Dinh Doan
New Member
Trong mọi ngành nghề, đặc biệt là ngành bán hàng, vấn đề quản lý tài chính luôn đòi hỏi sự chính xác, chặt chẽ. Những ông chủ, bà chủ đa phần là những nhà đầu tư và không thường xuyên có mặt tại cửa hàng để giám sát hay kiểm kê. Việc nhân viên bán hàng tiếp xúc thường xuyên với tiền và hàng hóa sẽ phát sinh trường hợp xảy ra gian lận, thiếu tính trung thực. Vậy cần có những biện pháp nào để quản lý tài chính được chính xác và hiệu quả ngay cả khi không có mặt tại cửa hàng? Một phần mềm bán hàng chuyên nghiệp liệu có cần thiết?
1. Quản lý chặt chẽ việc lưu và in hóa đơn của NVBH:
- Thực trạng: Hiện nay, việc in hóa đơn sau khi mua hàng đang rất phổ biến trong các cửa hàng bán lẻ. Tuy nhiên, một số khách hàng dễ tính thường có thói quen không kiểm tra lại hóa đơn sau khi mua hàng. Chính điều này đã được nhân viên bán hàng lợi dụng để gian lận một phần hoặc toàn bộ số tiền khách hàng trả. Hàng thì đã xuất kho, nhưng tiền lại không được ghi nhận, dẫn đến thất thoát tài chính của cửa hàng.
- Giải pháp: Chủ cửa hàng có thể áp dụng các công cụ quản lý và giám sát như: gắn camera theo dõi, sử dụng phần mềm quản lý để quản lý được hàng hóa và tài chính, yêu cầu nhân viên bán hàng phải lưu và in hóa đơn khi bán hàng cho khách để đối chiếu khi cần kiểm kê.
2. Sử dụng phần mềm bán hàng hỗ trợ quản lý thu chi của cửa hàng:
- Thực trạng: Trong một số trường hợp, khi nhân viên bán hàng tạo hóa đơn cho khách sẽ thêm một sản phẩm khác vào hóa đơn, hoặc tăng số lượng sản phẩm mà khách hàng mua làm tăng số tiền khách hàng phải trả. Sau đó, nhân viên sẽ tạo phiếu trả hàng để chiếm dụng số tiền chênh lệch. Những khách hàng không có thói quen kiểm tra kỹ hóa đơn sẽ khó có thể phát hiện được.
- Giải pháp: Kiểm soát chặt chẽ hóa đơn trả hàng và theo dõi các số liệu như hàng tồn kho, hàng bày bán bằng phần mềm quản lý bán hàng... Bên cạnh đó, giám sát ca làm việc của NVBH để dễ dàng nắm bắt được khi có phát sinh bất thường.
3. Quản lý chính sách bán hàng chặt chẽ và phù hợp:
- Thực trạng: Các chính sách bán hàng thường được nhiều cửa hàng áp dụng nhằm thu hút sự quan tâm và chú ý từ khách hàng. Tuy nhiên, cần có những sự quản lý và theo dõi những chính sách để NVBH không tự ý chiết khấu cho người thân, bạn bè khi tới mua sản phẩm. Điều này sẽ làm giảm doanh thu của cửa hàng và dẫn đến sự thiệt hại về tài chính.
- Giải pháp: Để hạn chế việc gian lận, chủ cửa hàng có thể tham khảo các tính năng "chiết khấu bằng phần mềm" có sẵn trong phần mềm bán hàng để tự động chiết khấu cho khách hàng khi đủ điều kiện. Việc quản lý được các nhóm khách hàng đủ tiêu chí và có những điều kiện rõ ràng sẽ giúp hạn chế được việc nhân viên dễ dàng tự ý chiết khấu cho người thân.
Chủ cửa hàng có thể tham khảo những phần mềm quản lý bán hàng nhằm giúp hạn chế quyền của NVBH trong giảm giá trực tiếp cho khách hàng
4. Ứng dụng các công cụ tích điểm dành cho khách hàng:
- Thực trạng: Các chủ cửa hàng, đặc biệt là cửa hàng thời trang hiện nay đang áp dụng chính sách tích điểm khi mua hàng. Nhằm giúp thu hút và tạo chính sách dành cho các khách hàng thân thiết, ngay sau khi mua hàng, phần mềm quản lý bán hàng sẽ trực tiếp tích điểm vào hệ thống. Tuy nhiên, nhân viên bán hàng có thể sẽ chỉnh sửa thông tin khách hàng hoặc tích hóa đơn đó cho một mã khách hàng khác nhằm tư lợi cá nhân.
- Giải pháp: Tính năng phân quyền trên các phần mềm quản lý bán hàng sẽ giúp hạn chế quyền của nhân viên, ngăn chặn việc sửa thông tin khách hàng khi tạo hóa đơn. Ngoài ra, chủ cửa hàng có thể cài đặt tính năng gửi SMS báo tổng tiền hóa đơn, số tiền chiết khấu cho khách khi mua hàng (nếu sử dụng phần mềm bán hàng có tính năng gửi SMS).
5. Nhắc nhở khách hàng kiểm tra lại hóa đơn sau khi thanh toán:
- Thực trạng: Tại máy bán hàng, nhân viên bán hàng tính đúp số lượng sản phẩm khách hàng mua thực tế, sau đó báo tổng tiền cho khách. Khách hàng thanh toán xong nhân viên mới in hóa đơn và đưa cho khách hàng. Kiểu gian lận này chỉ xảy ra khi khách hàng mua số lượng quá lớn, khiến việc kiểm tra lại khó bị phát hiện. Mặc dù chủ cửa hàng sẽ không bị thiệt hại tài chính nhưng sẽ gây ra sự mất uy tín nếu khách hàng phát hiện.
- Giải pháp: Đây là mánh khóe được "cải tiến" từ kiểu gian lận thứ 2, nên việc kiểm soát hóa đơn trả hàng trong trường hợp này là vô tác dụng. Cách duy nhất chính là đề nghị khách hàng kiểm tra kỹ hóa đơn trước khi ra về bằng nhiều biện pháp như: đặt biển chú ý tại quầy thanh toán, liên tục nhắc nhở khách hàng trên các kênh truyền thông...
Theo dõi và kiểm kê hàng hóa thường xuyên sẽ giúp hạn chế tối đa thất thoát hàng và tài chính của cửa hàng
Việc chủ quan trong kiểm soát hàng hóa sẽ dẫn tới tình trạng gian lận của nhân viên và thất thoát tài chính cho cửa hàng. Chủ kinh doanh các cửa hàng cần thường xuyên theo sát tình hình kinh doanh. Ứng dụng những công cụ quản lý như phần mềm quản lý bán hàng MShopkeeper sẽ giúp tối ưu hóa, giảm tải thời gian quản lý dành cho những chủ shop không thường xuyên có mặt tại cửa hàng. Bên cạnh đó, MShopKeeper cho phép quản lý từ xa với phiên bản ứng dụng trên mobile nắm bắt mọi thông tin về cửa hàng mọi lúc mọi nơi.
1. Quản lý chặt chẽ việc lưu và in hóa đơn của NVBH:
- Thực trạng: Hiện nay, việc in hóa đơn sau khi mua hàng đang rất phổ biến trong các cửa hàng bán lẻ. Tuy nhiên, một số khách hàng dễ tính thường có thói quen không kiểm tra lại hóa đơn sau khi mua hàng. Chính điều này đã được nhân viên bán hàng lợi dụng để gian lận một phần hoặc toàn bộ số tiền khách hàng trả. Hàng thì đã xuất kho, nhưng tiền lại không được ghi nhận, dẫn đến thất thoát tài chính của cửa hàng.
- Giải pháp: Chủ cửa hàng có thể áp dụng các công cụ quản lý và giám sát như: gắn camera theo dõi, sử dụng phần mềm quản lý để quản lý được hàng hóa và tài chính, yêu cầu nhân viên bán hàng phải lưu và in hóa đơn khi bán hàng cho khách để đối chiếu khi cần kiểm kê.
2. Sử dụng phần mềm bán hàng hỗ trợ quản lý thu chi của cửa hàng:
- Thực trạng: Trong một số trường hợp, khi nhân viên bán hàng tạo hóa đơn cho khách sẽ thêm một sản phẩm khác vào hóa đơn, hoặc tăng số lượng sản phẩm mà khách hàng mua làm tăng số tiền khách hàng phải trả. Sau đó, nhân viên sẽ tạo phiếu trả hàng để chiếm dụng số tiền chênh lệch. Những khách hàng không có thói quen kiểm tra kỹ hóa đơn sẽ khó có thể phát hiện được.
- Giải pháp: Kiểm soát chặt chẽ hóa đơn trả hàng và theo dõi các số liệu như hàng tồn kho, hàng bày bán bằng phần mềm quản lý bán hàng... Bên cạnh đó, giám sát ca làm việc của NVBH để dễ dàng nắm bắt được khi có phát sinh bất thường.
3. Quản lý chính sách bán hàng chặt chẽ và phù hợp:
- Thực trạng: Các chính sách bán hàng thường được nhiều cửa hàng áp dụng nhằm thu hút sự quan tâm và chú ý từ khách hàng. Tuy nhiên, cần có những sự quản lý và theo dõi những chính sách để NVBH không tự ý chiết khấu cho người thân, bạn bè khi tới mua sản phẩm. Điều này sẽ làm giảm doanh thu của cửa hàng và dẫn đến sự thiệt hại về tài chính.
- Giải pháp: Để hạn chế việc gian lận, chủ cửa hàng có thể tham khảo các tính năng "chiết khấu bằng phần mềm" có sẵn trong phần mềm bán hàng để tự động chiết khấu cho khách hàng khi đủ điều kiện. Việc quản lý được các nhóm khách hàng đủ tiêu chí và có những điều kiện rõ ràng sẽ giúp hạn chế được việc nhân viên dễ dàng tự ý chiết khấu cho người thân.
Chủ cửa hàng có thể tham khảo những phần mềm quản lý bán hàng nhằm giúp hạn chế quyền của NVBH trong giảm giá trực tiếp cho khách hàng
4. Ứng dụng các công cụ tích điểm dành cho khách hàng:
- Thực trạng: Các chủ cửa hàng, đặc biệt là cửa hàng thời trang hiện nay đang áp dụng chính sách tích điểm khi mua hàng. Nhằm giúp thu hút và tạo chính sách dành cho các khách hàng thân thiết, ngay sau khi mua hàng, phần mềm quản lý bán hàng sẽ trực tiếp tích điểm vào hệ thống. Tuy nhiên, nhân viên bán hàng có thể sẽ chỉnh sửa thông tin khách hàng hoặc tích hóa đơn đó cho một mã khách hàng khác nhằm tư lợi cá nhân.
- Giải pháp: Tính năng phân quyền trên các phần mềm quản lý bán hàng sẽ giúp hạn chế quyền của nhân viên, ngăn chặn việc sửa thông tin khách hàng khi tạo hóa đơn. Ngoài ra, chủ cửa hàng có thể cài đặt tính năng gửi SMS báo tổng tiền hóa đơn, số tiền chiết khấu cho khách khi mua hàng (nếu sử dụng phần mềm bán hàng có tính năng gửi SMS).
5. Nhắc nhở khách hàng kiểm tra lại hóa đơn sau khi thanh toán:
- Thực trạng: Tại máy bán hàng, nhân viên bán hàng tính đúp số lượng sản phẩm khách hàng mua thực tế, sau đó báo tổng tiền cho khách. Khách hàng thanh toán xong nhân viên mới in hóa đơn và đưa cho khách hàng. Kiểu gian lận này chỉ xảy ra khi khách hàng mua số lượng quá lớn, khiến việc kiểm tra lại khó bị phát hiện. Mặc dù chủ cửa hàng sẽ không bị thiệt hại tài chính nhưng sẽ gây ra sự mất uy tín nếu khách hàng phát hiện.
- Giải pháp: Đây là mánh khóe được "cải tiến" từ kiểu gian lận thứ 2, nên việc kiểm soát hóa đơn trả hàng trong trường hợp này là vô tác dụng. Cách duy nhất chính là đề nghị khách hàng kiểm tra kỹ hóa đơn trước khi ra về bằng nhiều biện pháp như: đặt biển chú ý tại quầy thanh toán, liên tục nhắc nhở khách hàng trên các kênh truyền thông...
Theo dõi và kiểm kê hàng hóa thường xuyên sẽ giúp hạn chế tối đa thất thoát hàng và tài chính của cửa hàng
Việc chủ quan trong kiểm soát hàng hóa sẽ dẫn tới tình trạng gian lận của nhân viên và thất thoát tài chính cho cửa hàng. Chủ kinh doanh các cửa hàng cần thường xuyên theo sát tình hình kinh doanh. Ứng dụng những công cụ quản lý như phần mềm quản lý bán hàng MShopkeeper sẽ giúp tối ưu hóa, giảm tải thời gian quản lý dành cho những chủ shop không thường xuyên có mặt tại cửa hàng. Bên cạnh đó, MShopKeeper cho phép quản lý từ xa với phiên bản ứng dụng trên mobile nắm bắt mọi thông tin về cửa hàng mọi lúc mọi nơi.
Học thêm kiến thức tại: AMIS Blog | MISA Academy
