Hướng dẫn các nghiệp vụ phát sinh trong phân hệ kho

[Trương Hạnh]

I. Các nghiệp vụ phát sinh:
1. Nhập kho
Anh/Chị xem hướng dẫn các trường hợp nhập kho tại đây
***Lưu ý:
+ Đối với chứng từ nhập kho Thành phẩm sản xuất sử dụng theo chế độ TT133 thì không chọn khoản mục chi phí vì phần mềm sẽ hiểu đây là khoản giảm giá thành.
+ Khi nhấn cất phiếu nhập phần mềm cảnh báo thiếu DTTHCP:
* Nếu không tính giá thành trên phần mềm anh/chị có thể tích YES để tiếp tục Cất chứng từ. trường hợp nhấn yes vẫn không được anh/chị vào danh mục\TK\hệ thống\TK tìm đến TK đang hạch toán nhấn sửa chọn "chỉ cảnh báo"
* Nếu thực tế nhập kho thành phần để tính giá thành theo phương pháp sản xuất (giản đơn hoặc hệ số-tỷ lệ), anh/chị cần chọn đối tượng THCP nhé.
+ Nếu không tính giá thành trên phần mềm nhưng muốn cập nhật giá cho chứng từ nhập kho thành phẩm anh/chị xem hướng dẫn tại đây

2. Xuất kho
Để hạch toán các nghiệp vụ xuất kho anh/chị xem hướng dẫn tại đây
***Lưu ý:
- Sau khi lập phiếu xuất kho thì cần phải vào nghiệp vụ\kho\tính giá xuất kho ( đối với pp tính giá là bình quân cuối kỳ) thì mới lên được giá vốn.
- Trường hợp xuất kho báo thiếu chứng từ đối trừ, là do anh chị sử dụng phương pháp tính giá xuất kho là đích danh, trên phiếu xuất kho/bán hàng xuất kho, anh/chị tích vào từng mã hàng\ấn F8\Chọn phiếu nhập tương ứng để xuất\ Cất phiếu xuất kho nhé
- Để lập nhanh các phiếu xuất kho từ đơn đặt hàng, mua hàng qua kho, chuyển kho... anh/chị xem hướng dẫn tại đây
- Sau khi lập chứng từ xuất kho bán hàng muốn biết phiếu đó đã được ghi nhận doanh thu và thuế chưa thì vào Nghiệp vụ\Bán hàng\Đối chiếu bán hàng và xuất kho
- Ngoài ra nếu gặp một số vấn đề về giá vốn hoặc lỗi xuất quá số lượng tồn anh/chị kéo xuống phần II, III để xem hướng dẫn

3. Lắp ráp, tháo dỡ, lập lệnh sản xuất
- Hướng dẫn nghiệp vụ lắp ráp
- Hướng dẫn nghiệp vụ tháo dỡ
*** Lưu ý:
Với lập lệnh tháo dỡ, khi lập phiếu nhập các sản phẩm được tháo dỡ, anh/chị tự nhập giá trị hàng hóa được tháo dỡ sao cho tổng giá trị hàng tháo dỡ ra khớp với giá vốn hàng xuất ra tháo dỡ nhé

- Hướng dẫn lập lệnh sản xuất
***Lưu ý:
+ Anh/Chị vào danh mục\VTHH\Chọn mã thành phẩm\ qua tab định mức nguyên vật liệu khai báo thì khi lập lệnh sản xuất chỉ cần chọn mã TP phần mềm sẽ tự động lấy lên số liệu định mức phía dưới.
+ Trường hợp không khai báo định mức NVL trong danh mục mã thành phẩm thì tự nhập tay ở lệnh sản xuất và lần sau khi thêm mới lệnh sản xuất khác phần mềm không ghi nhớ được mà phải lập lại.
+ Định mức NVL có thể thay đổi được và không ảnh hưởng đến các lệnh sản xuất đã lập trước đó.
+ Nếu muốn lập nhanh lệnh sản xuất từ đơn hàng, hợp đồng bán..anh/chị xem hướng dẫn tại đây

4. Chuyển kho
Anh/Chị xem hướng dẫn tại đây

5. Kiểm kê, điều chỉnh số tồn kho
Anh/Chị xem hướng dẫn tại đây
***Lưu ý: Nếu anh chị đang sử dụng phương pháp tính giá xuất kho là đích danh, khi kiểm kê kho nếu cần lập phiếu xuất kho, anh chị chọn phiếu nhập kho tương ứng nhé (cách chọn: tích vào từng mã hàng, ấn F8 để chọn phiếu nhập)

 

[Trương Hạnh]

II. Các vấn đề liên quan đến giá vốn
1. Phương pháp tính giá xuất kho
❖ Để biết hiện tại dữ liệu đơn vị đang dùng theo pp nào anh/chị vào Tệp\thống tin dữ liệu xem tại dòng phương pháp tính giá xuất kho
❖ Để đổi phương pháp tính giá xuất kho, anh/chị vào Menu Hệ thống\Tùy chọn\Vật tư hàng hóa\có thể chọn lại phương pháp tính giá xuất kho\Đồng ý nhé. (Anh/Chị có thể xem cách tính giá xuất kho của phần mềm theo từng phương pháp tại đây )
***Lưu ý: Khi đổi pp tính giá xuất kho từ bình quân cuối kỳ sang đích danh phần mềm sẽ tự động bỏ ghi tất cả chứng từ (trạng thái chứng từ là màu xanh) anh/chị nhấn Sửa\Tích vào từng mã hàng\ấn F8\Chọn phiếu nhập tương ứng để xuất\ Cất phiếu xuất kho hoặc Tích Tiện ích\lập từ phiếu nhập\ chọn 1 hoặc nhiều phiếu nhập\Cất

2. Giá vốn không lên hoặc lên sai
❖ Trường hợp anh/chị tính giá xuất kho nhưng không có giá lên phiếu xuất hoặc giá sai, anh/chị thực hiện theo 02 bước sau đây nhé:
+ Bước 1: Vào kho\Tính giá xuất kho, có thể tính cho 1 hoặc nhiều VTHH tại đây
+ Bước 2: Nếu vẫn không có giá anh/chị vào Báo cáo\ Kho\ Sổ chi tiết vật tư hàng hóa\ Kiểm tra vật tư đang không có giá xem chứng từ nhập kho có đơn giá nhập chưa\ Nếu chưa có anh/chị cần bổ sung giá nhập cho các chứng từ đó và tính giá lại.

❖ Nếu muốn tự nhập hoặc sửa giá vốn (giá xuất kho) bằng tay, anh/chị xem hướng dẫn tại đây

***Lưu ý: khi tính giá xuất kho nếu phần mềm cảnh báo

Nguyên nhân là do anh/chị có mặt hàng, chứng từ tự điền giá vốn
+ TH1: Nếu muốn phần mềm tự động cập nhật lại giá cho tất cả chứng từ xuất kho khi tính giá anh chị nhấn Yes
+ TH2: Muốn giữ nguyên giá vốn nhập tay cho chứng từ đó thì anh/chị nhấn No.
Tiếp theo tìm đến chứng từ mà anh/chị tự gõ giá vốn nhấn bỏ ghi\Sửa
Vào Mẫu\quản lý mẫu nhấn sửa, qua tab giá vốn tích hiển thị cột "không cập nhật giá xuất"\Cất\Áp dụng

 

[Trương Hạnh]

III. Xuất kho báo quá số lượng tồn trong kho
1. Muốn xuất kho quá số lượng tồn
Nếu anh/chị muốn có thể xuất quá số lượng tồn, anh/chị vào Hệ thống/Tùy chọn/ Vật tư hàng hóa/ Tích chọn "Cho phép xuất quá số lượng tồn"/Cất.
***Lưu ý: chỉ nên áp dụng với pp tính giá là bình quân cuối kì và phải đảm bảo cuối kỳ nhập bù hàng vào để kho không âm=> Giá xuất kho mới đúng

2. Không muốn xuất kho quá số lượng tồn
Nếu anh/chị không cho phép xuất quá số lượng tồn mà Cất chứng từ xuất kho không được, do phần mềm báo xuất quá số lượng tồn, anh/chị kiểm tra các nguyên nhân dưới đây nhé:
- Nguyên nhân 1: Đã có chứng từ nhập kho nhưng giờ nhập đang sau giờ xuất trên phiếu xuất kho
Cách xử lý: anh/chị vào Báo cáo \ Kho \ Sổ chi tiết vật tư hàng hóa \ Chọn mặt hàng đang xuất \ Mở chứng từ nhập lên xem giờ nhập sau đó vào phiếu xuất sửa lại giờ xuất đảm bảo giờ xuất sau giờ nhập. Tham khảo hướng dẫn tại đây
- Nguyên nhân 2: Chưa nhập hoặc chưa ghi sổ chứng từ nhập kho
Cách xử lý: Anh/Chị vào Báo cáo \ Kho \ Sổ chi tiết vật tư hàng hóa \ Kiểm tra lại xem thiếu chứng từ nhập nào thì nhập bổ sung hoặc vào tìm kiếm để tìm các chứng từ đã lập nhưng đang trong tình trạng chưa ghi sổ, anh/chị tham khảo hướng dẫn tại đây
- Nguyên nhân 3: Trên chứng từ xuất có 02 dòng của cùng 1 mặt hàng
Cách xử lý: Để kiểm tra anh/chị tích chuột phải tại chữ Mã hàng ở cột Mã hàng \ Chọn sắp xếp Tăng dần \ Sau đó kiểm tra xem Vật tư đang xuất quá số lượng tồn có bị chọn 02 dòng hay không? Sau đó xóa 1 dòng đi là được.

3. Số lượng tồn tối thiểu
- Cách thêm số lượng tồn tối thiếu cho VTHH
Anh/Chị vào Danh mục\Vật tư hàng hóa\Vật từ hàng hóa\Thêm hoặc mở 1 VTHH đã có sẵn lên\Điền vào dòng "Số lượng tồn tối thiểu"\Cất
- Để phần mềm cảnh báo khi xuất quá số lượng tồn tối thiếu: Anh/Chị vào Menu Hệ thống\Tùy chọn\Vật tư hàng hóa\Tích vào ô "Cảnh báo khi xuất quá số lượng tồn tối thiểu trên danh mục vật tư, hàng hóa"\Đồng ý
- Khi xem Báo cáo/Kho/Tổng hợp tồn kho vào mẫu\quản lý mẫu\ sửa\tích hiển thị "SL tồn tối thiểu"\Cất\Áp dụng

 

[Trương Hạnh]

IV. Một số vấn đề khác
1. Theo dõi Vật tư hàng hóa nhiều đơn vị tính
- Để theo dõi vật tư hàng hóa theo nhiều đơn vị tính, anh/chị vui lòng làm theo hướng dẫn tại đây
*** Lưu ý: Nếu cần thêm đơn vị tính chưa có sẵn trong phần mềm, anh/chị vào Danh mục\Vật tư hàng hóa\Đơn vị tính\ Nhấn thêm và khai báo ĐVT vào

2. Theo dõi Vật tư hàng hóa theo mã quy cách (Như màu sắc, kích thước, imei,...)
- Để theo dõi hàng đó theo mã quy cách, anh/chị thao tác tương tự theo hướng dẫn tại đây
- Nếu thực tế anh/chị không muốn theo dõi mã hàng đó theo mã quy cách, mà khi nhập chứng từ thông báo thiếu mã quy cách, anh/chị thực hiện theo hướng dẫn tại đây
*** Lưu ý:
- Mã quy cách chỉ chọn được khi anh/chị thao tác nhập/xuất kho vật tư, hàng hóa hoặc chuyển kho
- Anh/Chị có thể xem các báo cáo tổng hợp tồn kho, sổ chi tiết vật tư hàng hóa,... theo mã quy cách trong phần báo cáo\Kho\Mở báo cáo tương ứng\Phần thống kê theo chọn "mã quy cách"

3. Theo dõi Vật tư hàng hóa theo số lô, hạn sử dụng
Để theo dõi số lô hạn dùng trên phần mềm, anh/chị xem hướng dẫn tại đây