Tất tần tật cách hạch toán kế toán trong lĩnh vực giáo dục

[Lê Bão Sơn]

Nhằm tổng hợp chi tiết những kiến thức cho kế toán lĩnh vực giáo dục về cách hạch toán, dưới đây là đầy đủ những khoản thu, chi và cách hạch toán chi tiết cho kế toán doanh nghiệp lĩnh vực giáo dục mà kế toán cần biết.

I. Các khoản thu theo quy định để hạch toán lĩnh vực giáo dục
1. Học phí hạch toán kế toán trong lĩnh vực giáo dục

– Khi thu tiền hạch toán: Nợ TK 1111/ Có TK 531 (chi tiết từng khoản thu)
– Nộp KBNN: Nợ TK 1121/ Có TK 1111 – Rút tiền về chi hoạt động: Nợ TK 1111/ Có TK 1121 – Khi chi các hoạt động: Nợ TK 642 /Có TK 1111,1121
Trongđó:
+ 40% chi cải cách tiền lương (xem hướng dẫn hạch toán tại mục 2)
+ Số còn lại chi hoạt động: cuối năm sau khi thực hiện hết các nhiệm vụ, nếu còn dư phải có thuyết minh nguồn kinh phí tiết kiệm được và trích lập các quỹ)
– Tạm chi bổ sung thu nhập (nếu có): Nợ TK 1371/ Có TK 334
– Khi chi bổ sung thu nhập: Nợ TK334/ Có TK 1111,1121
– Cuối năm kết chuyển (phần mềm tự động kết chuyển không phải hạch toán):
+ Kết chuyển doanh thu: Nợ TK 531 /Có TK 911
+ Kết chuyển chi phí: Nợ TK 911 /Có TK 642
+ Xác định kết quả các hoạt động (chênh lệch thu chi): Nợ TK 911 /Có TK 421
– Trích lập các quỹ: Nợ TK 421 / Có TK 431
– Chuyển số đã tạm chi bổ sung thu nhập trong năm: Nợ TK 431 /Có TK 1371

2. Hạch toán nguồn cải cách tiền lương (chứng từ là chi lương, các khoản phụ cấp lương và các khoản đóng góp)

– Xác định số tiền để thực hiện cải cách tiền lương: Nợ TK 4211 / Có TK 468
– Khi chi từ thực hiện cải cách tiền lương: Nợ TK 611 /Có TK 3341 đồng thời hạch toán: Nợ TK 3341 /Có TK 1111
– Kết chuyển phần chi từ thực hiện cải cách tiền lương: Nợ TK 468 /Có TK4211

3. Phí trông giữ xe đạp:

– Khi thu tiền hạch toán: Nợ TK 1111/ Có TK 531
– Xác định Thuế TNDN 2% / tổng thu: Nợ TK 821/ Có TK 3334
– Khi nộp thuế TNDN: Nợ TK 3334/ Có TK 1111
– Khi chi các hoạt động: Nợ TK 642 /Có TK 1111 (mua tài sản, công cụ dụng cụ, khấu hao TSCĐ hàng năm…hạch toán theo TT107)
– Cuối năm kết chuyển (phần mềm tự động kết chuyển không phải hạch toán):
+ Kết chuyển doanh thu: Nợ TK 531 /Có TK 911
+ Kết chuyển chi phí: Nợ TK 911 /Có TK 642
+ Kết chuyển thuế TNDN: Nợ TK 911 /Có TK 821

4. Phí tuyển sinh vào lớp 10 :

a) Đơn vị hạch toán:
– Khi thu tiền hạch toán: Nợ TK 1111/ Có TK 338
– Nộp KBNN: Nợ TK 1121/ Có TK 1111
– Chuyển khoản về Sở : Nợ TK 338/ Có TK 112
– Bổ sung nguồn thu tại đơn vị : Nợ TK 338/ Có TK 531
-Rút tiền về chi công tác coi thi: Nợ TK 1111/ Có TK 1121
– Khi chi: Nợ TK 642 /Có TK 1111
– Cuối năm kết chuyển (phần mềm tự động kết chuyển không phải hạch toán):
+ Kết chuyển doanh thu: Nợ TK 531 /Có TK 911
+ Kết chuyển chi phí: Nợ TK911 /Có TK642

b) Sở GD&ĐT hạch toán:
– Nhận tiền các đơn vị chuyển về Sở: Nợ TK 1121/ Có TK 531
– Rút tiền: Nợ TK 1111/ Có TK 1121
– Khi chi: Nợ TK 642 / Có TK 1111
– Cuối năm kết chuyển (phần mềm tự động kết chuyển không phải hạch toán):
+ Kết chuyển doanh thu: Nợ TK 531 /Có TK 911
+ Kết chuyển chi phí: Nợ TK 911 / Có TK 642

5.Thu tiền nguyện vọng Cao đẳng, Đại học :

a) Đơn vị hạch toán:
– Khi thu tiền hạch toán: Nợ TK 1111/ Có TK 338
– Nộp KBNN: Nợ TK 1121/ Có TK 1111
– Chuyển khoản về Sở : Nợ TK 338/ Có TK 112
– Bổ sung nguồn thu tại đơn vị : Nợ TK 338/ Có TK 531
– Rút tiền về chi công tác coi thi: Nợ TK 1111/ Có TK 1121
– Khi chi: Nợ TK 642 / Có TK 1111
– Cuối năm kết chuyển (phần mềm tự động kết chuyển không phải hạch toán):
+ Kết chuyển doanh thu: Nợ TK 531 /Có TK 911
+ Kết chuyển chi phí: Nợ TK 911/ Có TK 642

b) Sở GD&ĐT hạch toán:
– Nhận tiền các đơn vị chuyển về Sở: Nợ TK 1121/ Có TK 338
– Chuyển tiền cho các trường ĐH, BộGD&ĐT: Nợ TK 338/ Có TK112
– Bổ sung nguồn chi tại Sở: Nợ TK 338/ Có TK 531
– Rút tiền: Nợ TK 1111/ Có TK 1121
– Khi chi: Nợ TK 642 /Có TK 1111
– Cuối năm kết chuyển (phần mềm tự động kết chuyển không phải hạch toán):
+ Kết chuyển doanh thu :Nợ TK 531 / Có TK 911
+ Kết chuyển chi phí: Nợ TK 911 / Có TK 642

6. Dạy thêm học thêm:

– Khi thu tiền hạch toán : Nợ TK 1111/ Có TK 531
– Khi chi các hoạt động: Nợ TK 642 /Có TK 1111 (chi phí quản lý lương, bảo hiểm, điện, nước…của bộ phận quản lý)
– Khi chi liên quan trực tiếp đến hoạt động dịch vụ: Nợ TK154/Có TK111 (Chi phí nguyên liệu, vật liệu liên quan trực tiếp đến việc giảng dạy, chi phí tiền lương thầy cô giáo trực tiếp giảng dạy)
– Cuối năm kết chuyển số nguyên vật liệu trực tiếp Nợ TK 632/ Có TK154
– Hạch toán chi phúc lợi quaTK tạm chi: Nợ TK 1378/ Có TK 1111
– Cuối năm kết chuyển (phần mềm tự động kết chuyển không phải hạch toán):
+ Kết chuyển doanh thu: Nợ TK 531 /Có TK 911
+ Kết chuyển giá vốn: Nợ TK911/Có TK 632
+ Kết chuyển chi phí: Nợ TK 911 /Có TK 642
+ Kết chuyển sang tài khoản thặng dư chi quỹ phúc lợi Nợ TK 911 /Có TK 421
– Chuyển số đã tạm chi phúc lợi trong năm: Nợ TK 421 /Có TK 431
– Đồng thời: Nợ TK 431 /Có TK 1378
– Nếu còn tiền sang năm sau tiếp tục chi Quỹ phúc lợi: Nợ TK 431/ Có TK 111

7. Thu liên kết đào tạo khối trung tâm (Học sinh THCS học nghề)

– Nhận tiền do Trường liên kết chuyển: Nợ TK 1121/Có TK 531
– Rút tiền về chi hoạt động: Nợ TK 1111/ Có TK 1121
– Khi chi các hoạt động: Nợ TK 642 /Có TK 1111,1121 (chi phí quản lý lương, bảo hiểm, điện, nước…của bộ phận quản lý)
– Khi chi liên quan trực tiếp đến hoạt động dịch vụ: Nợ TK154/Có TK111, 1121 (Chi phí nguyên liệu, vật liệu liên quan trực tiếp đến việc giảng dạy…)
– Cuối năm kết chuyển số nguyên vật liệu trực tiếp Nợ TK 632/ Có TK 154
– Cuối năm kết chuyển (phần mềm tự động kết chuyển không phải hạch toán):
+ Kết chuyển doanh thu: Nợ TK 531 /Có TK 911
+ Kết chuyển giá vốn: Nợ TK911/Có TK632
+ Kết chuyển chi phí: Nợ TK 911 /Có TK 642
+ Kết chuyển xác định kết quả các hoạt động (chênh lệch thu chi): Nợ TK 911 /Có TK 421
– Trích lập các quỹ (nếu có): Nợ TK 421 /Có TK 431

8. Thu Bảo hiểm Y tế:

– Thu hộ cơ quan bảo hiểm :Nợ TK 1111/ Có TK 338
– Nộp BHYT: Nợ TK 338/ Có TK 111
* Khi nhận được báo Có của cơ quan BH tiền chăm sóc sk ban đầu NợTK112 /Có TK 338

– Chi hộ cơ quan BH tiền chăm sóc sức khỏe ban đầu: Nợ TK138/Có TK 111,112
– Đồng thời thanh toán bù trừ: Nợ TK338/Có TK 138

* Khi nhận được báo Có của cơ quan BH tiền hoa hồng Nợ TK 112,111/ Có TK 531
– Khi chi các hoạt động: Nợ TK 642 /Có TK 111,112
– Cuối năm kết chuyển (phần mềm tự động kết chuyển khôn gphải hạch toán):
+ Kết chuyển doanh thu: NợT K531 / Có TK 911
+ Kết chuyển chi phí: Nợ TK 911 /Có TK 642

9. Thu các dịch vụ khác:

– Nhận tiền do các đơn vị chi trả: Nợ TK 1111, 1121/Có TK 531
-Rút tiền về chi hoạt động: Nợ TK 1111/ Có TK 1121
– Khi chi các hoạt động: Nợ TK 642 /Có TK 1111,1121 (chi phí quản lý lương, bảo hiểm, điện, nước…của bộ phận quản lý)
– Khi chi liên quan trực tiếp đến hoạt động dịch vụ: Nợ TK 154/Có TK111, 1121 (Chi phí nguyên liệu, vật liệu liên quan trực tiếp đến việc giảng dạy…)
– Cuối năm kết chuyển số nguyên vật liệu trực tiếp Nợ TK 632/Có TK 154
– Tạm chi bổ sung thu nhập (nếu có): Nợ TK 1371/ Có TK334
– Khi chi bổ sung thu nhập: Nợ TK 334 /Có TK 1111,1121
– Cuối năm kết chuyển (phần mềm tự động kết chuyển không phải hạch toán):
+ Kết chuyển doanh thu: Nợ TK 531 /Có TK 911
+ Kết chuyển giá vốn: Nợ TK 911/Có TK 632
+ Kết chuyển chi phí: Nợ TK 911 /Có TK 642
+ Kết chuyển xác định kết quả các hoạt động, bổ sung thu nhập: Nợ TK 911 /Có TK 421
– Trích lập các quỹ: Nợ TK 421 /Có TK 431
– Chuyển số đã tạm chi bổ sung thu nhập trong năm: Nợ TK 431 /Có TK 1371

(Xem tiếp phần dưới)​

 

[Lê Bão Sơn]

II. Các khoản thu thỏa thuận và tự nguyện để hạch toán kế toán lĩnh vực giáo dục
1. Tiền ăn bán trú:

– Khi hu tiền hạch toán :Nợ TK 1111,1121 / Có TK 531 (chi tiết từng khoản thu)
– Khi chi mua gạo, chất đốt,mắm,muối….: Nợ TK 152/ Có TK 1111

– Khi xuất sử dụng: Nợ TK 6422 /Có TK 152
– Cuối năm kết chuyển (phần mềm tự động kết chuyển không phải hạch toán):
+ Kết chuyển doanh thu: Nợ TK 531 /Có TK 911
+ Kết chuyển chi phí: Nợ TK 911 /Có TK 6422

2. Tiền thuê người nấu ăn bán trú:

– Khi thu tiền hạch toán : Nợ TK 1111,1121 /Có TK 531 (chi tiết từng khoản thu)
– Khi chi trả tiền thuê người nấu: Nợ TK 6421/ Có TK 1111
– Cuối năm kết chuyển (phần mềm tự động kết chuyển không phải hạch toán):
+ Kết chuyển doanh thu: Nợ TK 531 /Có TK 911
+ Kết chuyển chi phí: Nợ TK 911 /Có TK 6421

3.Tiền nước uống:

– Khi thu tiền hạch toán : Nợ TK 1111,1121 /Có TK 531 (chi tiết từng khoản thu)
– Khi chi mua nước, ….: Nợ TK 152/Có TK 1111
– Khi xuất sử dụng: Nợ TK 6422 / Có TK 152
– Cuối năm kết chuyển (phần mềm tự động kết chuyển không phải hạch toán):
+ Kết chuyển doanh thu: Nợ TK 531 /Có TK 911
+ Kết chuyển chi phí: Nợ TK 911 /Có TK 6422

4.Tiền vệ sinh:

a) Mua giấy vệ sinh, chổi,vật tư phục vụ vệ sinh:
– Khi thu tiền hạch toán : Nợ TK 1111,1121 /Có TK 531 (chi tiết từng khoản thu)
– Khi chi mua vật tư: Nợ TK 152/Có TK 1111
– Khi xuất sử dụng: Nợ TK 6422 /Có TK 152
– Cuối năm kết chuyển(phần mềm tự động kết chuyển không phải hạch toán):
+ Kết chuyển doanh thu: Nợ TK 531 /Có TK 911
+ Kết chuyển chi phí: Nợ TK 911 /Có TK 6422

b) Tiền thuê lao công:
– Khi thu tiền hạch toán : Nợ TK 1111,1121 /Có TK 531 (chi tiết từng khoản thu)
– Khi chi trả tiền thuê lao công: Nợ TK 6421/ Có TK 1111
– Cuối năm kết chuyển (phần mềm tự động kết chuyển không phải hạch toán):
+ Kết chuyển doanh thu: Nợ TK 531 /Có TK 911
+ Kết chuyển chi phí: Nợ TK 911 /Có TK 6421

5. Tiền phục vụ bán trú: Hạch toán như tiền thuê người nấu ăn bán trú 4

6. Tiền điện phục vụ chạy máy điều hòa: nguyên tắc thu đủ số tiền điện tiêu hao

– Khi thu tiền hạch toán : Nợ TK 1111 /Có TK 3381 (chi tiết thu hộ tiền điện)
– Khi chi trả tiền điện: NợTK3381/CóTK1111

7.Tiền mua đồ dùng bán trú: Đối với mua công cụ dụng cụ:

– Khi thu tiền hạch toán : Nợ TK 1111,1121 / Có TK 531 (chi tiết từng khoản thu)
– Khi chi mua công cụ dụng cụ: Nợ TK 6422/Có TK 1111
– Cuối năm kết chuyển(phần mềm tự động kết chuyển không phải hạch toán):
+ Kết chuyển doanh thu: Nợ TK 531 /Có TK 911
+ Kết chuyển chi phí: Nợ TK 911 /Có TK 6422 Đối với mua tài sản cố định (tài sản không mua bằng nguồn ngân sách):
+ Khi thu tiền hạch toán : Nợ TK 111, 112 / Có TK 531 (chi tiết đối tượng thu)
+ Khi chi mua TSCĐ hoặc sửa chữa cơ sở vật chất: Nợ TK 211/ Có TK 111,112 đồng thời hạch toán Nợ TK 43121/Có TK 43122
+ Cuối năm trích khấu hao TSCĐ: Nợ TK 43122 / Có TK 214 (tỷ lệ trích khấu hao tài sản theo Thông tư số 45/2018/TT-BTC ngày 7/5/2018 về hướng dẫn chế độ quản lý, tính hao mòn, khấu hao TSCĐ)
– Cuối năm kết chuyển (phần mềm tự động kết chuyển không phải hạch toán):
+ Kết chuyển doanh thu: Nợ TK 531 /Có TK 911
+ Kết chuyển sang tài khoản thặng dư: Nợ TK 911 /Có TK 421
– Trích lập quỹ phúc lợi: Nợ TK 421 / Có TK 43121

8. Các loại đồ dùng, dụng cụ, tài liệu học tập, thẻ học sinh,sổ liên lạc…

– Khi thu tiền hạch toán: Nợ TK 1111,1121 / Có TK 531 (chi tiết đối tượng thu)
– Khi chi: Nợ TK 6422/Có TK 1111
– Cuối năm kết chuyển (phần mềm tự động kết chuyển không phải hạch toán):
+ Kết chuyển doanh thu: Nợ TK 531 /Có TK 911
+ Kết chuyển chi phí: Nợ TK 911 /Có TK 6422

9.Tiền luyện kỹ năng làm bài thi: theo nguyên tắc thu đủ chi
– Khi thu tiền hạch toán : Nợ TK 1111,1121 / Có TK 531 (chi tiết đối tượng thu)
– Khi chi cho con người: Nợ TK 6421/ Có TK 1111
– Khi chi mua Văn phòng phẩm, vật tư: Nợ TK 6422/ Có TK 1111
– Cuối năm kết chuyển phần mềm tự động kết chuyển không phải hạch toán):
+ Kết chuyển doanh thu: Nợ TK 531 /Có TK 911
+ Kết chuyển chi phí: Nợ TK 911 /Có TK 6421 (6422)

10. Các khoản thu theo hoạt động trải nghiệm:
– Khi thu tiền hạch toán : Nợ TK 1111,1121 /Có TK 531 (chi tiết đối tượng thu)
– Khi chi tiền các hoạt động: Nợ TK642 / Có TK 111;112
– Cuối năm kết chuyển(phần mềmtự động kết chuyển không phải hạch toán):
+ Kết chuyển doanh thu: Nợ TK 531 /Có TK 911
+ Kết chuyển chi phí: Nợ TK 911 /Có TK 642

11. Tổ chức học tiếng Anh có giáo viên người nước ngoài:

– Khi thu tiền hạch toán : Nợ TK 1111,1121 / Có TK 531 (chi tiết đối tượng thu)
– Khi chi tiền các hoạt động: Nợ TK 642 /Có TK 111;112
– Cuối năm kết chuyển phần mềm tự động kết chuyển không phải hạch toán):
+ Kết chuyển doanh thu: Nợ TK 531 /Có TK 911
+ Kết chuyển chi phí: Nợ TK 911 /Có TK 642

12. Thu tự nguyện Số tiền thu được gửi vào tài khoản tiền gửi của đơn vị tại Kho bạc Nhà nước.

Khoản thu này được hạch toán, thanh quyết toán theo các quy định hiện hành.

a) Mua TSCĐ:
– Khi thu tiền hạch toán : Nợ TK 111, 112 / Có TK 531 (chi tiết đối tượng thu)
– Khi chi mua TSCĐ : Nợ TK 211/ Có TK 111,112 đồng thời hạch toán Nợ TK 43121/Có TK 43122
– Cuối năm trích khấu hao TSCĐ: Nợ TK 43122 / Có TK 214 (tỷ lệ trích khấu hao tài sản theo Thông tư số 45/2018/TT-BTC ngày 7/5/2018 về hướng dẫn chế độ quản lý, tính hao mòn, khấu hao TSCĐ)
– Cuối năm kết chuyển (phần mềm tự động kết chuyển không phải hạchtoán):
+ Kết chuyển doanh thu: Nợ TK 531 /Có TK 911
+ Kết chuyển sang tài khoản thặng dư: Nợ TK 911 /Có TK 421
– Tríchlập quỹ phúc lợi: Nợ TK 421 /Có TK 43121

b) Nâng cấp, sửa chữa TSCĐ:
– Khi thu tiền hạch toán : Nợ TK 111, 112 / Có TK 531 (chi tiết đối tượng thu)
– Khi sửa chữa cơ sở vật chất: Nợ TK 241/Có các TK 111, 112
– Toàn bộ chi phí nâng cấp TSCĐ hoàn thành ghi tăng nguyên giá TSCĐ, ghi: Nợ TK 211,213/ Có TK 241 đồng thời hạch toán Nợ TK 43121/ Có TK 43122
– Cuối năm trích khấu hao TSCĐ: Nợ TK 43122 / Có TK 214 (tỷ lệ trích khấu hao tài sản theo Thông tư số 45/2018/TT-BTC ngày 7/5/2018 về hướng dẫn chế độ quản lý, tính hao mòn,khấu hao TSCĐ)
– Cuối năm kết chuyển phần mềm tự động kết chuyển không phải hạch toán)
+ Kết chuyển doanh thu: Nợ TK 531 /Có TK 911
+ Kết chuyển sang tài khoản thặng dư: Nợ TK 911 /Có TK 421
– Trích lập quỹ phúc lợi:Nợ TK 421 /Có TK 43121

13. Hóa đơn Việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ phải thực hiện theo quy định hiện hành về hóa đơn chứng từ.

Căn cứ vào thực tế để áp dụng đúng hướng dẫn tại Điều 16 Nghị định 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010; Nghị định 04/2014/NĐ-CP và Thông tư số 39/2014/TT-BTC về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Mục 2.4 Điều 4 Thông tư số 96/2015/TT-BTC sửa đổi bổ sungThông tưsố 78/2014/TT-BTC.

14. Lưu ý hạch toán kế toán trong lĩnh vực giáo dục:

– Các khoản thu nếu chi không hết trong năm, số tiền còn lại sẽ có số dư bên Có TK 421, năm sau tiếp tục chi các hoạt động như các nội dung hướng dẫn hạch toán trên.
– Các gạch đầu dòng “Cuối năm kết chuyển (phần mềm tự động kết chuyển không phải hạch toán)”: kế toán không phải thực hiện hạch toán, cuối năm thực hiện kết chuyển tự động phần mềm sẽ tự kết chuyển.