Hóa đơn điện tử là gì? Như thế nào là Hóa đơn điện tử hợp lệ, hợp pháp?

[Thúy Hằng 0106]

1. Hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số, ký điện tử theo quy định tại Nghị định này bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

(Theo Điều 3 của Nghị định 119/2018/NĐ-CP)

Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử.

(Theo Điều 3 của Thông tư 32/2011/TT-BTC)


Hóa đơn điện tử gồm các loại sau:

1. Hóa đơn giá trị gia tăng là hóa đơn áp dụng đối với người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. Hóa đơn giá trị gia tăng trong trường hợp này bao gồm cả hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

2. Hóa đơn bán hàng là hóa đơn áp dụng đối với người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp. Hóa đơn bán hàng trong trường hợp này bao gồm cả hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

3. Các loại hóa đơn khác, gồm: Tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung quy định tại Điều 6 Nghị định này.

>> Hóa đơn điện tử gồm những loại nào?
>> Hóa đơn điện tử là gì? So sánh Hóa đơn điện tử với Hóa đơn giấy

2. Hóa đơn điện tử có mã xác thực là gì?

Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất và chuỗi ký tự được cơ quan thuế tạo ra dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.

>> Hoá đơn điện tử xác thực là gì? Đối tượng, điều kiện và lợi ích sử dụng của Hóa đơn điện tử xác thực
>> Hóa đơn điện tử xác thực là gì? So sánh hóa đơn điện tử xác thực và hóa đơn điện tử
>> Hướng dẫn đăng ký Hóa đơn điện tử có mã xác thực

3. Hóa đơn điện tử không có mã xác thực là gì?
Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

4. Hóa đơn điện tử như thế nào là hợp lệ, hợp pháp, không hợp pháp?
4.1. Hóa đơn điện tử hợp lệ, hợp pháp
Hóa đơn điện tử hợp pháp khi đáp ứng quy định tại Khoản 5 Điều 4, các Điều 6,7,8 Nghị định 119/2018 NĐ-CP. Với:

* Khoản 5 Điều 4: Hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế đảm bảo nguyên tắc sau:

a) Nhận biết được hóa đơn in từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế;

b) Không bắt buộc có chữ ký số;

c) Khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn (hoặc sao chụp hóa đơn hoặc tra thông tin từ Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế về hóa đơn) được khởi tạo từ máy tính tiền được xác định là khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế.

* Điều 6: Hóa đơn điện tử có các nội dung sau:

1. Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn;
2. Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;
3. Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu người mua có mã số thuế);
4. Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng trong trường hợp là hóa đơn giá trị gia tăng;
5. Tổng số tiền thanh toán;
6. Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán;
7. Chữ ký số, chữ ký điện tử của người mua (nếu có);
8. Thời điểm lập hóa đơn điện tử;
9. Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
10. Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước và nội dung khác liên quan (nếu có).

* Điều 7: Thời điểm lập Hóa đơn điện tử

1. Thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
2. Thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ hoặc thời điểm lập hóa đơn cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
3. Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.
4. Bộ Tài chính căn cứ quy định của pháp luật thuế giá trị gia tăng, pháp luật quản lý thuế để hướng dẫn cụ thể thời điểm lập hóa đơn đối với các trường hợp khác và nội dung quy định tại Điều này.

* Điều 8: Định dạng Hóa đơn điện tử

Bộ Tài chính quy định cụ thể về định dạng chuẩn dữ liệu của hóa đơn điện tử sử dụng khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

>> Hóa đơn điện tử đảm bảo tính toàn vẹn thông tin

>> Hóa đơn điện tử như thế nào là hợp lệ, hợp pháp theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP?
>> Hướng dẫn cách tra cứu Hóa đơn điện tử GTGT hợp pháp? Hóa đơn điện tử thật hay giả?

4.2. Hóa đơn điện tử không hợp pháp

Hóa đơn điện tử không hợp pháp khi không đáp ứng các quy định tại mục 4.1 về Hóa đơn điện tử hợp pháp Hoặc các trường hợp sau:

– Sử dụng hóa đơn điện tử bất hợp pháp là việc sử dụng hóa đơn điện tử khi không đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế; gửi hóa đơn điện tử khi chưa có mã của cơ quan thuế để gửi cho người mua đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế; gửi hóa đơn điện tử không mã của cơ quan thuế cho người mua sau khi có thông báo ngừng sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.

– Sử dụng bất hợp pháp hóa đơn điện tử là việc lập khống hóa đơn điện tử; dùng hóa đơn điện tử của hàng hóa, dịch vụ này để chứng minh cho hàng hóa, dịch vụ khác; lập hóa đơn điện tử phản ánh giá trị thanh toán thấp hơn thực tế phát sinh; dùng hóa đơn điện tử quay vòng khi vận chuyển hàng hóa trong khâu lưu thông.

5. Hóa đơn điện tử chuyển đổi

Hóa đơn điện tử hợp pháp được chuyển đổi thành chứng từ giấy.

Việc chuyển đổi hóa đơn điện tử thành chứng từ giấy phải bảo đảm sự khớp đúng giữa nội dung của hóa đơn điện tử và chứng từ giấy sau khi chuyển đổi.

Hóa đơn điện tử được chuyển đổi thành chứng từ giấy thì chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP.

>> Xem thêm: Điều kiện chuyển đổi Hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Bài viết trên đây, MeInvoice.vn giúp Anh chị hiểu rõ như thế nào là Hóa đơn điện tử, Hóa đơn điện tử có mã xác thực, không có mã xác thực, Hóa đơn điện tử như thế nào là hợp lệ, hợp pháp, không hợp pháp và Hóa đơn điện tử chuyển đổi.

Phần mềm Hóa đơn điện tử MeInvoice.vn của MISA cung cấp các loại Hóa đơn điện tử hợp lệ, hợp pháp và có mã xác thực, không có mã xác thực. Cũng như đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ hóa đơn theo đúng Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Thông tư 32/2011/TT-BTC,39/2014/TT-BTC, …

Trung tâm tư vấn và hỗ trợ MEINVOICE:
Điện thoại : 090 488 5833
Đăng ký tư vấn : TẠI ĐÂY
Website : http://www.meinvoice.vn/