Đánh giá tổng hợp một số công cụ quản lý công việc cá nhân để nâng cao hiệu quả làm việc của bạn mỗi ngày.
Hẳn ai trong mỗi chúng ta đều đã từng vật lộn với một đống công việc lớn nhỏ phức tạp khác nhau mà không biết sắp xếp ra sao. Deadline khác nhau, nội dung công việc cũng khác nhau dễ dàng làm bạn quên mất mình phải làm gì. Và thật mong sao là có một công cụ quản lý công việc cá nhân giúp bạn điều này, nhắc nhở bạn khi deadline đến gần, hỗ trợ bạn ghi chú đầu việc cần thực hiện, theo dõi tiến độ của bạn so với mục tiêu và nhiều hơn thế nữa.
Trong bài viết này bạn sẽ tìm hiểu rõ hơn về các công cụ quản lý công việc cá nhân và ưu nhược điểm của nó. Hãy khám phá nào.
1. Sticky note (Win10)
Đây là một công cụ sẵn có nếu bạn cài đặt win 10. Cho phép bạn note lại bất cứ điều gì bạn muốn một cách đơn giản. Nó hiển thị như một phần mềm trên máy và có thể bật lên nhanh chóng bất cứ lúc nào bạn cần.
Ưu điểm: Sẵn có không phải cài đặt, đăng ký gì cả, thuận tiện nếu chỉ muốn ghi đề mục, các sự kiện hay việc cần làm ở thời gian nhất định, dễ dàng cài đặt nhắc nhở như báo thức cho máy tính ở mỗi sự kiện. Hoạt động offline, trực tiếp trên máy tính.
Nhược điểm: Không tiện lợi khi quản lý các công việc phức tạp, gồm nhiều người, theo dõi tiến độ, hỗ trợ lập kế hoạch và phân bố thời gian, nhắc nhở để theo kịp tiến độ. Thực hiện đa phần là thủ công.
2. Google Calender
Google Calender là 1 ứng dụng hoạt động đa nền tảng của Google. Phần mềm sẽ giúp bạn lên kế hoạch, quản lý, nhắc lịch công việc trên màn hình lịch trực quan.
Ưu điểm: sử dụng đơn giản, khả năng đồng bộ hóa với Gmail nên có thể giúp bạn dễ dàng tracking đồng bộ được với công việc cá nhân liên tục trên nhiều nền tảng thiết bị, nhắc nhở công việc trên màn hình trực quan.
Nhược điểm: Hạn chế chuyển đổi trạng thái hoạt động của công việc, hoạt động mang tính đội nhóm cao, báo cáo hiệu suất.
3. Todoist
Todoist là một ứng dụng giúp danh sách việc cần làm và quản lý tác vụ. Bạn có thể lấy tất cả các nhiệm vụ của bạn ra khỏi đầu, đặt chúng vào Todoist và ứng dụng sẽ giữ chúng cho bạn. Phần mềm tác vụ miễn phí này cho phép bạn ưu tiên các nhiệm vụ của mình, cung cấp các danh mục khác nhau, phân công mọi người và đặt ngày đến hạn. Bạn cũng có thể theo dõi năng suất của bạn và đo lường hiệu suất. Ngoài ra còn có rất nhiều tích hợp có sẵn.
Với Todoist, cuối cùng bạn sẽ giữ được sự an tâm và đảm bảo mọi nhiệm vụ của bạn đều được kiểm soát.
Todoist là miễn phí cho các dự án và nhiệm vụ. Đối với các tính năng bổ sung, như lời nhắc, bộ lọc, nhãn và mẫu, người dùng phải trả 29 đô la một năm.
Ưu điểm: Đơn giản, dễ sử dụng, kéo thả nhiệm vụ dễ dàng để đánh dấu mức độ hoàn thành, phân công mọi người và đặt ngày đến hạn. Bạn cũng có thể theo dõi năng suất của bạn và đo lường hiệu suất. Ngoài ra còn có rất nhiều tích hợp có sẵn.
Nhược điểm: Đối với các tính năng bổ sung, như lời nhắc, bộ lọc, nhãn và mẫu, người dùng phải trả 29 đô la một năm.
4. Trello
Trello là một trong những phần mềm tác vụ miễn phí phổ biến nhất và tốt nhất cho mọi người. Bạn có thể sử dụng nó một mình hoặc với nhóm của bạn hoặc thậm chí toàn bộ công ty. Nó cho phép bạn tổ chức tất cả các nhiệm vụ và dự án ở một nơi một cách minh bạch.
Trello là một bảng trực quan để quản lý và lập kế hoạch nhiệm vụ. Mặc dù có thiết kế đơn giản nhưng nó có nhiều tính năng hữu ích. Bạn có thể tạo các bảng khác nhau cho các nhóm khác nhau, điều chỉnh cài đặt thẻ, lặp lại chúng cho các nhiệm vụ định kỳ, nhận xét về các nhiệm vụ và sử dụng nhiều tùy chọn ưa thích khác. Trello có một danh sách rộng lớn về sức mạnh giúp tăng cường công việc và hợp tác.
Giá: Miễn phí cho các dự án và người dùng không giới hạn. Người dùng có thể chọn mua Trello Gold để tăng tệp đính kèm lên 250MB. Các doanh nghiệp có thể lựa chọn Trello Business Class, chi phí 8,33 đô la mỗi người dùng mỗi tháng, được thanh toán hàng năm.
Ưu điểm: Dễ sử dụng, giao diện làm việc của Trello giống hệt với các tờ giấy note được dán trên màn hình, theo dõi trực quan, khả năng tích hợp lớn, nếu bạn sử dụng gói Free, dung lượng file đính kèm chỉ có 10MB nhưng nếu bạn sử dụng gói Business, con số đó lên tới 250MB
Nhược điểm: Không lý tưởng cho các dự án có quy mô nhiều nhiệm vụ, không phân cấp thành viên quản trị, tất cả các thành viên tham gia dự án trên Trello đều có quyền chỉnh sửa, giao việc, xóa bỏ phần đã đánh dấu trước, không tích hợp công cụ giao tiếp, không phù hợp cho quản lí thời gian chặt chẽ.
5. ClickUp
ClickUp là công cụ quản lý tác vụ hàng đầu thế giới và được sử dụng bởi các công ty như Google, Nike và Airbnb.
Nó có tất cả các tính năng bạn cần để tăng năng suất và quản lý công việc của bạn cực kỳ trơn tru và nó cũng rất dễ sử dụng.
Dưới đây, một cái nhìn sâu hơn về một số tính năng của công cụ tác vụ miễn phí này:
- Mẫu và Nhiệm vụ định kỳ: Với ClickUp, bạn có thể lưu danh sách nhiệm vụ của mình dưới dạng mẫu để thêm chúng ngay lập tức vào các dự án trong tương lai. Bạn thậm chí có thể thiết lập các nhiệm vụ định kỳ cho các dự án của bạn.
- Nhắc nhở: Bạn có thể tùy chỉnh vị trí và thời điểm bạn nhận được những lời nhắc này để dễ dàng hơn. Cho dù đó là Hộp thư email của bạn, máy tính để bàn hoặc thiết bị di động của bạn.
- Thông báo: ClickUp có hàng tấn thông báo để giúp bạn cập nhật về sự phát triển nhiệm vụ của mình. Bạn cũng có thể tùy chỉnh tần suất bạn nhận được chúng và trên nền tảng nào chúng xuất hiện.
- Nhiều chế độ xem
- ClickUp cung cấp cho bạn nhiều chế độ xem để quản lý các tác vụ theo cách bạn muốn:
- Board View: để xem các nhiệm vụ của bạn trong một bảng Kanban tiện dụng
- Chế độ xem danh sách: để xem các nhiệm vụ của bạn trong ứng dụng danh sách kiểu GTD
- Box View: để kiểm tra những gì mọi người đang làm việc và ủy thác nhiệm vụ
- Xem lịch: để nhanh chóng quản lý lịch trình nhiệm vụ của bạn
- Chế độ tôi: chỉ tập trung vào các nhiệm vụ được giao cho bạn
- Mục tiêu
ClickUp cũng cung cấp cho bạn Biểu đồ Gantt tích hợp, phụ thuộc nhiệm vụ, quyền truy cập tùy chỉnh, theo dõi thời gian riêng và nhiều thứ khác.
Ưu điểm: Tích hợp đủ thứ, cho phép tạo nhiệm vụ theo định kỳ, nhắc nhở ở hộp thư email của bạn, máy tính để bàn hoặc thiết bị di động của bạn, nhiều chế độ xem, hỗ trợ quản lý dự án.
Nhược điểm: Một số chứ năng bị hạn chế đáng kể với bản free như báo cáo, nhắc nhở đa nền tảng.
Mỗi công cụ đều có ưu nhược điểm riêng, tùy thuộc và mục đích sử dụng của bạn để lựa chọn công cụ phù hợp nhất cho mình. Hi vọng bạn sẽ lựa chọn được một công cụ để làm việc hiệu quả hơn.
(Nguồn: https://blog.pushdy.com/ )
Học thêm kiến thức tại: AMIS Blog | MISA Academy
