CHIA SẺ CÁCH QUẢN LÝ, LƯU TRỮ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ HIỆU QUẢ

Vũ Xuân Quỳnh

New Member

I. TẠI SAO CẦN LƯU TRỮ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ ?


Theo quy định của cơ quan thuế, hoá đơn sau khi được khởi tạo cần phải được lưu trữ theo thời hạn quy định của Luật Kế toán, thông thường là 10 năm. Để tránh tình trạng mất dữ liệu hóa đơn do nhiễm virus máy tính hoặc sự cố kỹ thuật ngoài ý muốn, các doanh nghiệp nên hợp tác với đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín thông qua các chứng chỉ về an toàn, bảo mật thông tin dữ liệu.

II. HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ CÓ NHỮNG DẠNG NÀO ?

Hóa đơn điện tử ( HĐĐT) bao gồm ít nhất 2 file luôn đi cùng nhau là bản thể hiện của hóa đơn (file PDF) và file dữ liệu hóa đơn (phổ biến nhất là file XML)
  1. Bản thể hiện của hóa đơn (file PDF) là file thể hiện nội dung kinh tế nghiệp vụ của HĐĐT; có dạng như một tờ hóa đơn thông thường, tuy nhiên do chỉ là bản thể hiện của file XML nên file PDF hoặc bản in này KHÔNG CÓ GIÁ TRỊ PHÁP LÝ
  2. File dữ liệu hóa đơn (file XML) là file chứa dữ liệu của toàn bộ hóa đơn, file CÓ GIÁ TRỊ PHÁP LÝ khi chưa bị sửa đổi.

III. HƯỚNG DẪN LƯU TRỮ HÓA ĐƠN AN TOÀN, KHOA HỌC ĐỐI VỚI HÓA ĐƠN MUA VÀO.


Cách 1: Lưu trữ bằng Gmail

Bước 1: Tạo nhãn mới trên gmail​

upload_2020-11-19_11-23-19.png

Bước 2: Đặt tên cho nhãn​

upload_2020-11-19_11-25-23.png

Ở phần này, có thể tạo các nhãn con ví dụ theo từng Quý bằng cách nhấn Tạo nhãn mới sau đó chọn thư mục gốc là HÓA ĐƠN ĐẦU VÀO vừa mới khai báo​

upload_2020-11-19_11-33-53.png

Bước 3: Chọn những hóa đơn cần lưu trữ để bỏ vào nhãn mới tạo​

upload_2020-11-19_11-36-29.png

Nhấn vào nhãn vừa tạo sẽ thấy các hóa đơn đã được di chuyển vào​


upload_2020-11-19_11-38-11.png


Cách 2 : Quản lý bằng phần mềm meInvoice Web
Hiện tại trên phần mềm meInvoice Web có phần hỗ trợ nhập, quản lý hóa đơn đầu vào cho doanh nghiệp
Chi tiết anh/chị có thể tham khảo hướng dẫn tại đây.
Muốn xem lại các hóa đơn đầu vào anh chị vào danh sách hóa đơn điện tử nhấn vào mũi tên chọn Xem.

upload_2020-11-19_15-25-37.png



Cách 3: Đồng bộ thư mục máy tính chứa hóa đơn lên Google Drive

Sau khi nhận được hóa đơn điện tử, anh/chị thực hiện tải file XML về lưu vào 1 thư mục trên máy tính để lưu trữ online anh/chị có thể tham khảo các đồng bộ thư mục hóa đơn tự động lên google drive theo hướng dẫn tại đây
Cách 4: Lưu vào thư mục trên máy tính

Khi nhận được email kế toán tải xuống lưu trữ tại thư mục trên máy tính (như lưu 1 file Excel), Đổi tên file hóa đơn đó tương ứng với Mst, tên người bán, số hóa đơn.
 
Sửa lần cuối:
Top