Hướng dẫn các cách phân bổ chi phí mua hàng trên phần mềm

[admin]

1. Phân bổ 1 chứng từ mua dịch vụ cho 1 hóa đơn mua hàng
- Bước 1: Thêm mới hóa đơn mua dịch vụ, tích vào nút "Là chi phí mua hàng", định khoản: Nợ TK kho (152,156...)/Có TK lq (111,331...)
- Bước 2: Thêm mới hóa đơn mua hàng, khai báo các thông tin hàng hóa mua: số lượng, đơn giá, thành tiền
- Bước 3: Tích vào nút "Phân bổ chi phí", chọn tới hóa đơn mua dịch vụ để phân bổ theo số lượng hoặc giá trị

2. Phân bổ 1 chứng từ mua dịch vụ cho nhiều hóa đơn mua hàng
2.1. Nếu phương pháp tính giá là bình quân cuối kỳ hoặc bình quân tức thời
- Bước 1: Thêm mới các hóa đơn mua hàng
- Bước 2: Thêm mới hóa đơn mua dịch vụ, tích vào nút " Là chi phí mua hàng", định khoản: Nợ TK kho (152,156...)/Có TK lq (111,331...), cất giữ chứng từ.
- Bước 3: Tại màn hình hóa đơn mua dịch vụ vừa cất giữ, tích vào nút "Phân bổ chi phí" trên thanh công cụ, chọn tới các hóa đơn mua hàng cần phân bổ, phân bổ theo số lượng hoặc giá trị. Khi đó các hóa đơn mua hàng sẽ được cộng thêm chi phí mua hàng.
2.2. Nếu phương pháp tính giá là đích danh hoặc nhập trước xuất trước
Với 2 phương pháp này sẽ không có nút tích "Phân bổ chi phí". Lý do là khi hàng mua về theo phương pháp nhập trước xuất trước hoặc đích danh sau đó có thể hàng đã được xuất đi thì áp đơn giá xuất theo các lô nhập này rồi, nên chương trình sẽ không cho phân bổ thêm chi phí mua dịch vụ cho các hóa đơn mua hàng này, nếu cho phép phân bổ sẽ làm cho giá trị nhập kho của các hàng hóa này tăng lên, dẫn tới đơn giá xuất kho sẽ thay đổi so với đơn giá xuất kho lúc trước khi phân bổ chi phí.
* Lưu ý:

• Đối với phương pháp đích danh thì không nên phân bổ chi phí mua hàng vào lô hàng mua về đã xuất, có thể phân bổ cho những lô hàng khác, còn nếu vẫn muốn phân bổ cho lô hàng mua về đó thì sẽ phải bỏ ghi các chứng từ xuất kho liên quan, phân bổ chi phí vào lô hàng này, sau đó làm lại các chứng từ xuất liên quan.
• Đối với phương pháp nhập trước xuất trước nếu vẫn muốn phân bổ chi phí mua hàng cho các hóa đơn mua hàng thì có thể tự phân bổ tay ở bên ngoài, sau đó nhập số tiền phân bổ cho mỗi hóa đơn mua hàng vào cột chi phí mua hàng hoặc có thể làm điều chỉnh giá trị hàng tồn kho, chọn điều chỉnh về mặt giá trị.

3. Phân bổ nhiều chứng từ mua dịch vụ cho 1 hóa đơn mua hàng
- Bước 1: Thêm mới các hóa đơn mua dịch vụ, tích vào nút " Là chi phí mua hàng", định khoản: Nợ TK kho (152,156...)/Có TK lq (111,331...), cất giữ chứng từ.
- Bước 2: Thêm mới hóa đơn mua hàng, khai báo các thông tin mặt hàng, số lượng, đơn giá, thành tiền
- Bước 3: Tích vào nút "Phân bổ chi phí", chọn tới các chứng từ chi phí mua dịch vụ cần phân bổ, phân bổ theo số lượng hoặc giá trị. Khi đó tât cả các chứng từ mua dịch vụ đã chọn sẽ được phân bổ cho hóa đơn mua hàng đó.

4. Phân bổ nhiều chứng từ mua dịch vụ cho nhiều hóa đơn mua hàng
Hiện tại trên chương trình chưa phân bổ tự động được nhiều chứng từ mua dịch vụ cho nhiều hóa đơn mua hàng. Nên nếu gặp trường hợp này sẽ thực hiện như sau:
- Bước 1: Thêm mới các hóa đơn mua dịch vụ, không tích vào nút "Là chi phí mua hàng", định khoản: Nợ TK kho (152,156...)/Có TK lq (111,331...), cất giữ chứng từ.
- Bước 2: Tự phân bổ chi phí dịch vụ ở bên ngoài, xác định xem phân bổ cho mỗi hóa đơn mua hàng bao nhiêu phí dịch vụ
- Bước 3: Thêm mới hóa đơn mua hàng, khai báo các thông tin mặt hàng, số lượng, đơn giá, thành tiền, tích vào nút "Phân bổ chi phí", tự nhập tay số tiền chi phí phân bổ cho hóa đơn mua hàng này, tích phân bổ theo số lượng hoặc giá trị, nhấn nút "Đồng ý", chương trình sẽ sinh ra chứng từ Mua dịch vụ để hạch toán khoản chi phí đó, nhấn nút "Hoãn" để xóa không lưu chứng từ Mua dịch vụ vừa sinh. Khi đó, chi phí dịch vụ sẽ được phân bổ cho từng mã hàng trong hóa đơn mua hàng.
- Bước 4: Thêm mới các hóa đơn mua hàng khác và phân bổ chi phí dịch vụ tương tự như vậy