I. Quy định về HĐĐT theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP
1. Giới thiệu những điểm mới về Nghị định 123/2020/NĐ-CP
2. Quy trình nghiệp vụ hóa đơn điện tử
Phần mềm đáp ứng đúng quy trình nghiệp vụ hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP
Quy trình nghiệp vụ HĐĐT không có mã của Cơ quan thuế
II. Nghiệp vụ hóa đơn điện tử
III. Xử lý hóa đơn sai sót
1. Trường hợp 1: Hóa đơn đã được CQT cấp mã (HĐ có mã) hoặc đã phát hành thành công (HĐ không có mã), phát hiện sai sót nhưng chưa gửi người mua
Khi hóa đơn đã có mã của cơ quan thuế, phát hiện có sai sót nhưng chưa gửi người mua, kế toán cần xử lý hóa đơn sai sót như sau:
2. Trường hợp 2: Hóa đơn điện tử đã gửi người mua; phát hiện sai sót tên, địa chỉ, không sai thông tin khác
Khi hóa đơn điện tử đã gửi người mua, phát hiện có sai sót tên, địa chỉ, không sai các thông tin khác (mã số thuế, số tiền, tiền thuế, quy cách chất lượng hàng hóa), kế toán xử lý hóa đơn sai sót như sau:
Trường hợp hóa đơn điện tử đã gửi người mua, phát hiện sai sót về mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế…
Kế toán xử lý hóa đơn sai sót bằng 1 trong 2 cách sau:
Căn cứ theo Khoản 6, Điều 12, Thông tư 78:
“6. Kể từ thời điểm doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và quy định tại Thông tư này, nếu phát hiện hóa đơn đã lập theo quy định tại Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010, Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 của Chính phủ và các văn bản hướng dẫn của Bộ Tài chính mà hóa đơn này có sai sót thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và lập hóa đơn hóa đơn điện tử mới (hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã) thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót. Hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”. Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn đã lập có sai sót (hóa đơn lập theo Nghị định số 51/2010/NĐ-CP , Nghị định số 04/2014/NĐ-CP của Chính phủ và các văn bản hướng dẫn của Bộ Tài chính) để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã) hoặc người bán gửi cơ quan thuế để được cấp mã cho hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).”
Kể từ thời điểm doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, nếu phát hiện hóa đơn đã lập theo quy định tại Nghị định số 51/2010/NĐ-CP có sai sót, kế toán cần thực hiện xử lý như sau:
5. Xử lý hóa đơn ở trạng thái Từ chối cấp mã
Đối với hóa đơn ở trạng thái CQT từ chối cấp mã, người dùng cần tách riêng chứng từ bán hàng đã lập kèm hóa đơn trước đó và xử lý thông qua 1 trong 2 cách sau:
6. Xử lý PXK ở trạng thái Từ chối cấp mã trên AMIS kế toán
Phần mềm cho phép xử lý PXK kiêm vận chuyển nội bộ, PXK hàng gửi bán đại lý, PXK xuất hàng cho chi nhánh khác; đã phát hành điện tử có trạng thái CQT từ chối cấp mã.
Chứng từ sau khi xử lý sẽ vĩnh viễn không còn giá trị sử dụng và không thể ghi sổ kế toán (kể cả khi bảo trì và ghi sổ theo lô)
7. Cách xử lý khi hóa đơn điều chỉnh bị CQT từ chối cấp mã do thiếu thuế suất, thành tiền
Hướng dẫn cách xử lý đối với những hóa đơn điều chỉnh giá trị bị CQT từ chối cấp mã – mã lỗi 20001 với nội dung: Thuế suất/Thành tiền không được bỏ trống khi tính chất khác ghi chú/diễn giải.
1. Giới thiệu những điểm mới về Nghị định 123/2020/NĐ-CP
2. Quy trình nghiệp vụ hóa đơn điện tử
Phần mềm đáp ứng đúng quy trình nghiệp vụ hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP
- Bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử
- Lập và phát hành hóa đơn điện tử
- Xử lý hóa đơn sai sót
Quy trình nghiệp vụ HĐĐT không có mã của Cơ quan thuế
II. Nghiệp vụ hóa đơn điện tử
- Lập hóa đơn điện tử
- Phát hành hóa đơn điện tử
- Gửi hóa đơn cho khách hàng
- Xuất hóa đơn chiết khấu ( Hiện tại phần mềm chưa đáp ứng xuất trực tiếp trên phần mềm Anh/Chị lên web meInvoice.Vn để xuất)
- Xuất hóa đơn giảm giá hàng bán
- Tra cứu lịch sử truyền nhận ( Làm trên meinvoice web )
- Chuyển hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy
- Tải hóa đơn
- Lập và phát hành phiếu xuất kho điện tử theo Nghị định 123/2022/NĐ-CP
- Nghiệp vụ hóa đơn chứa thuế suất KHAC, KKKNT theo NĐ123
III. Xử lý hóa đơn sai sót
1. Trường hợp 1: Hóa đơn đã được CQT cấp mã (HĐ có mã) hoặc đã phát hành thành công (HĐ không có mã), phát hiện sai sót nhưng chưa gửi người mua
Khi hóa đơn đã có mã của cơ quan thuế, phát hiện có sai sót nhưng chưa gửi người mua, kế toán cần xử lý hóa đơn sai sót như sau:
- Bước 1: Lập thông báo Hủy hóa đơn sai sót gửi lên cơ quan thuế
- Bước 2: Lập và phát hành hóa đơn mới
- Bước 3: Hủy hóa đơn sai sót
2. Trường hợp 2: Hóa đơn điện tử đã gửi người mua; phát hiện sai sót tên, địa chỉ, không sai thông tin khác
Khi hóa đơn điện tử đã gửi người mua, phát hiện có sai sót tên, địa chỉ, không sai các thông tin khác (mã số thuế, số tiền, tiền thuế, quy cách chất lượng hàng hóa), kế toán xử lý hóa đơn sai sót như sau:
- Bước 1: Người bán thông báo với người mua về hóa đơn sai sót, không phải lập hóa đơn mới.
- Bước 2: Lập thông báo Giải trình hóa đơn sai sót gửi tới CQT
Trường hợp hóa đơn điện tử đã gửi người mua, phát hiện sai sót về mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế…
Kế toán xử lý hóa đơn sai sót bằng 1 trong 2 cách sau:
- Cách 1: Lập hóa đơn điều chỉnh
- Cách 2: Lập hóa đơn mới thay thế cho hóa đơn sai sót
Căn cứ theo Khoản 6, Điều 12, Thông tư 78:
“6. Kể từ thời điểm doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và quy định tại Thông tư này, nếu phát hiện hóa đơn đã lập theo quy định tại Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010, Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 của Chính phủ và các văn bản hướng dẫn của Bộ Tài chính mà hóa đơn này có sai sót thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và lập hóa đơn hóa đơn điện tử mới (hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã) thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót. Hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”. Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn đã lập có sai sót (hóa đơn lập theo Nghị định số 51/2010/NĐ-CP , Nghị định số 04/2014/NĐ-CP của Chính phủ và các văn bản hướng dẫn của Bộ Tài chính) để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã) hoặc người bán gửi cơ quan thuế để được cấp mã cho hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).”
Kể từ thời điểm doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, nếu phát hiện hóa đơn đã lập theo quy định tại Nghị định số 51/2010/NĐ-CP có sai sót, kế toán cần thực hiện xử lý như sau:
- Bước 1: Hủy hóa đơn phát hành theo NĐ 51 có sai sót
- Bước 2: Lập thông báo Thay thế hóa đơn sai sót gửi Cơ quan thuế
- Bước 3: Lập hóa đơn mới theo NĐ123 thay thế cho hóa đơn sai sót
5. Xử lý hóa đơn ở trạng thái Từ chối cấp mã
Đối với hóa đơn ở trạng thái CQT từ chối cấp mã, người dùng cần tách riêng chứng từ bán hàng đã lập kèm hóa đơn trước đó và xử lý thông qua 1 trong 2 cách sau:
- Tiếp tục sử dụng chứng từ bán hàng, phát hành hóa đơn mới
- Xóa bỏ chứng từ bán hàng để tránh sai lệch số liệu sổ sách.
6. Xử lý PXK ở trạng thái Từ chối cấp mã trên AMIS kế toán
Phần mềm cho phép xử lý PXK kiêm vận chuyển nội bộ, PXK hàng gửi bán đại lý, PXK xuất hàng cho chi nhánh khác; đã phát hành điện tử có trạng thái CQT từ chối cấp mã.
Chứng từ sau khi xử lý sẽ vĩnh viễn không còn giá trị sử dụng và không thể ghi sổ kế toán (kể cả khi bảo trì và ghi sổ theo lô)
7. Cách xử lý khi hóa đơn điều chỉnh bị CQT từ chối cấp mã do thiếu thuế suất, thành tiền
Hướng dẫn cách xử lý đối với những hóa đơn điều chỉnh giá trị bị CQT từ chối cấp mã – mã lỗi 20001 với nội dung: Thuế suất/Thành tiền không được bỏ trống khi tính chất khác ghi chú/diễn giải.
Học thêm kiến thức tại: AMIS Blog | MISA Academy
