Thúy Hằng 0106
New Member
Để việc quyết toán, kê khai và xử lý Hóa đơn điện tử chính xác, Kế toán phải nắm rõ các quy định về lưu trữ, hủy và tiêu hủy Hóa đơn điện tử.
>> Lợi ích và khó khăn khi Áp dụng Hóa đơn điện tử
>>Hướng dẫn cách tra cứu Hóa đơn điện tử GTGT hợp pháp? Hóa đơn điện tử thật hay giả?
>>Phần mềm Hóa đơn điện tử MeInvoice.vn – Giải pháp an toàn, bảo mật tuyệt đối cho Doanh nghiệp
Đối với những đối tượng tổ chức sử dụng hóa đơn điện tử theo thông tư 32 /2011/TT-BTC về khởi tạo, phát hành và sử dụng hoá đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ thì Lưu trữ, hủy và tiêu hủy hóa đơn điện tử thì xử lý như thế nào? Cùng MeInvoice.vn tìm hiểu rõ hơn tại bài viết dưới đây nhé!
1. Thế nào là lưu trữ, hủy và tiêu hủy Hóa đơn điện tử?
Người bán, người mua hàng hoá, dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính phải lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định của Luật Kế toán.
Trường hợp Hóa đơn điện tử được khởi tạo từ hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử thì tổ chức trung gian này cũng phải thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn nêu trên.
Người bán, người mua là đơn vị kế toán và tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử có trách nhiệm sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin (ví dụ như: bút nhớ (đĩa flash USB); đĩa CD và DVD; đĩa cứng gắn ngoài; đĩa cứng gắn trong) hoặc thực hiện sao lưu trực tuyến để bảo vệ dữ liệu của hóa đơn điện tử.
Người bán, người mua hàng hoá, dịch vụ sử dụng Hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính phải lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định của Luật Kế toán.
Huỷ hoá đơn điện tử là hình thức xoá dữ liệu hoá đơn trên các thiết bị điện tử hay sao lưu trực tuyến, để không thể truy xem hoá đơn theo mọi hình thức.
Hủy hóa đơn điện tử là làm cho hóa đơn đó không có giá trị sử dụng.
Tiêu hủy hóa đơn điện tử là làm cho hóa đơn điện tử không thể truy cập và tham chiếu đến thông tin chứa trong nó.
2. Hủy và Tiêu hủy Hóa đơn điện tử khi nào?
Hóa đơn điện tử đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định của Luật Kế toán nếu không có quyết định khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì được phép tiêu hủy. Việc tiêu hủy hóa đơn điện tử không được làm ảnh hưởng đến tính toàn vẹn của các hóa đơn điện tử chưa tiêu hủy và phải bảo đảm sự hoạt động bình thường của hệ thống thông tin.
Thủ tục tiêu hủy hóa đơn điện tử được thực hiện như thủ tục hủy hóa đơn quy định tại Nghị định số 51/2010/NĐ-CP của Chính phủ và Thông tư số 153/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính.
Trường hợp người bán hoặc người mua làm mất hóa đơn điện tử thì nếu các bên liên quan còn lưu trữ hóa đơn dưới dạng thông điệp dữ liệu thì người bán hoặc người mua yêu cầu người bán, người mua hoặc bên liên quan gửi lại hóa đơn điện tử.
Trường hợp người bán hoặc người mua làm mất hóa đơn điện tử và không thể liên hệ với các bên có liên quan để được gửi lại hóa đơn thì người bán, người mua thực hiện báo cáo mất hóa đơn theo quy định tại Thông tư số 153/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính.
3. Điều kiện lưu trữ Hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử đã lập được lưu trữ dưới dạng thông điệp dữ liệu và phải thoả mãn các điều kiện sau:
a) Nội dung của hoá đơn điện tử có thể truy cập và sử dụng được để tham chiếu khi cần thiết;
b) Nội dung của hoá đơn điện tử được lưu trữ trong chính khuôn dạng mà nó được khởi tạo, gửi, nhận hoặc trong khuôn dạng cho phép thể hiện chính xác nội dung Hoá đơn điện tử đó;
c) Hoá đơn điện tử được lưu trữ theo một cách thức nhất định cho phép xác định nguồn gốc khởi tạo, nơi đến, ngày giờ gửi hoặc nhận hoá đơn điện tử.
>> Lưu trữ Hóa đơn điện tử như thế nào để đảm bảo an toàn nhất?
4. Hướng dẫn xử lý Hóa đơn điện tử khi không tiếp tục sử dụng
Cơ quan thuế có những thông báo về việc hết giá trị sử dụng của các hóa đơn sau cho tổ chức, hộ, cá nhân được biết như:
– Hóa đơn không tiếp tục sử dụng do tổ chức, hộ, cá nhân thông báo với cơ quan thuế thuộc các trường hợp nêu tại khoản 1 Điều 19 Thông tư 153/2010/TT-BTC.
– Những hóa đơn chưa lập của tổ chức, hộ, cá nhân mà đã tự ý ngưng kinh doanh nhưng không thông báo với cơ quan thuế.
– Những hóa đơn của cơ quan thuế mà tổ chức, hộ, cá nhận kinh doanh có hành vi cho hoặc bán.
– Những hóa đơn chưa lập mà tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh đã bỏ trốn khỏi địa chỉ kinh doanh mà không hề có thông báo với cơ quan thuế.
Các trường hợp tổ chức, hộ kinh doanh, cá nhận thông báo với cơ quan khi không tiếp tục sử dụng hóa đơn:
– Khi tổ chức, hộ, cá nhân đó được cơ quan thuế chấp nhận việc ngưng sử dụng mã số thuế, phải dừng việc sử dụng các loại hóa đơn đã thông báo phát hành mà đơn vị đó còn chưa sử dụng.
– Khi tổ chức, hộ, cá nhân phát hành loại hóa đơn thay thế phải dừng sử dụng các số hóa đơn bị thay thế còn chưa sử dụng.
– Khi tổ chức, hộ, cá nhận kinh doanh mua hóa đơn của cơ quan thuế không tiếp tục sử dụng thì đơn vị mua hóa đơn phải tiến hành hủy hóa đơn theo hướng dẫn tại Điều 27 của Thông tư 153/2010/TT-BTC.
Để việc sử dụng Hóa đơn điện tử nhanh chóng, hiệu quả, Doanh nghiệp tham khảo phần mềm Hóa đơn điện tử meInvoice.vn của MISA.
meInvoice.vn là phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ hóa đơn theo đúng Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Thông tư 32/2011/TT-BTC, 39/2014/TT-BTC,… Người mua tức thời nhận được hóa đơn điện tử qua Email, tra cứu hóa đơn mọi lúc, mọi nơi qua Internet.
Trung tâm tư vấn và hỗ trợ MEINVOICE.VN:
Điện thoại : 090 488 5833
Đăng ký tư vấn : TẠI ĐÂY
Website : http://www.meinvoice.vn/
Fanpage : https://www.facebook.com/MeInvoice.vn/
>> Lợi ích và khó khăn khi Áp dụng Hóa đơn điện tử
>>Hướng dẫn cách tra cứu Hóa đơn điện tử GTGT hợp pháp? Hóa đơn điện tử thật hay giả?
>>Phần mềm Hóa đơn điện tử MeInvoice.vn – Giải pháp an toàn, bảo mật tuyệt đối cho Doanh nghiệp
Đối với những đối tượng tổ chức sử dụng hóa đơn điện tử theo thông tư 32 /2011/TT-BTC về khởi tạo, phát hành và sử dụng hoá đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ thì Lưu trữ, hủy và tiêu hủy hóa đơn điện tử thì xử lý như thế nào? Cùng MeInvoice.vn tìm hiểu rõ hơn tại bài viết dưới đây nhé!
1. Thế nào là lưu trữ, hủy và tiêu hủy Hóa đơn điện tử?
Người bán, người mua hàng hoá, dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính phải lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định của Luật Kế toán.
Trường hợp Hóa đơn điện tử được khởi tạo từ hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử thì tổ chức trung gian này cũng phải thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn nêu trên.
Người bán, người mua là đơn vị kế toán và tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử có trách nhiệm sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin (ví dụ như: bút nhớ (đĩa flash USB); đĩa CD và DVD; đĩa cứng gắn ngoài; đĩa cứng gắn trong) hoặc thực hiện sao lưu trực tuyến để bảo vệ dữ liệu của hóa đơn điện tử.
Người bán, người mua hàng hoá, dịch vụ sử dụng Hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính phải lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định của Luật Kế toán.
Huỷ hoá đơn điện tử là hình thức xoá dữ liệu hoá đơn trên các thiết bị điện tử hay sao lưu trực tuyến, để không thể truy xem hoá đơn theo mọi hình thức.
Hủy hóa đơn điện tử là làm cho hóa đơn đó không có giá trị sử dụng.
Tiêu hủy hóa đơn điện tử là làm cho hóa đơn điện tử không thể truy cập và tham chiếu đến thông tin chứa trong nó.
2. Hủy và Tiêu hủy Hóa đơn điện tử khi nào?
Hóa đơn điện tử đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định của Luật Kế toán nếu không có quyết định khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì được phép tiêu hủy. Việc tiêu hủy hóa đơn điện tử không được làm ảnh hưởng đến tính toàn vẹn của các hóa đơn điện tử chưa tiêu hủy và phải bảo đảm sự hoạt động bình thường của hệ thống thông tin.
Thủ tục tiêu hủy hóa đơn điện tử được thực hiện như thủ tục hủy hóa đơn quy định tại Nghị định số 51/2010/NĐ-CP của Chính phủ và Thông tư số 153/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính.
Trường hợp người bán hoặc người mua làm mất hóa đơn điện tử thì nếu các bên liên quan còn lưu trữ hóa đơn dưới dạng thông điệp dữ liệu thì người bán hoặc người mua yêu cầu người bán, người mua hoặc bên liên quan gửi lại hóa đơn điện tử.
Trường hợp người bán hoặc người mua làm mất hóa đơn điện tử và không thể liên hệ với các bên có liên quan để được gửi lại hóa đơn thì người bán, người mua thực hiện báo cáo mất hóa đơn theo quy định tại Thông tư số 153/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính.
3. Điều kiện lưu trữ Hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử đã lập được lưu trữ dưới dạng thông điệp dữ liệu và phải thoả mãn các điều kiện sau:
a) Nội dung của hoá đơn điện tử có thể truy cập và sử dụng được để tham chiếu khi cần thiết;
b) Nội dung của hoá đơn điện tử được lưu trữ trong chính khuôn dạng mà nó được khởi tạo, gửi, nhận hoặc trong khuôn dạng cho phép thể hiện chính xác nội dung Hoá đơn điện tử đó;
c) Hoá đơn điện tử được lưu trữ theo một cách thức nhất định cho phép xác định nguồn gốc khởi tạo, nơi đến, ngày giờ gửi hoặc nhận hoá đơn điện tử.
>> Lưu trữ Hóa đơn điện tử như thế nào để đảm bảo an toàn nhất?
4. Hướng dẫn xử lý Hóa đơn điện tử khi không tiếp tục sử dụng
Cơ quan thuế có những thông báo về việc hết giá trị sử dụng của các hóa đơn sau cho tổ chức, hộ, cá nhân được biết như:
– Hóa đơn không tiếp tục sử dụng do tổ chức, hộ, cá nhân thông báo với cơ quan thuế thuộc các trường hợp nêu tại khoản 1 Điều 19 Thông tư 153/2010/TT-BTC.
– Những hóa đơn chưa lập của tổ chức, hộ, cá nhân mà đã tự ý ngưng kinh doanh nhưng không thông báo với cơ quan thuế.
– Những hóa đơn của cơ quan thuế mà tổ chức, hộ, cá nhận kinh doanh có hành vi cho hoặc bán.
– Những hóa đơn chưa lập mà tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh đã bỏ trốn khỏi địa chỉ kinh doanh mà không hề có thông báo với cơ quan thuế.
Các trường hợp tổ chức, hộ kinh doanh, cá nhận thông báo với cơ quan khi không tiếp tục sử dụng hóa đơn:
– Khi tổ chức, hộ, cá nhân đó được cơ quan thuế chấp nhận việc ngưng sử dụng mã số thuế, phải dừng việc sử dụng các loại hóa đơn đã thông báo phát hành mà đơn vị đó còn chưa sử dụng.
– Khi tổ chức, hộ, cá nhân phát hành loại hóa đơn thay thế phải dừng sử dụng các số hóa đơn bị thay thế còn chưa sử dụng.
– Khi tổ chức, hộ, cá nhận kinh doanh mua hóa đơn của cơ quan thuế không tiếp tục sử dụng thì đơn vị mua hóa đơn phải tiến hành hủy hóa đơn theo hướng dẫn tại Điều 27 của Thông tư 153/2010/TT-BTC.
Để việc sử dụng Hóa đơn điện tử nhanh chóng, hiệu quả, Doanh nghiệp tham khảo phần mềm Hóa đơn điện tử meInvoice.vn của MISA.
meInvoice.vn là phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ hóa đơn theo đúng Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Thông tư 32/2011/TT-BTC, 39/2014/TT-BTC,… Người mua tức thời nhận được hóa đơn điện tử qua Email, tra cứu hóa đơn mọi lúc, mọi nơi qua Internet.
- Sẵn sàng kết nối với mọi phần mềm: Kế toán, Bán hàng và các phần mềm quản trị khác để phát hành hóa đơn điện tử.
- Phần mềm hóa đơn điện tử duy nhất tại Việt Nam ứng dụng công nghệ Blockchain giúp chống làm giả hóa đơn.
Trung tâm tư vấn và hỗ trợ MEINVOICE.VN:
Điện thoại : 090 488 5833
Đăng ký tư vấn : TẠI ĐÂY
Website : http://www.meinvoice.vn/
Fanpage : https://www.facebook.com/MeInvoice.vn/
Học thêm kiến thức tại: AMIS Blog | MISA Academy
