Bảo trì dữ liệu để đảm bảo toàn bộ chứng từ được ghi sổ và số liệu đã được ghi vào sổ, báo cáo

[Trần Mai Nhung]

Mục đích: Sao lưu dữ liệu trước khi kiểm tra, bảo trì dữ liệu để đảm bảo toàn bộ chứng từ được ghi sổ và số liệu đã được ghi vào sổ, báo cáo
Bước 1: Tìm kiếm và xử lý các chứng từ chưa ghi sổ

• Trên thanh công cụ của màn hình làm việc MISA, tích vào nút Tìm kiếm.
• Chọn thời gian cần tìm, tích vào “Chứng từ chưa ghi sổ” và “Nhóm theo chứng từ” rồi nhấn nút “Tìm”. Khi đó trong dữ liệu nếu có chứng từ nào chưa được ghi sổ, chương trình sẽ trả về ở kết quả tìm kiếm.
• Mỗi chứng từ thể hiện ở 1 dòng, muốn xem lại chứng từ nào thì tích đúp chuột trực tiếp vào dòng đó để mở chứng từ ra xem
• Sau khi đã tìm được các chứng từ chưa ghi sổ rồi người sử dụng sẽ xử lý các chứng từ này bằng cách: ghi sổ lại nếu là các chứng từ hợp lệ, hoặc xóa đi nếu các chứng từ này thừa không cần thiết.

Bước 2: Thực hiện thao tác Bảo trì dữ liệu

• Đề nghị những người dùng khác tắt dữ liệu cần bảo trì để đảm bảo chỉ có 1 người truy nhập vào dữ liệu để thực hiện thao tác bảo trì
  
• Vào menu Tiện ích\Bảo trì dữ liệu, Người dùng chọn Khoảng thời gian cần bảo trì\Thực hiện, thông thường sẽ bảo trì dữ liệu từ thời điểm đầu năm đến cuối năm
• Ở bước đầu khi bắt đầu vào chọn bảo trì dữ liệu chương trình hỏi có sao lưu không người sử dụng nên đồng ý sao lưu dữ liệu trước khi bảo trì.
• Sau khi bảo trì dữ liệu, nếu kết quả bảo trì báo có chứng từ ghi sổ không thành công, người sử dụng tích vào nút “Kết quả” để tìm hiểu nguyên nhân và xử lý để đảm bảo toàn bộ chứng từ được ghi sổ, với các chứng từ không được ghi sổ thì phải xóa bỏ khỏi hệ thống để đảm bảo tính đúng đắn của số liệu. Thao tác xử lý kết quả bảo trì người dùng có thể tích đúp chuột vào lần lượt từng dòng để mở chứng từ đó ra và xử lý.