CHIA SẺ CÁCH QUẢN LÝ, LƯU TRỮ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ HIỆU QUẢ

[Vũ Xuân Quỳnh]

I. TẠI SAO CẦN LƯU TRỮ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ ?

Theo quy định của cơ quan thuế, hoá đơn sau khi được khởi tạo cần phải được lưu trữ theo thời hạn quy định của Luật Kế toán, thông thường là 10 năm. Để tránh tình trạng mất dữ liệu hóa đơn do nhiễm virus máy tính hoặc sự cố kỹ thuật ngoài ý muốn, các doanh nghiệp nên hợp tác với đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín thông qua các chứng chỉ về an toàn, bảo mật thông tin dữ liệu.

II. HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ CÓ NHỮNG DẠNG NÀO ?

Hóa đơn điện tử ( HĐĐT) bao gồm ít nhất 2 file luôn đi cùng nhau là bản thể hiện của hóa đơn (file PDF) và file dữ liệu hóa đơn (phổ biến nhất là file XML)

1. Bản thể hiện của hóa đơn (file PDF) là file thể hiện nội dung kinh tế nghiệp vụ của HĐĐT; có dạng như một tờ hóa đơn thông thường, tuy nhiên do chỉ là bản thể hiện của file XML nên file PDF hoặc bản in này KHÔNG CÓ GIÁ TRỊ PHÁP LÝ
2. File dữ liệu hóa đơn (file XML) là file chứa dữ liệu của toàn bộ hóa đơn, file CÓ GIÁ TRỊ PHÁP LÝ khi chưa bị sửa đổi.

III. QUY ĐỊNH VỀ LƯU TRỮ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ ĐẦU VÀO

Tại Điều 11, Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định việc lưu trữ hóa đơn điện tử cần tuân thủ các quy định sau:

• Hóa đơn điện tử phải được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử.
• Các cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn, áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ HĐĐT phù hợp với đặc thù kinh doanh và khả năng công nghệ của mình.
• Việc lưu trữ hóa đơn điện tử đáp ứng tối thiểu 3 yêu cầu sau:
• Tính an toàn bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ. Thông tin hóa đơn tuyệt đối không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ;
• Lưu trữ HĐĐT theo đúng và đủ thời hạn theo quy định của pháp luật về kế toán;
• HĐĐT được in ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.
• HĐĐT đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định, nếu không có quy định khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì được phép tiêu hủy.

IV. CÁCH LƯU TRỮ HÓA ĐƠN VỚI BÊN MUA VÀ BÊN BÁN

Đối với bên bán​	Đối với bên mua​
1. Bên bán phải lưu trữ hóa đơn điện tử trong 10 năm	1. Sử dụng các vật như ổ cứng di động, USB, máy tính để lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào (vì hóa đơn điện tử có định dạng XML).
2. Bên bán không cần lưu trữ hóa đơn điện tử ở dạng giấy mà có thể lưu ở dạng điện tử (định dạng XML) khi sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử.	2. Bên mua cũng có thể lưu trữ hóa đơn điện tử bằng 2 dạng là DPF và XML.
3. Ngay khi tạo lập hóa đơn trên phần mềm, các dữ liệu đã được lưu trên hệ thống. Để tránh trường hợp rủi ro khi lưu trữ online, nên export dữ liệu và nến lại dưới dạng .zip lưu vào trong ổ cứng.	3. Cần lưu ý là bản PDF chỉ là bản thể hiện nên không có giá trị pháp lý.

V. HƯỚNG DẪN LƯU TRỮ HÓA ĐƠN AN TOÀN, KHOA HỌC ĐỐI VỚI HÓA ĐƠN MUA VÀO.


Cách 1: Lưu trữ bằng Gmail

Bước 1: Tạo nhãn mới trên gmail​

​

Bước 2: Đặt tên cho nhãn​

​

Ở phần này, có thể tạo các nhãn con ví dụ theo từng Quý bằng cách nhấn Tạo nhãn mới sau đó chọn thư mục gốc là HÓA ĐƠN ĐẦU VÀO vừa mới khai báo​

​

Bước 3: Chọn những hóa đơn cần lưu trữ để bỏ vào nhãn mới tạo​

​

Nhấn vào nhãn vừa tạo sẽ thấy các hóa đơn đã được di chuyển vào​

​

​

Ưu và nhược điểm

Cách 2: Lưu vào thư mục trên máy tính

Hầu hết các kế toán đã quen với quy trình làm việc thủ công với hóa đơn giấy. Cách này sẽ tốn nhiều phi phí in ấn và công sức của kế toán khi muốn tìm lại hóa đơn. Tuy nhiên, đây chưa phải là cách hay khi đã có phần mềm xử lý hóa đơn điện tử đầu vào.

Ưu và nhược điểm

Cách 3: Đồng bộ thư mục máy tính chứa hóa đơn lên Google Drive

Sau khi nhận được hóa đơn điện tử, anh/chị thực hiện tải file XML về lưu vào 1 thư mục trên máy tính để lưu trữ online anh/chị có thể tham khảo các đồng bộ thư mục hóa đơn tự động lên google drive theo hướng dẫn tại đây​

​

Ưu và nhược điểm​

​

​

​

Cách 4: Lưu trữ hóa đơn đầu vào trên bảng kê excel

Một cách quản lý hóa đơn điện tử đầu vào kế toán thường dùng đó là quản lý bằng bảng tính excel. Khi nhận được email kế toán thực hiện nhập liệu thủ công lên bảng tính excel, đổi tên file hóa đơn đó tương ứng với Mst, tên người bán, số hóa đơn và gắn đường link mã tra cứu đến hòm thư.

Ưu và nhược điểm

Cách 5: Sử dụng phần mềm xử lý – quản lý hóa đơn điện tử đầu vào


Cách cuối cùng cũng là cách hiệu quả nhất đó là sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn điện tử đầu vào. Với cách này, người dùng có thể dễ dàng quản lý và lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào. Cụ thể:

• Khởi tạo Email để nhận hóa đơn điện tử đầu vào trên phần mềm.
• Tự động kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của hóa đơn đầu vào nhận được.
• Tự động cập nhật thông tin lên phần mềm kế toán .

Xem hướng dẫn chi tiết : TẠI ĐÂY

Ưu và nhược điểm

​

​

Tham gia ngay vào Cộng đồng hỗ trợ MISA meInvoice - Hóa đơn điện tử MISA để được giao lưu, học hỏi và hỗ trợ miễn phí từ MISA và cộng đồng thành viên.
BẤM VÀO ĐÂY

​

 

[Nguyễn Trọng Đại]