xóa toàn bộ số liệu phát sinh có TK 332 hoặc 334 bị sai đi. từ chứng từ nợ TK 111 hoặc Nợ TK 332, 334/Có TK 1121 (rút chi lương hoặc chuyển khoản lương, bảo hiểm) vào Tiện ích/Sinh chứng từ hạch toán lương; Sinh chứng từ hạch toán bảo hiểm. Trên chứng từ sinh hạch toán lương đề nghị đơn vị kiểm tra nếu có khoản tiền nào không phải chi lương thì xóa dòng đi vì họ đã chi món đó Nợ TK 8142/Có TK 111 ở chứng từ khác rồi.

• Trường hợp 2: Sai Ps Nợ TK 334, 332, đúng PS Có

• Nguyên nhân: Do khi hạch toán thanh toán lương, bảo hiểm đang hạch toán nhầm sang tk khác hoặc nhập thiếu chứng từ chi. ( trường hợp này thường TK 111 bị sai do thiếu thừa phiếu chi, 1121 thiếu thừa chứng từ chuyển khoản lương, bảo hiểm)
• Khắc phục: Yêu cầu đơn vị đối soát sổ quỹ, sổ tiền gửi để phát hiện chứng từ thiếu, thừa hoặc nội dung là chi lương mà TK hạch toán không phải là Nợ 334=> Sửa lại cho đúng.