CÁCH QUẢN LÝ SỐ LIỆU KHO (BÍ KÍP) ĐỂ HẠN CHẾ SAI SÓT LỆCH KHO VÀ SỔ CÁI

DIEU NGUYENTHI AI

Moderator
Thành viên BQT
Nhân viên MISA
THAM GIA NGAY!!!
Cộng đồng kế toán sử dụng MISA (SME): https://www.facebook.com/groups/hotrosme

Cộng đồng kế toán sử dụng MISA (AMIS): https://www.facebook.com/groups/hotroamis

Cộng đồng kế toán dùng hóađơnđiện tử (meinvoice): https://www.facebook.com/groups/hotromeinvoice

Cộng đồng hỗtrợ Chữ ký số (Esign): https://www.facebook.com/groups/hotroesign


Thưa Quý Anh/Chị
Làm thế nào để kế toán quản lý số liệu kho một cách khoa học và tránh bị sai sót trên phần mềm MISA? đặc biệt, lỗi phát sinh thường gặp nhất là có sai lệnh giữa kho và sổ cái. Vì vậy, MISA xin gửi đến Anh/Chị cách theo dõi kho và tài khoản kho một cách chính xác, cũng như hướng dẫn kiểm tra chênh lệch giữa tồn kho và sổ cái tài khoản.

1664871495123.png

Hiện phần mềm có hỗ trợ 4 phương pháp tính giá xuất kho, cho kế toán lựa chọn phù hợp với doanh nghiệp của mình:

1. Bình quân cuối kỳ.
Theo phương pháp này thì đơn giá xuất chỉ tính vào thời điểm cuối kỳ. Vì vậy, ngay tại thời điểm xuất, doanh nghiệp chưa biết được trị giá vốn xuất kho mà chỉ theo dõi được số lượng xuất. Phương pháp này thường được áp dụng trong các doanh nghiệp có nhiều loại mặt hàng, giá cả ít biến động.​
2. Bình quân tức thời
Theo phương pháp này thì đơn giá xuất được tính vào thế điểm xuất kho. Vì vậy, có thể tính ngay được giá vốn hàng xuất kho sau mỗi lần xuất. Phương pháp này được áp dụng trong các doanh nghiệp có ít chủng loại hàng tồn kho, lưu lượng nhập xuất ít.​
3.Nhập trước xuất trước.
Theo phương pháp này thì vật tự hàng hóa nào nhập trước thì xuất trước. Phương pháp này giúp người sử dụng có thể tính ngay được trị giá vốn hàng xuất sau mỗi lần xuất. Phương pháp này thường được áp dụng trong các doanh nghiệp có ít loại mặt hàng, giá cả biến động lớn.​
4. Bích danh.
Theo phương pháp này thì khi xuất lô hàng nào thì lấy giá thực tế của lô hàng đó. Vì vây, sau mỗi lần xuất có thể tính ngay được trị giá vốn hàng xuất kho. Phương pháp này thường áp dụng với doanh nghiệp ít loại mặt hàng, mặt hàng có giá trị lớn hoặc mặt hàng ổn định.​

I. Sử dụng các thiết lập cần thiết.

Vào Hệ thống/ Tùy chọn/ Vật tư hàng hóa.

1664871738259.png

Để quản lý kho được chặt chẽ, Em xin gợi ý các thiết lập sau đây để anh/chị có thể tham khảo:

Cho phép xuất quá tồnKhông tíchVì như vậy sẽ không theo dõi đúng số lượng tồn kho, dễ dẫn đến âm kho nhưng phần mềm không cảnh báo
Cho phép nhập đơn giá vốn bằng tayKhông tíchVì như vậy dễ dẫn đến chạy sai giá xuất kho, chỉ tích và nhập tay ở các trường hợp đặc biệt muốn cố định đơn giá xuất ở phiếu xuất xác định
Cảnh báo khi nhập kho thành phẩm nhưng chọn loại phiếu nhập không phải là < Nhập kho thành phẩm >TíchVì như vậy sẽ hạn chế sai sót khi tính giá thành
Thiết lập giờ nhập xuất kho ( PP Bình quân cuối kỳ)Nên thiết lậptránh trường hợp nhập xuất kho cùng ngày, nhưng giờ nhập sau giờ xuất => phầm mềm không cho ghi sổ vì không đủ hàng tồn kho.
Cảnh báo khi xuất quá số lượng tồn tối thiểu trên Danh mục/VTHH(Khuyến khích) Tích chọn và khai báo tồn kho tối thiểuđể khi hàng gần hết anh/chị mua nhập kho bổ sung để kịp thời xuất bán hàng.
Cảnh báo và không ghi sổ khi xuất kho quá số lượng tồn theo số lô, hạn dùngTích hoặc khôngNên tích nếu đơn vị có hàng hóa theo dõi theo số lô hạn dùng


=> Các tùy chọn này anh/chị có thể linh hoạt sử dụng sao cho phù hợp nhất với đặc điểm của doanh nghiệp mình.


II. Hướng dẫn quản lý kho theo tài khoản hạch toán


1. Phân biệt tài khoản kho và kho

- Tài khoản kho: là các tài khoản khi hạch toán hàng tồn kho, ví dụ TK 152, TK155, TK156,… Là tài khoản dùng để hạch toán Nợ Có.
- Kho: là các danh mục kho theo dõi hàng hóa, nhập xuất tồn kho. Ví dụ: kho Nguyên vật liệu, kho Thành phẩm, kho Hàng hóa,…

2. Cách hạch toán kho hợp lý

Để quản lý tốt kho và hạch toán tài khoản kho thì 1 kho phải chỉ hạch toán với tài khoản kho để tránh sai lệch số liệu.
Ví dụ: kho hàng hóa nên chỉ hạch toán vào TK 156, kho NVL chính, NVL phụ chỉ nên hạch toán tài khoản 152

Anh/chị có thể linh hoạt theo dõi kho và TK kho, ví dụ như nếu Nguyên vật liệu mình có NVL chính và NVL phụ, anh/chị có thể:
+ Tạo kho NVL chính và kho NVL phụ, cùng hạch toán TK 152.
+ Tạo tài khoản kho 1521-NVL chính và 1522-NVL phụ, cùng theo dõi trên 1 kho Nguyên vật liệu.
+ Tạo kho NVL chính và kho NVL phụ, tạo tài khoản kho 1521-NVL chính và 1522-NVL phụ và hạch toán tương ứng kho NVL chính – TK 1521, kho NVL phụ – TK 1522

=> Không dùng chung các TK kho cho nhiều kho, ví dụ: cùng 1 mặt hàng vừa hạch toán N152 vừa hạch toán N156 mà chọn kho Thành phẩm, kho Hàng hóa, Kho NVL, vì như vậy sẽ không biết được hàng hóa đó nhập kho nào, xuất kho nào và lúc nhập hạch toán Nợ 15x mà xuất hạch toán Có 15y => dẫn đến sai số tồn kho, sai số dư các Tài khoản.


III. Hướng dẫn xử lý nếu dẫn đến sai lệch

Trong trường hợp số dư trên báo cáo Tổng hợp tồn kho bị lệch với số dư tài khoản kho trên Sổ cái (ví dụ số tồn kho Hàng hóa không khớp với dư Nợ TK 156), Anh/Chị thực hiện kiểm tra như sau:

Lưu ý: Chỉ sử dụng cách kiểm tra này khi anh/chị dùng từng TK kho tương ứng với từng kho như phần 2. Hướng dẫn quản lý kho theo tài khoản hạch toán phía trên, trường hợp dùng chung kho và tài khoản kho sẽ không kiểm tra theo cách này được.

  • Vào Báo cáo/ Báo cáo đối chiếu/ Báo cáo đối chiếu kho và sổ cái
    -> Chọn kỳ báo cáo làm khoảng thời gian cần xem
    -> Kỳ đối chiếu chọn Tùy chọn
    -> Chọn Kho và TK kho tương ứng đang bị lệch
1664871788961.png

  • Bấm vào Xem chi tiết để kiểm tra nguyên nhân và điều chỉnh

1664871805321.png

  • Khi xem chi tiết Bạn lọc theo các nguyên nhân để kiểm tra và xử lý theo hướng dẫn sau: Tại đây


IV. Các câu hỏi thường gặp

Anh/chị tham khảo 1 số câu hỏi thường gặp về phân hệ Kho tại link: https://helpsme.misa.vn/2022/kb/cau-hoi-thuong-gap-theo-nghiep-vu/
=> Xem phân hệ kho

Chúc Anh/Chị thực hiện thành công!
 
Sửa lần cuối:
Top