3 NGUYÊN TẮC XUẤT HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ MÀ KẾ TOÁN CẦN NẮM VỮNG

Vũ Xuân Quỳnh

Moderator
Nhân viên MISA
Để đảm bảo tính hợp lý, hợp pháp của hóa đơn khi phát hành, kế toán cần lưu ý 3 nguyên tắc quan trọng sau đây

3 nguyên tắc xuất hóa đơn.png



I. Nguyên tắc xuất hóa đơn điện tử

1.Tiêu thức thể hiện trên hóa đơn
Các doanh nghiệp khi lập, xuất hóa đơn cần đảm bảo đầy đủ các tiêu thức, nội dung quy định. Cụ thể, theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP, hóa đơn điện tử phải đảm bảo đầy đủ các nội dung cơ bản sau:​
  • Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn.​
  • Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán.
  • Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu người mua có mã số thuế).
  • Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế GTGT, thuế suất thuế GTGT, tổng số tiền thuế GTGT theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế GTGT, tổng tiền thanh toán đã có thuế GTGT trong trường hợp là hóa đơn GTGT.
  • Tổng số tiền thanh toán.
  • Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán.
  • Chữ ký số, chữ ký điện tử của người mua (nếu có).
  • Thời điểm lập hóa đơn điện tử.
  • Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
  • Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước và nội dung khác liên quan (nếu có).
  • Ngoài ra, một số trường hợp thì nội dung hóa đơn điện tử có thể không cần đầy đủ theo quy định. Những trường hợp này sẽ thực hiện nội dung hóa đơn khi lập và xuất theo hướng dẫn của Bộ Tài Chính.
2. Thời điểm lập hóa đơn điện tử.
Theo Điều 7 Nghị định 119/2018/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn điện tử được quy định như sau:​
  • Thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
  • Thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ hoặc thời điểm lập hóa đơn cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
  • Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.
  • Bộ Tài chính căn cứ quy định của pháp luật thuế giá trị gia tăng, pháp luật quản lý thuế để hướng dẫn cụ thể thời điểm lập hóa đơn đối với các trường hợp khác và nội dung quy định tại Điều này.


Tham gia ngay vào Cộng đồng hỗ trợ MISA meInvoice - Hóa đơn điện tử MISA để được giao lưu, học hỏi và hỗ trợ miễn phí từ MISA và cộng đồng thành viên .
BẤM VÀO ĐÂY

THAM GIA NGAY (6).png


II. Nguyên tắc về xử lý hóa đơn khi có sai sót.


1. Hướng dẫn xử lý sai sót.
Về nguyên tắc khi đã xuất hóa đơn điện tử cho khách hàng, phát hiện hóa đơn có sai sót sẽ được xử lý theo từng trường hợp cụ thể dưới đây:​
- Trường hợp 1: Hóa đơn được lập phát hiện sai sót nhưng chưa giao cho người mua:​
+ Nếu chưa gửi hóa đơn cho khách hàng thì được phép xóa hóa đơn lập sai và xuất hóa đơn mới ( Theo công văn 3411/ TCT-CS ngày 29/8/2019 )​
- Trường hợp 2: Hóa đơn điện tử đã xuất nhưng phát hiện sai sót đã giao cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc đã giao hàng nhưng hai bên chưa kê khai thuế:​
+ Người bán lập biên bản hủy hóa đơn ghi rõ sai sót có sự đồng ý và xác nhận của người bán và người mua.​
+ Người bán thực hiện Hủy hóa đơn sai sót​
+ Người bán thực hiện lập hóa đơn điện tử thay thế để gửi cho người mua, trên hóa đơn thay thế phải có dòng chữ “Hóa đơn này thay thế hóa đơn số…, ký hiệu …, gửi ngày … tháng … năm…”​
Lưu ý: Việc hủy hóa đơn điện tử có hiệu lực theo đúng thời hạn do các bên tham gia đã thoả thuận. Hóa đơn điện tử đã hủy phải được lưu trữ phục vụ việc tra cứu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.​
- Trường hợp 3: Hóa đơn điện tử đã xuất phát hiện sai sót đã được gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế:​
+ Người bán lập biên bản điều chỉnh hóa đơn ghi rõ sai sót có sự đồng ý và xác nhận của người bán và người mua;​
+ Người bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót để gửi cho người mua, trên hóa đơn ghi rõ điều chỉnh (tăng, giám) số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng…, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn số…, ký hiệu…Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh, người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào. Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).​
- Trường hợp 4: Riêng đối với trường hợp sai tên công ty, địa chỉ nhưng đúng mã số thuế thì chỉ cần lập biên bản điều chỉnh.​

2. Lập và ký biên bản điều chỉnh hóa đơn

Để đảm bảo nguyên tắc : Biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử phải có đủ chữ ký của bên mua và bên bán:​
  • Nếu bên mua có chữ ký điện tử thì biên bản điều chỉnh được lập và ký điện tử
  • Nếu bên mua không có chữ ký điện tử thì biên bản điều chỉnh phải được lập bằng giấy và ký trực tiếp


III. Các lưu ý khi xuất hóa đơn điện tử

- Bên mua không có nhu cầu lấy hóa đơn, bên bán vẫn phải xuất hóa đơn, ghi rõ khách hàng lẻ không lấy hóa đơn.​
- Từ ngày 01/11/2020, không phân biệt giá trị hóa đơn, tất cả các lần bán hàng hóa, dịch vụ của đơn vị đều thực hiện xuất hóa đơn theo đúng quy định.​
- Nội dung trong hóa đơn điện tử yêu cầu rõ ràng chính xác, danh mục hàng hóa, dịch vụ và không được xuất kèm bảng kê.​
- Hóa đơn được lập một lần thành nhiều liên với nội dung thống nhất trên các liên có cùng một số và phải được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn.​
 
Sửa lần cuối:
Top