Các trường hợp phát sinh khi thao tác hóa đơn điện tử

[Phạm Thùy Nga]

Tài liệu có các nội dung sau:

• Mục 1: Hướng dẫn hạch toán lại hóa đơn điện tử trường hợp dữ liệu thiếu hóa đơn đã phát hành, phần mềm báo "Số hóa đơn đã được phát hành" (do phục hồi lại dữ liệu chưa đủ chứng từ hoặc do đã tách dữ liệu nhưng hạch toán nhầm,...)
• Mục 2: Xử lý khi hóa đơn bị sai thông tin
  • Khi chưa phát hành hóa đơn (trường hợp đã cấp số hóa đơn, chưa cấp số hóa đơn, ngày hóa đơn khác ngày muốn phát hành)
  • Khi đã phát hành hóa đơn (lập hóa đơn điều chỉnh, xóa hóa đơn lập hóa đơn thay thế và xử lý khi không xóa được hóa đơn)

-----------------------------------------------------------------​

1. Hướng dẫn hạch toán lại hóa đơn điện tử trường hợp dữ liệu thiếu hóa đơn đã phát hành, phần mềm báo "Số hóa đơn đã được phát hành"

Anh/Chị lập lại chứng từ bán hàng và lấy lại thông tin hóa đơn điện tử xuống dữ liệu - Xem hướng dẫn Tại đây​

2. Xử lý khi hóa đơn sai thông tin

2.1. Hóa đơn sai thông tin chưa phát hành hóa đơn

• Trường hợp 1: Đã cấp số hóa đơn, anh/chị có thể sử dụng chức năng Sửa hóa đơn để khai báo lại các thông tin hóa đơn đúng và thực hiện phát hành lại hóa đơn điện tử
• Trường hợp 2: Chưa cấp số hóa đơn, anh/chị có thể sử dụng chức năng Xóa hoặc Sửa để xóa hóa đơn đi hoặc sửa lại thông tin hóa đơn đúng và thực hiện phát hành lại hóa đơn điện tử

Lưu ý: Nếu ngày hóa đơn đang khác với ngày muốn phát hành hóa đơn, anh/chị vẫn thực hiện phát hành hóa đơn nhé, khi đó phần mềm sẽ thông báo như hình dưới đây, anh/chị ấn YES thì ngày trên hóa đơn sẽ cập nhật lại theo ngày phát hành hiện tại

​

2.2. Hóa đơn sai thông tin khi đã phát hành

Trường hợp 1: Xóa hóa đơn và lập lại hóa đơn mới

• Điều kiện áp dụng: thường áp dụng khi hóa đơn sai thông tin khi chưa kê khai lên tờ khai thuế GTGT
• Cách thao tác: Xem hướng dẫn Tại đây (Với biên bản xóa hóa đơn giữa 2 đơn vị anh/chị tự lập bên ngoài nhé)

Lưu ý:​

• Sau khi xóa hóa đơn thì hóa đơn sẽ tách khỏi chứng từ bán hàng, vì vậy anh/chị thao tác sửa/xóa chứng từ bán hàng sẽ không ảnh hưởng đến hóa đơn
• Nếu anh/chị thao tác xóa hóa đơn mà không có hóa đơn đó hiện lên để xóa, nguyên nhân có thể do anh/chị đã lập Tờ khai thuế GTGT, hoặc lập Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn của tháng/quý chứa hóa đơn đó. Khi đó, để xóa được hóa đơn, anh/chị cần vào phân hệ Thuế/ tìm Tờ khai thuế GTGT hoặc vào Tab "Tình hình sử dụng hóa đơn" để xóa tờ khai/báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn chứa hóa đơn đó

​

Trường hợp 2: Lập và phát hành hóa đơn điều chỉnh

• Điều kiện áp dụng: thường áp dụng khi hóa đơn sai thông tin đã được kê khai lên tờ khai thuế GTGT
• Cách thao tác: Xem hướng dẫn Tại đây
• Hướng dẫn hạch toán điều chỉnh: Hóa đơn điều chỉnh không có chức năng hạch toán. Nếu phát sinh hạch toán thêm các bút toán điều chỉnh doanh thu/công nợ/tiền thuế, anh/chị có thể thao tác hạch toán trên chứng từ nghiệp vụ khác, hoặc lập chứng từ bán hàng (Bỏ tích "Lập kèm hóa đơn") nếu điều chỉnh tăng, lập chứng từ giảm giá hàng bán (không phát hành hóa đơn) nếu điều chỉnh giảm nhé.