Báo cáo chi tiết chênh lệch giá bán và giá vốn số liệu không đúng

[Phạm Thị Thu]

Vấn đề:
Báo cáo chi tiết chênh lệch giá bán và giá vốn số liệu không đúng

Giải pháp:
Biểu hiện 1: Số liệu tại cột đơn giá vốn lớn hơn cột đơn giá bán --> dẫn tới chênh lệch cuối kỳ bị âm
Nguyên nhân: Do người dùng có làm các phiếu xuất kho thông thường (không phải phiếu xuất kho bán hàng), định khoản: Nợ TK 632/Có TK kho Mà hiện tại báo cáo này cột Đơn giá vốn =Thành tiền/Số lượng tiêu thụ
Trong đó:

• Thành tiền: đang lấy từ tất cả các phiếu xuất kho (xuất kho bán hàng+ phiếu xuất kho thông thường có định khoản Nợ TK 632)
• Số lượng tiêu thụ: lấy từ số lượng trên các phiếu xuất kho bán hàng

--> Vì vậy đơn giá vốn tính ra sẽ lớn hơn đơn giá bán hoặc chênh lệch cuối kỳ sẽ bị âm
Khắc phục: Người dùng xem lại cách lấy số liệu, đồng thời hỏi xem lại tại sao hóa đơn bán hàng đã làm kiêm phiếu xuất kho rồi lại có hạch toán thêm cả những phiếu xuất kho thông thường định khoản Nợ TK 632/Có TK kho
Nếu những phiếu xuất kho đó là cho xuất dùng nội bộ thì sửa lại TK Nợ về TK khác (ví dụ: TK 641,642,811...) thì sau đó xem báo cáo sẽ đúng.

Biểu hiện 2: Cột Trị giá vốn trên sổ không giống với Tổng phát sinh Nợ trên Sổ Cái TK 632 với cùng thời gian xem
Nguyên nhân:

• Do cột Trị giá vốn trên báo cáo này đang cộng từ số tiền của tất cả các phiếu xuất kho có định khoản Nợ TK 632, không lấy các chứng từ định khoản Nợ TK 632 mà làm trong các phân hệ khác (Quỹ, Ngân hàng, chứng từ nghiệp vụ khác)
• Tổng phát sinh Nợ Trên Sổ Cái TK 632: là tổng cộng số tiền của tất cả các chứng từ có định khoản Nợ TK 632, kể cả các chứng từ làm ở phân hệ khác (Quỹ, Ngân hàng, chứng từ nghiệp vụ khác)

Khắc phục:

• Tìm kiếm những chứng từ có làm ở các phân hệ khác (Quỹ, ngân hàng, chứng từ nghiệp vụ khác) mà có định khoản Nợ TK 632 Theo hướng dẫn

• Vào Tìm kiếm\tìm theo Tài khoản Nợ là 632, không tích "Nhóm theo chứng từ":

• Tại màn hình kết quả, lọc xem những chứng từ nào không phải là "Hóa đơn bán hàng" và "Phiếu xuất kho"

Biểu hiện 3: Cột Thành tiền của bên bán không giống với Tổng phát sinh Có trên Sổ Cái TK 511 với cùng thời gian xem
Nguyên nhân 1:

• Do cột Thành tiền của bên bán đang lấy số tiền tổng cộng của các Hóa đơn bán hàng
• Tổng phát sinh Có trên Sổ Cái TK 511: đang lấy lên tất cả các chứng từ có định khoản Có TK 511 (cả hóa đơn bán hàng và các chứng từ làm ở phân hệ Quỹ, Ngân hàng, Chứng từ nghiệp vụ khác mà định khoản Có TK 511)

Khắc phục 1:

• Tìm kiếm những chứng từ làm ở phân hệ Quỹ, ngân hàng, chứng từ nghiệp vụ khác mà định khoản Có TK 511 theo cách
  • Vào Tìm kiếm\tìm theo tài khoản Có TK 511, không tích "Nhóm theo tài khoản"
  • Tại màn hình kếzzzt quả, lọc xem những chứng từ nào mà không phải là Hóa đơn bán hàng

Nguyên nhân 2: Do có những hóa đơn bán hàng định khoản TK Có không phải là 511. Ví dụ định khoản Có TK 711,512.. Vì vậy trên báo cáo chênh lệch thì có cộng số tiền lên nhưng Sổ Cái TK 511 thì sẽ không có số tiền của các hóa đơn này.
Khắc phục 2:

• Hướng dẫn vào Tìm kiếm những Hóa đơn bán hàng TK Có không phải là 511 theo cách

• Vào Tìm kiếm\Tìm theo Loại chứng từ là Hóa đơn bán hàng,không tích vào nút "Nhóm theo chứng từ"\Tìm:
• Trong màn hình kết quả tìm kiếm, tại cột "TK Có" lọc theo điều kiện "Không chứa" 511