Bảo trì dữ liệu để đảm bảo tính đúng đắn của dữ liệu

[Nguyễn Thị Thương MISA]

Vấn đề:
Hướng dẫn: Bảo trì dữ liệu để đảm bảo tính đúng đắn của dữ liệu.
Mục đích: Bảo trì dữ liệu để đảm bảo toàn bộ số liệu đã được ghi vào sổ, báo cáo.
Thực hiện thao tác Bảo trì dữ liệu:
Bước 1: Tìm kiếm và xử lý các chứng từ chưa ghi sổ

• Khởi động phần mềm và đăng nhập vào dữ liệu.
• Vào Menu Tệp\Sao lưu nhấp chuột vào sao lưu để sao lưu lại dữ liệu
• Trên thanh công cụ của màn hình làm việc MISA, tích vào nút Tìm kiếm.
• Chọn thời gian cần tìm, tích vào “Chứng từ chưa ghi sổ” và “Nhóm theo chứng từ” rồi nhấn nút “Tìm”. Khi đó trong dữ liệu nếu có chứng từ nào chưa được ghi sổ, chương trình sẽ trả về ở kết quả tìm kiếm.
• Mỗi chứng từ thể hiện ở 1 dòng, muốn xem lại chứng từ nào thì tích đúp chuột trực tiếp vào dòng đó để mở chứng từ ra xem
• Sau khi đã tìm được các chứng từ chưa ghi sổ rồi người dùng sẽ xử lý các chứng từ này bằng cách: ghi sổ lại nếu là các chứng từ hợp lệ, hoặc xóa đi nếu các chứng từ này thừa không cần thiết.

Bước 2: Thực hiện thao tác Bảo trì dữ liệu

• Đề nghị những người dùng khác đóng dữ liệu cần bảo trì (nếu có nhiều người dùng cùng làm chung một dữ liệu) để đảm bảo chỉ có 1 người truy nhập vào dữ liệu cần thực hiện bảo trì.
• Vào menu Tiện ích\Bảo trì dữ liệu, Người dùng chọn Khoảng thời gian cần bảo trì (Nên chọn thời gian cả năm) sau đó nhấn Thực hiện.
• Sau khi bảo trì dữ liệu, chương trình sẽ hiển thị cửa sổ thông báo
  - Trường hợp 1: Nếu hiển thị thông báo "Bảo trì dữ liệu thành công" nhấn đồng ý và nhấn kết thúc để hoàn thành việc bảo trì.
  - Trường hợp 2: Nếu hiển thị thông báo "Hoàn thành bảo trì dữ liệu. Ghi sổ thành công .. chứng từ, có .. chứng từ ghi sổ không thành công. Bấm "Kết quả" để xem". Khi đó nhấn Đồng ý để đóng cửa sổ thông báo và Nhấn kết quả để xem nguyên nhân và sửa để chứng từ ghi sổ lại chứng từ.